2014第四届档案网站经验交流会发言摘登

创新档案网站利用服务扩大山东档案影响力

作者:山东省档案局 韩磊

来源:中国档案资讯网

2014-11-14 星期五

山东省档案信息网代表 韩磊

    当今社会正朝着全球化、法治化、信息化的方向行进,档案工作面临着前所未有的时代挑战,档案机构借助现代信息技术服务社会已是大势所趋,档案网站是扩大档案利用范围和影响力的重要窗口和平台。近年来,山东省档案局不断加强网站建设,拓展服务平台,开辟宣传阵地,向社会公众提供优质、高效的档案信息服务,成为档案工作联系社会的纽带、服务群众的渠道,扩大了山东档案影响力。

    一、基本情况

    山东档案信息网于1999年建立,主要任务是宣传党和国家有关档案工作的方针、政策及有关法律、法规,展示山东省档案局(馆)及全省档案工作情况,为社会大众提供档案和政务信息服务。网站自建成后历经多次升级改版,2012年4月完成了最近一次改版,完善了功能模块、优化了栏目设置、丰富了网页内容,突出了档案信息发布、政务公开、档案信息资源共享等服务功能,进一步提升了网站硬件管理水平和安全性。网站整体风格古朴典雅、庄重大方,颜色以浅赭石色为主,搭配并点缀了一些红色,页面布局均衡简洁、视觉效果好,有新闻中心、政务公开、档案查询、网上展厅等19个一级栏目。网站采用目前流行的JSP技术构建,利用后台Java服务器动态生成网站内容。内容以档案和政府公开的信息为主,包含工作动态、领导讲话、档案资料等适宜公开的文字和图片等形式。网站在建设中不断加强安全技术和手段的应用,对网站系统的安全进行实时监控,对网站内容定期进行备份,指定专人保管,对相应操作系统和应用系统进行安全保护。

    二、主要做法

    “档案网站是信息时代档案馆的第二种形态,是档案机构面向社会公众,提供档案信息资源服务的重要窗口。”山东省档案局始终把网站建设作为档案工作由封闭走向开放,由重保管向重服务转变的重要载体,把握时代脉搏,突出山东特色,坚持依法管理,让档案走出库房,走进社会大众。

    一是完善栏目内容。网站把内容建设放在突出地位,运用各种现代化技术加大档案信息资源开发力度。在“档案查询”板块下设“现行文件”“革命历史档案”“民国档案”“山东政报”栏目,利用者可以方便的查询档案目录;在“档案职称”板块下设“政策文件”“标准条件”“评审结果”“程序表格”栏目,申请专业技术职称的人员可以直接从网上了解职称评审工作,下载填写申请表格,查看评审通过人员公示;在“教育培训”板块实现了培训班网上报名、调查需求、学习课程等功能;还创建档案专家库栏目,包括入选专家库的组织领导、标准要求、申请流程,实现了注册、填表申请、材料审核、材料汇总、评审等工作流程的网上运转;在“政务公开”板块下设“公开制度”“公开指南”“公开目录”等栏目,社会公众可以直接上网查询山东省档案局的机构职能、地方性档案法规、馆藏开放档案目录、查档程序和手续、档案行政事业性收费标准等公开信息。2013年,山东省档案局在网站上主动公开政府信息共169条,其中业务工作168条。

    二是坚持依法管理。山东省档案局制定了《山东档案信息网管理办法》,加强网站的管理和维护。《办法》明确职责、规范流程、加强安全保密工作,遵循总体规划、统一格式、分工负责的原则。网站的总体规划、建站、维护、安全、运行等技术工作由信息技术处负责,网站信息的维护更新、督促检查、统计汇总和分析报告等工作由教育培训处负责,山东旗帜软件股份有限公司提供技术支持。省档案局各处室指定专人负责所分配栏目的信息收集、整理与发布。各栏目内容以及相应的服务工作实行处室责任制。各市档案局、省局各处室都有报送信息账号,畅通了发布渠道,可及时上传消息。严格按照“分级负责制”的原则,对上传发布的信息实行审查批准制度。为确保信息发布的时效性,规定重要信息须在24小时内发布,一般信息须在48小时内发布。

