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办公网上数字档案室的安全保密工作亟需重视

作者:龙岩市档案局 刘公懿

来源:福建档案信息网

2017-12-11 星期一

    数字档案室的建设是档案信息化工作的重要组成部分,而且是整个档案信息化工作的基础。为了加快数字档案室建设步伐,部分行业、地区都建立了网上数字档案室,比如,2015年龙岩市数字办将龙岩市协同办公网上数字档案室与市第二期协同办公系统同时建设,市直300多个单位一下有了数字档案室管理系统,数字档案室所需的服务器和档案管理软件都在市档案局机房,每个单位不再购买档案管理软件、服务器,统一了档案管理软件,大大减少了重复建设,加快了系统或地区档案数字化、信息化的步伐。但已建成的办公网上数字档案室如果在非保密网上运行,存在严重的保密安全隐患,必须引起各级档案部门的高度重视。

    一、办公网上数字档案室的主要功能

    (一)可实时归档办公电子文件。在网上办理的收文或发文,在办理完毕后,公文办理人员点一下归档,所经办的电子公文就归到本单位数字档案室去了,所有办理的公文都可以实现实时归档。

    (二)可在网上开展电子档案的鉴定、整理和编目等工作。公文办理归档的电子档案首先存放在临时库内,档案人员对这些电子档案可在平时或年终一次性对这些电子档案进行鉴定,确定保管期限,自动生成电子目录。

    (三)可对电子档案进行管理和利用。对一些从纸质载体中流转的文件可经扫描后导入数字档案室,要查找利用电子档案可到数字档案室查找,并网上传输或打印所需的纸质材料提供给利用者。

    (四)可在网上报送电子目录和电子档案。由于在办公网上建设数字档案室,各单位可在网上向当地档案行政管理部门报送档案电子目录数据和电子档案。

    (五)可在网上开展档案业务指导和检查案卷质量。上级档案管理部门(如国网总公司)或同级档案行政管理部门(如龙岩市档案局)可在网上看到每个单位数字档案室的情况,比如今年的档案有没有整理、档案收集是否完整、档案保管期限鉴定是否准确、电子目录编制是否规范等等,并提出改正的意见,档案人员可根据这些意见进行整改。

    (六)可在网上咨询服务、信息交流和数据交换,并可通过授权开展查阅利用等。

    二、办公网数字档案室要在保密网上运行

    档案工作是一项政治性很强的工作,各单位的档案中含有大量应当保密和内部使用的信息,如果办公网上的数字档案室有各单位的所有档案内容和目录信息,这些数字档案室就必须在保密办公网上运行,比如公安系统办公网就是保密网,公安系统数字档案室就可在该办公网上运行,数字档案室的各项功能就能得到充分的发挥和使用。但从目前各地各系统运行的办公网来看,如国家电网公司、龙岩市协同办公网等,几乎都不是保密网,而仅仅是内部网,如果每个单位都将所有档案进入数字档案室网上运行,将会造成严重的泄密事故。因此,对于非涉密网的办公系统数字档案室,只能保存非密的文件材料(如在网上办公运行的电子文件和扫入一些非密的文件材料),而对于要保密和内部使用的文件材料则不得进入网上办公系统数字档案室。这种情况造成了网上办公系统数字档案室达不到原先设计的功能,如电子档案的不齐全、电子目录的不齐全、无法实现所有电子目录的网上报送、网上审核、无法实现所有电子档案全文网上传输、无法完全实现网上检查档案整理质量、收集完整情况、所有电子目录录入情况、无法异地利用保密文件等等。如果没有保密网,办公系统数字档案室几乎失去了它的大部分功能和优势,在没有保密网的条件下是否建立办公系统数字档案室还值得商榷。

    三、在非保密办公网上运行的数字档案室要做好保密工作

    (一)不得涉及有保密的文件目录和全文

    由于非保密办公网上禁止含有涉密材料网上运行,因此,在这些网上运行的数字档案室也不得有涉密文件材料,如龙岩市协同办公网上禁止一切含有保密字样的文件和目录运行,为了使数字档案室得到更好的应用,龙岩市在建设协同办公网数字档案室时,对一些保密文件较多的单位(如市委办、市政府办、市纪委、市委宣传部、市委组织部、市公安局、市安全局、市机要局、市保密局、市外事侨务办等单位)采取单独安装档案管理软件的办法,这些单位的数字档案室不与办公网相连,而是单机运行,以确保这些单位能够使用数字档案室管理软件而又不泄密。而对于大量的其他机关单位,要求只能将无密的文件材料和目录进入网上数字档案室,不得将涉密内容扫描到数字档案室,也不得打入涉密电子目录。只有这样,才能确保各单位不泄密,也确保办公网上数字档案室正常运行。

    (二)要另外建立单机版的数字档案室

    为了确保各单位所有档案的数字化和信息化,建立一套完整的电子档案目录和全文数据库,各单位除了在办公网上有数字档案室外,还必须另外建立单机版的数字档案室,配备电脑和档案管理软件,将办公网上数字档案室的电子目录和全文数据导入这个单机版数字档案室,再将涉密的和内部的档案目录和全文数据存放在此,只有这样,这个库内才能找到本单位的全部档案的电子目录和全文数据,向当地档案行政管理部门报送的档案电子目录和全文数据时才能完整齐全。如果没有这个单机版的数字档案室,就没有档案管理软件来管理涉密和内部档案,无法形成这些档案的电子目录和全文数据库,向当地档案行政管理部门报送电子目录和全文数据时就会不完整齐全。要查找利用本单位的全部档案也无法实现电脑查找。如国家电网公司所属各级国网公司由于没有另外建立单机版的数字档案室,这些单位的涉密档案和内部材料(如机密文件、党组会议记录、纪检案件材料、内部统计材料等)就没有扫入网上数字档案室,而是以纸质方式存放在各单位档案室,这就造成网上数字档案室保存的数字档案不完整。

    (三)要脱机报送电子目录和全文数据

    多数单位档案的电子目录和全文数据或多或少都含有涉密和内部使用的内容,当各单位要将这些数据向当地档案行政管理部门移交时,就不能从非涉密的办公网上数字档案室中传输,否则就会造成泄密,如龙岩市数字办和网监部门若发现在办公网上传输涉密材料,将会马上显示警报,泄密单位和有关人员将被严肃处理。因此,各单位在向当地档案行政管理部门移交档案电子目录和全文数据时必须用光盘刻录或用U盘脱机报送,确保档案目录和全文数据的安全。如龙岩市档案局为了确保传输的档案电子目录和全文数据的安全,已将网上数字档案室有关档案电子目录和全文数据传输功能进行了关闭,只能以脱机形式向市档案局报送有关档案电子目录和全文数据,以防泄密事件的发生。

    (四)档案行政管理部门还要到各单位检查指导

    档案行政管理部门每年除了在非涉密办公网上数字档案室上开展档案业务指导和整理质量检查外,还得到各单位检查未纳入此网上数字档案室的涉密、内部档案的归档情况和整理质量,检查这些档案是否齐全,档案保管期限划分是否准确、电子目录编制是否规范、网上数字档案室的电子目录和全文数据是否下载与单位版的数字档案室进行了整合、单机版数字档案室有无接入外网和非涉密的内部网、有无使用过非密的U盘等等。总之,单从网上审核数字档案室的内容是不够的,还得每年到每个单位开展检查指导工作,才能确保各单位档案收集齐全、整理规范、安全保管,推动各单位档案管理信息化建设工作水平不断提高。

 
 
责任编辑:王亚楠
 
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