近年来，国家能源集团宁夏平罗发电有限公司（以下简称“平罗公司”）在档案工作中投入了大量的人力、物力、财力。从堆积如山的资料到整齐划一的案卷；从简易的彩钢房到智能化的档案库房；从少有人知的岗位到公司人人重视的部门……平罗公司档案工作实现了从杂乱无章，到档案管理智能化、利用便捷化的巨大转变。
克服困难 以基础整理工作为先导
2016年7月，平罗公司正式组建档案室，并配有两名档案员。尽管对从事档案工作做好了充分的心理准备，但当她们走进公司临建档案库房的那一刻，心里还是五味杂陈。
面对档案库房堆积如山、杂乱无章的档案资料；面对有的档案资料卷页、缺页、字迹模糊，库房没有柜子、桌子、办公用品等现状，她们都不知所措。
“服从组织安排，克服一切困难也要把档案工作做好。”这是领导对她们的鞭策。随后，她们踏实下来，逐渐厘清工作思路，主动“走出去”学习，利用休息时间前往周边单位调研学习档案整理分类方法。
她们从最基础的档案整理分类工作入手，经过努力，终于在短短的一个月的时间里，将所有档案资料整理好。当看到干净整洁的档案库房、整齐有序的档案资料时，一种成就感油然而生，她们对工作也有了激情。
四处走访 以全面收集前期资料为重心
整理工作告一段落后，她们把工作重心放到资料收集上，同时制订了资料收集整理计划，首先“走出去”进行收集，然后“拿回来”进行整理。说干就干，她们先从原筹建单位开始，联系到该单位有关领导，经过一番周折把资料收集齐全，并带回档案室。
一次，她们去一家分公司收集资料，中午加班加点，饿了就从包里拿出面包吃两口。
从分公司出来时天色已晚，回家的路上她们讨论着这几天的工作成果不尽如人意。如果这些资料找不齐怎么办？如果这项工作干不好怎么办？这时，她们想到了领导的鼓励。第二天，她们到分公司继续查找有关资料。经过10天的努力，她们终于从原单位筹备处、分公司将资料收集齐全。
资料收集回来只是工作的开始，整理才是重头戏。接下来，资料怎么整理？怎么分类？她们又是一头雾水。
后来，她们一方面请教专业老师，一方面积极学习国家标准、电力行业标准，同时参考借鉴上级单位的档案管理相关制度。在此基础上，她们对资料进行了初步整理和预组卷。通过学习，她们发现，档案工作是一项专业性很强的工作。于是，她们积极参加档案业务培训。经过十几天的学习，她们在档案专业上又有了新的提高和认识，同时取得了从业资格证书。在拿到证书的那一刻，她们坚定地说：“一定要把公司交办的工作做好，让档案工作在公司开花结果。”
明确方向 以推进档案管理水平提升为抓手
随着工作不断深入，资料的种类越来越多，档案工作也越来越多，表单流转、开箱验收资料核对、图纸发放、各种资料整理，每天都沉浸在烦琐、重复的工作中。除此之外，很多交接和工作流程的不顺畅，导致大部分时间浪费在和各业务部门、各施工单位“打嘴架”中。
“必须要改变这一现状。”她们再次自我施压，利用一个月的时间，白天工作，晚上学习。经过努力，共编制了7项工作制度，对档案的管理以及文件资料的收集范围、分类、保管期限等都作了要求，对公司档案工作起到了基础性的指导作用。
规范档案工作流程，可促进档案管理标准化，提高档案工作效率。而做好这项工作的前提是要对各个工作环节有清晰的了解。所以，她们主动跟进各种资料的流转，包括开箱资料的流转、监理表单的流转、施工单位表单流转等。在熟悉工作的流程后，她们制定了资料流转流程、设备开箱资料检查移交流程、资料借阅流程、图纸发放流程、档案查阅流程等9个工作流程，同时，搭建网络管理体系，使档案管理的每个环节都有专人负责，形成自上而下的管理模式，档案管理水平上了一个新台阶。
努力创新 以加快档案数字化智能化为方向
近年来，平罗公司档案工作逐渐步入正轨。她们深知，档案工作的目的是为了方便利用。怎么才能改变传统的管理模式，提高档案利用率，为公司创造更大的价值呢？平罗公司领导指出，要拓展工作思路，以档案数字化、智能化为公司档案工作的发展方向。
为改变传统的档案工作模式，公司组织研讨小组前往档案工作超前、智能化工作较好的电厂进行学习。学习中，研讨小组成员发现，想要做好档案数字化、智能化就要从硬件和软件两方面着手。
回来后，研讨小组对智能密集架进行市场调研，对国内各大生产厂家的产品性能进行详细了解，和领导反复沟通汇报后，确定了密集架的购买方向。智能密集架可以实现就地和远程操作，确定目标后，架体会自动打开并告知档案的具体位置，大大减少了查找档案的时间。同时，档案安全管理也有了更大变化。首先，库房摄像头全方位无死角，档案人员能全面掌握库房情况；其次，库房也使用了人脸识别技术，无关人员不得随意出入；再次，库房架体温湿度超过设定值时，架体会自动打开通风散热，并在发生火情时发出警报。
看着现在的档案库房，想想刚来单位时的彩钢房，她们都流下了激动的泪水。
硬件上的改变给大家打了一剂“强心针”。接下来，她们对十几万页的档案资料逐个扫描、修图、挂接，有的纸张破损，还要对其进行修补处理，整个过程复杂且琐碎。经过不断努力，档案室现有的资料已经全部进行了数字化。未来，将面向各个部门开通权限，让大家感受到档案数字化带来的便捷。
沉浸在清新的油墨香里，看着这些厚重的资料，公司员工们一砖一瓦辛苦建设的场景仿佛就在眼前。今后，平罗公司档案工作者还要不断努力，让平罗公司成为沙漠里的美丽风景，让档案工作在沙漠里开花结果。
原载于《中国档案报》2022年1月13日 总第3780期 第四版 | 