    三是加强培训考核。山东省档案局相关处室每年组织网站管理维护和信息宣传人员的培训,不断夯实网站业务技术基础,注重加强网络信息采编、计算机应用操作和网络安全技术等方面知识的学习和研究。认真学习《山东档案信息网管理办法》,进一步提高法制观念,严格按照制度要求,规范网站工作程序和业务工作行为,确保网站建设工作的法治化和规范化。根据各处室的职能分工和不同工作特点分为A、B两档,对网站宣传工作量化指标进行考核,每年年底对信息报送工作情况进行统计汇总,表彰先进。2013年9月全省档案宣传工作会议以来,网站共发布信息756条,在增加信息量的同时,满足受众多方面的需求,保持网站的生机与活力,网站访问量迅速增加。

    三、工作亮点

    山东省档案局始终围绕服务大局、服务社会这一主旨,紧盯社会热点、重大纪念活动、重大民生关切,“跳出档案看档案”,深层次挖掘,多角度切入,多领域开拓,全方位展示,近期档案网站特色鲜明、亮点纷呈。

    (一)服务中心,开设专栏宣传。提前准备策划,积极配合,主动做好当前党和政府中心工作的宣传贯彻。在今年中共中央办公厅、国务院办公厅印发了《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》,网站推出了学习贯彻《意见》专栏。10月11日,山东省委办公厅、省政府办公厅印发了《关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》,网站又及时推出学习贯彻《实施意见》专栏,充分利用网络宣传阵地,全面解读《意见》和《实施意见》的出台背景、重大意义、主要内容、有关举措、具体要求,大力宣传新精神、新要求、新提法、新举措,及时反馈全省各级档案部门学习宣传、贯彻落实的典型经验及遇到的难点和问题。通过广泛而深入的宣传,让社会各界知晓《意见》和《实施意见》内容,为档案事业发展营造良好的舆论环境和氛围,取得档案网站与各项业务工作相互促进、齐头并进的效果。

    (二)把握时机,让档案活起来。档案网站作为特色馆藏的展示平台,要抓住时机将馆藏档案转化为档案网站上的信息,借助网络激活档案,才能实现效益的最大化。今年8、9月间,山东省档案局抓住抗日战争胜利69周年、“九一八事变”纪念日、全国首个烈士纪念日三个节点,在门户网站上增设了“档案公布:日本战犯山东罪行摘要”、“齐鲁烽火——档案里的山东抗战”专题档案,开通了山东档案信息网烈士追思厅,共在网站上公布50组档案,分为照片、手稿、报纸、地图、资料等类别,其中许多珍贵档案是首次公布,引起社会广泛关注,取得了良好宣传效果。最近,在“十艺节”闭幕一周年之际,山东省档案局从馆藏“十艺节”档案中采撷部分文字、照片、音像资料制作网上展览,记录筹办过程,展示艺术精品,使公众能够继续方便、快捷地享受文化大餐。

    (三)优势互补,扩大网站影响力。网站宣传工作坚持统筹思维,与时偕行,融合发展,广泛调动传统媒体和新媒体,实现优势互补,产生规模效应,大大增加了档案网站的关注度。近期在网站上公布的四组专题档案,每次都邀请新闻媒体记者召开媒体见面会,中央电视台、新华社、山东卫视等二十几家媒体闻讯前来采访,省内外三十余家主流媒体争相报道,中国新闻社全球平台及山东电视台国际频道刊发了海外消息,《大众日报》《齐鲁晚报》以及山东电视台《生活帮》《民生直通车》栏目、济南广播电台、人民网、大众网等媒体进行了连续追踪报道,山东卫视《调查》、齐鲁网《齐鲁会客厅》等栏目制作了专题节目和访谈。新闻媒体的报道使山东档案信息网受到社会公众的广泛关注,专题档案公布取得轰动效应,宣传工作达到了前所未有的高度,山东档案频繁进入大众视野。在今年“国际档案日”山东省档案局开通了官方政务微博、微信服务平台——“山东档案”,通过在社交媒体微博、微信及时推介网站内容,延伸扩大了网站影响力,山东档案信息网现在已经成为全省档案宣传的主流媒体和重要阵地。

