医院在设置病案室、人事档案室、财务档案室之外，还设置有综合档案室，用于储存文书档案、科技档案、声像资料、历史实物，涉及党务、行政、纪检、招标、基建、后勤、科研、教学、文化等工作内容。把综合档案室建设成智慧档案室，把有价值的档案管理起来、利用起来，对于探索医院管理规律、开展政策研究、提供决策支撑、进行文化建设都具有不可估量的作用。
智慧档案室是继传统档案室、数字档案室之后的第三代档案室。核心要义是档案内容的智慧性摄取、智慧化管理，关键步骤是把档案实体或数字化图像的内容全文输入电脑、全部数据化，让档案内容变成可被电脑全文检索、任意组合、全部关联、重新生成、主动推送的数据。
建设智慧档案室需要打造“三个平台”。一是打造档案管理平台，与OA办公自动化系统、HRP运营管理系统等系统对接，实现互联互通，建立档案全文数据库，把各类档案统一收集起来，进行全流程、全生命周期管理。二是打造数据分析平台，通过数据挖掘与主动推送技术，对数据进行分析，让数据产生关联、生成信息、变成智慧，主动推送、有针对性地推荐。三是打造档案物联平台，把人、物、信息、环境连接起来，实现档案的自动调取、跟踪监控，以及档案保管环境的自动监控、自主调节等。
智慧档案室建设的基础和前提是档案全文数据化，核心和关键是数据挖掘与主动推送，辅助和保障是物联网系统。存储档案是为了科学利用，智慧档案室应该具备接收、存储、管理、利用、安全、备份六大功能。医院管理者要把数据当作档案去收集、管理，以便为患者提供优质服务。医院智慧档案室要积极投入应用，主动向管理者、使用者推送数据信息，边建设边推送，充分发挥智慧档案室作用，让档案数据转变成管理智慧。 | 