近年来，华晨宝马汽车有限公司（以下简称“公司”）高度重视建设项目档案管理工作。在辽宁省、沈阳市档案局的指导帮助下，公司坚持协同作战、攻坚克难，全力以赴加快推进企业建设项目电子文件归档工作，档案信息化、规范化、精准化水平大幅提升，成效明显。
坚持问题导向，高标准开展试点研究
公司档案部门深入企业建设项目一线，围绕基层现实需要，有的放矢开展建设项目档案业务调研，了解掌握企业建设项目一线在文件材料归档、档案利用等环节中的实际需求，找准制约发展和影响工作效率的问题症结，客观分析形成原因，系统制定解决方案，有力有效推动解决。
公司不断加强组织建设，在档案中心下设建筑及设施管理部档案分室，履行建设项目档案管理职能。优化队伍配置，为档案中心选配4名专业档案管理人员、12名档案分室兼职人员。加大资金投入，对现有档案库房进行改造扩建，配备现代化安防系统、智能化温湿度系统、集成化消防系统。
为规范建设项目档案管理，依据现行档案法律法规及有关行业标准，结合工作实际，公司制定了《华晨宝马汽车有限公司建设项目档案管理办法》《建设项目文件材料归档范围及保管期限表》等。开发电子档案管理系统，探索将项目管理业务从线下管理转至线上，积极推动全程无纸化办公。在充分吸纳省、市档案局建议后，公司将建设项目电子文件归档作为档案管理的重要抓手，加快推进档案管理数字化、一体化和现代化转型。
创新工作举措，抓亮点开展试点研究
公司研发打造了BIMS建筑项目业务管理系统，通过科学运用信息化手段，针对系统间不兼容等问题，集中力量开展核心技术攻关，实现电子档案管理系统与电子签章系统、建筑项目管理系统、会计文件管理系统、SAP系统之间数据交互和电子合同归档。目前，公司基本实现了建设项目文件全程在线利用，为后续工作开展奠定了坚实基础。
公司档案部门不断加强与公司IT、法务等部门的沟通对接，定期召开协调会，推动形成“优势互补、衔接顺畅、协同高效、执行有力”的良好工作格局，共同商讨破解试点难题，提高了工作质量和效率。目前，通过采用线上签署协议的方式，已经攻克了电子签章身份验证繁琐、效率低等难题。
公司还利用可视化数据探索和交互式报告工具对档案数据进行分析，实现档案数据的多维度智能统计分析和展示，为企业管理与发展提供了重要参考，提升了企业的竞争力和服务质量。
加强成果转化，重长效开展试点研究
目前，公司建设项目档案管理系统实现了电子合同的自动归档、编号、检索、统计、利用等。接下来，公司将继续加大电子签章在企业档案管理中的应用研究，促进企业单套制归档模式不断完善和提升。在新一代产品技术改造建设项目中，以档案管理为支撑，公司充分发挥建设项目数字化平台作用，中德双方技术人员在线实时共享档案数据，远程研究设计方案，使先进生产工艺布局与原厂房结构完美结合。这项举措使得工期缩短3个月，缩减项目开支约2亿元人民币，厂房寿命延长20年，提高了公司的经济效益。
自实现线上签署电子协议后，签名人员每天验证一次身份即可在有效期内进行多次签名，无须进行二次认证，大幅提高了线上业务办理效率。在企业档案文化建设方面，公司积极开展电子档案管理培训、举办档案开放日活动，大力营造浓厚的档案工作氛围，提高员工对档案工作的参与感和关注度。公司还通过开展档案服务满意度调查广泛征求员工的意见建议，持续优化档案服务流程、提高档案服务质量。
下一步，公司将以沈阳市“振兴新突破、我要当先锋”专项行动为抓手，不断拓宽档案服务渠道，认真谋划企业高质量发展新路径，大力弘扬工匠精神，积极担当，主动作为，用行动诠释初心使命。
原载于《中国档案报》2022年4月18日 总第3819期 第三版 | 