    四、主要经验

    (一)领导给力是提升档案网站信息服务水平之本

    山东省档案局领导高度重视档案网站作用,树立“大宣传”观念,把档案网站工作摆上重要议事日程,领导靠上抓,全员积极参与,形成了重视档案网站工作的良好氛围。坚持现代管理思维,走信息化道路,通过门户网站对现实可利用的有重大价值的信息资源,尽可能地向社会开放;坚持开放思维,拓宽视野,把档案馆变成“思想库”“死档案”变成“活资料”,积极发挥网络宣传优势,及时发出有权威的声音,吸引社会公众眼球,让档案穿越历史,在现实中鲜活起来;坚持统筹思维,联合调动各方力量,实现优势互补,产生规模效应,大大增加了档案网站访问率。近期专题档案从资料收集到媒体公布,山东省档案局主要领导排除各种思想干扰,亲自研究、亲自部署、亲自协调、亲自把关,倾注了大量心血,成为各项活动取得圆满成功的根本保障。

    (二)开发馆藏资源是提高档案网站信息服务能力之本

    档案作为历史的原始记录,承载了最真实、最生动的历史文化,是最好的宣传教育素材。今年的宣传工作实践清楚地告诉我们,档案本身蕴含着巨大能量,立足馆藏档案资源,将馆藏中最具有文化价值和地方特色的档案资料充分开发整理出来,挖掘宣传点、设计宣传主题,完全可以取得意想不到的宣传效果。档案网站的宣传完全可以利用档案部门自身的资源优势,借助网络具有传播速度快、受众面广、资源整合能力强的特点,“化繁为简”“化枯为趣”。通过档案网站将原本“隐身”于库房的档案信息,围绕中心,服务大局,直接面向社会进行宣传教育,档案部门占据了更多地主动权和话语权,档案网站成为具有档案部门自身特点的对外宣传品牌。

    (三)善用媒体是扩大档案网站信息宣传效应之要

    藏量丰富的各级国家综合档案馆,纵贯百年的时间跨度,横联百业的空间跨度,多样化的载体形式,涉猎广泛的内容,大可成为档案网站和新闻媒体挖掘的资源“金山”。我们要做好家底“盘点”,要了解自己的优势,特别是对重要历史事件、重要历史人物档案要做到了如指掌;要加强与新闻媒体合作,档案业内横向和纵向合作,互通有无、优势互补、资源共享,使档案资源得以整合,内容得以充实,资料得以丰富,形成档案宣传的合力;要有新闻敏感,把握宣传的主动权,善于找准社会公众、媒体的关注点,充分利用档案信息化建设的成果,开发利用档案资源;要通过网络这个载体的传播,使档案信息的利用服务更加快捷、便利,档案资源的共享更加广泛、深入,档案信息检索更加快速、高效,让档案网站成为传播速度快、受众面广、公信力强、影响力大的信息服务平台。

    五、问题建议

    目前,山东档案信息网总体建设在全国省级档案网站中还处在中游水平,与北京、上海、天津、辽宁、江苏、浙江等省市的档案网站相比还存在较大差距,不足之处主要有:

    一是网页设计和技术运用不够新,网站各板块发展不均衡。

    二是与微博、微信等新兴媒体相比,网站互动性差、受众面窄。

    三是网站还没有建立档案人员远程教育平台。

    下一步,山东省档案局要把握时代脉搏,提升档案网站信息服务能力,学习借鉴先进省市经验,加强网站内容建设,加大档案开放力度,完善档案栏目功能,创新网站利用服务,提高网站安全保障,力争把山东档案信息网建成信息大超市、学术大舞台、教育大课堂、交流大平台、宣传大载体。最近网站又在酝酿改版,针对目前各栏目存在的问题,标新立异,删繁就简,以适应新形势新需求,目前正在前期调研阶段。同时,借此机会建议对全国范围内的档案网站建设进行整体规划和指导,在统一标准、整合资源、协调管理的基础上将全国档案网站连接成一个有机整体,提高网站应用效率,提升档案界影响力,促进档案和档案工作走向社会、服务于公众。

 
 
责任编辑:李聪
 
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