上海浦东新区:打造优质高效的现代化档案工作体系

作者:上海市浦东新区档案局

来源:《中国档案报》

2016-01-15 星期五

    2015年12月28日,全国档案工作暨表彰先进会议在北京召开。会议表彰了59个全国档案系统先进集体和45名全国档案系统先进工作者。会上,上海市浦东新区档案局(档案馆、城建档案信息管理中心)、浙江省嘉兴市档案局馆、湖南省岳阳市档案局馆、新疆维吾尔自治区库车县档案局馆、天津市和平区档案局馆、湖北省红安县档案局馆、四川省泸州市档案局馆、中国人民解放军火箭军档案馆(原第二炮兵档案馆)8家先进集体和先进个人代表做了经验汇报。为促进档案工作交流,分享先进工作经验,即日起,本报开设《兰台先锋》栏目,陆续刊登8位代表的发言。

    上海市浦东新区实行档案局、档案馆、城建档案信息管理中心“三块牌子、一套班子”的大档案管理体制,馆库面积2万平方米,目前正在增建一处总面积6.7万平方米的新档案库房。馆藏档案300万卷(件),年均受理档案利用6.5万人次、指导验收500余个工程项目的档案。全区各级档案室室藏总量约420余万卷(件)。当前,浦东新区处于创新驱动、转型发展的关键时期,打造优质高效的现代化档案工作体系,服务浦东开发开放,成为浦东档案工作面临的时代课题。

资源建设优质高效

    一是抓好档案接收征集。根据国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》《各级各类档案馆收集档案范围的规定》《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》要求,着眼经济社会发展新领域和民生新需求,积极指导立档单位做好文件材料的归档工作,及时调整档案进馆范围,严把档案进馆质量,抓好档案进馆管理。以重点区域、重大活动、重要节点、重大事件和重点门类为导向,通过多种渠道广泛征集档案资料和珍贵史料。积极开展声像档案接收、口述历史资料征集拍摄工作,推进“浦东记忆工程”。

    二是完善区域档案资源分布管理体系。浦东新区档案局(档案馆、城建档案信息管理中心)在坚持“统一领导、分级管理”体制的同时,积极探索区域档案资源分布管理的新模式。指导区建设和交通委员会等大口行业系统建立档案文件中心,集中办公机构建立档案集中保管中心,开展“集中保管、共享利用”模式的试点;指导人力资源与社会保障等系统建立档案信息数据共享平台,探索“实体分散、逻辑集中”的资源分布管理方式。

    三是创新建设工程档案管理。研发应用了“竣工档案在线全程监管验收平台”,实现申请、指导、审批、验收“一站式”在线服务;建立重大工程档案巡检、工程项目规划与档案综合验收等工作机制;推行建设工程项目档案纸质和电子“双套制”接收,显著提高了工程档案的管理服务效能和信息化水平。

档案管理优质高效

    一是提升档案业务基础。严格落实档案开放鉴定制度,对馆藏形成满30年的档案实施年度滚动式鉴定开放。积极开展馆藏存量档案数字化工程,馆藏档案数字化达1.98亿页。强化档案安全管理,通过异地容灾备份、与浦东电视台等新闻媒体共建声像资源共享备份基地等方式,确保重要档案的长期安全保存。

    二是推进科技强档。运用缩微拍摄和数模双向转换技术,实现重要档案永久保存与便捷利用;区域档案分级管理系统在全区36个街镇1200余家村居委会全面应用,构建起实时共享、远程利用的区域档案信息管理服务网络;积极探索新型载体档案管理,抓好声像档案规范建档,开展了电子档案在线归档试点,在迪士尼项目建设中开展基于BIM(建筑信息模型)技术的三维电子档案接收管理研究;建立区域档案科研管理及创新激励机制,“十二五”以来有6个项目获国家级和市级奖项。

    三是促进档案工作社会化发展。试行档案服务类企业星级评估,培育和规范档案社会化服务市场发展;推行档案教育培训社会化合作办学,组建了档案工作专家库,加强档案事业发展的人才支撑;与文博史志、图书情报、科教文卫、新闻出版等行业机构合作开展档案编研、档案备份等工作,形成社会各界共建共享的档案工作良好局面。

档案开发服务优质高效

    一是主动作为服务大局。紧跟浦东“二次创业”步伐,不断延伸档案工作监管服务领域。抓好保障房、低保、村庄改造等重要民生领域建档,推进社区事务受理服务中心、社区文化活动中心、社区卫生服务中心等公共服务领域的档案规范化建设。通过“定制式培训”等方式,对商飞总装基地、世博前滩、迪士尼、张江科创中心等市区重点项目开展跟踪指导,做到档案工作与工程建设同步推进、全程指导、高效验收。

    二是与时俱进服务民生。在浦东区域内实现了常用民生档案的“全区联网、实时利用”,推出了民生档案自助查阅打印、网上预约查档、街镇社区事务受理服务中心远程利用、各村居委会就近取件等创新便民服务举措;在上海市域内参与“全市通办、跨馆出证”,并与“上海市民云”合作,通过市民信箱身份认证实现民生档案在线远程利用;在全国范围内积极探索“跨省联动、异地利用”的服务机制,与8个省市的兄弟档案馆建立合作关系,方便群众异地查档办事。目前,浦东新区档案局(档案馆、城建档案信息管理中心)正在探索加密传输网盘技术的应用,进一步提高跨省联动服务的信息化水平。

    三是彰显档案文化服务功能。围绕地方文史和时事热点,推出了一系列贴近社会需求的编研读物和特色展览。“浦东记忆”系列展入选市级优秀档案文化传播项目。积极打造“国际档案日”宣传品牌,今年线上线下参与人数达13万余人次,成为全民参与的档案文化盛事。大力发展微信、微博等新媒体,与传统媒体形成优势互补的档案文化传播新格局。发挥档案馆的档案教育社会实践基地作用,通过巡讲展览、接待参观教学、社会实践、网上互动等多种方式,年均接待中小学生万余人次。

    浦东新区档案工作始终贯穿着一条改革创新的主线。今后,浦东新区档案局(档案馆、城建档案信息管理中心)将坚持社会化的方向、精细化的管理、人性化的服务,努力打造优质高效的现代化档案工作体系,不断提升档案工作对浦东经济社会民生各项事业发展的贡献度。

    【上海市浦东新区档案局(档案馆、城建档案信息管理中心)供稿】

    原载于《中国档案报》2016年1月14日 总第2862期 第一版

 
 
责任编辑:李聪
 
版权所有,未经许可,不得转载。