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湖北当阳:抢抓机遇 构建数字档案馆室网络新格局

作者:当阳市档案局 易楠

来源:中国档案资讯网

2015-05-08 星期五

    在两年前,档案数字化对于县级档案馆来说,还是一个遥远的美丽愿景。而如今,随着社会经济和信息化技术的发展以及日益增长的社会各界对档案信息的利用需求,湖北省当阳市档案局馆解放思想,抢抓机遇,着力解决这一发展趋势与现实传统模式的矛盾,为大力推进数字档案馆室建设,全力构建数字档案馆室网络体系,做了大量卓有成效的工作。

    一、 主要做法及阶段性成果

    (一)创新观念,突破传统思维展规划

    数字时代、大数据时代的来临是不可逆转的世界潮流,信息化建设对包括档案在内的各行各业的发展和人们的思想观念产生了强大和深远的影响,传统的管理和服务模式已不能适应新形势下档案工作的需要,以网络技术为核心的现代信息技术如何应用于档案馆室建设,实现传统模式向数字化转型,是摆在档案人面前的新课题。为此,当阳市档案局馆以中办、国办《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》和全国数字档案馆室建设标准为统领,按照省、宜昌市档案局馆要求,结合本地实际,制定并印发了《当阳市档案信息化建设十年规划(2014-2023年)》和《当阳市“档案数字化转型年”活动方案》,要求各级档案馆室要精心谋划,科学设计,实事求是,有序推进档案存量数字化、增量电子化、建设标准化、管理自动化、服务网络化、安全可控化、功能集成化、拓展智慧化等方面的建设,力争用十年左右时间,在全市逐步建成以数字资源为基础、安全管理为保障、网络化利用为目标的数字档案馆室体系。

    (二)抢抓机遇,综合档案馆舞龙头

    综合档案馆是数字档案馆室网络体系的主体。2015年以来,当阳市档案局馆依托项目,争取资金,抢抓机遇,馆内先行,数字化建设取得了阶段性成果。

    1.以新馆建设为契机,建成了由数字化加工室、服务器和计算机房、电子档案室组成的电子文件管理中心,面积300多平方米,装备有大型工作台、多台计算机、扫描仪、专用服务器、核心交换机、存储器、防火墙和备用电源等多种先进设备。同时,还科学合理地进行了内外网络布线,现已接通电子政务网文档一体化管理平台系统。近期还添置了多组防磁柜,防磁库正在建设中,以满足电子档案安全存放的需要。一系列工作的开展为数字化档案馆建设打下了坚实的基础。

    2.以宜昌市电子文档一体化管理平台在当阳试运行为契机,档案馆已率先接通文档一体化管理系统,在宜昌市档案局馆领导的直接指导下,当阳市档案局馆积极开展市县乡村档案信息化应用平台的建设。目前应用系统的开放目录共19316条、控制目录3141条、全文1143幅,涉及馆藏10个全宗。同时,为做好基层档案室入网前的准备工作,组织专人编制机构实体单位代码394个(含档案馆全宗代码152个)。还开通了现行文件查询系统,系统内现有可供自动查询的现行文件目录2165条,全文11000幅。文档一体化平台的全面开通,将实现电子文件实时产生、运转、公开、鉴定、归档、保管、利用、转换、迁移、销毁等环节的全程管理,大大加快了数字档案馆建设的进程。

    3.以全面启动国家一级馆创建为契机,在争取资金配备硬件设施的同时,还投入大量人力开展馆藏档案整理、鉴定、划控、编研和数字化加工等业务工作,构建实体档案馆与数字档案馆“一身二任”、实体档案资源与数字档案信息“双轨并行”的新格局。

    (三)夯实基础,基层档案室齐联动

    各类基层档案室是数字档案馆室体系的基础平台,作为体系的基础构件,区域内档案室的支撑作用不容忽视。虽然当阳市档案信息化建设尚处于起步阶段,但是由于上级局馆的引领和该档案局馆的有力推动,各基层档案室已纷纷行动起来。

    为进一步推动档案数字化工作在当阳的科学、协调、健康发展,针对基层档案室的档案信息化水平普遍偏低、发展不平衡的现状,当阳市档案局馆组织人员深入基层,加强指导。目前,有的单位已经制订了档案信息化发展规划;有的单位已经接通了文档一体化平台,正在上传数据;还有的单位被纳入接收进馆范围,正在按新的规范要求调整原录入的数据格式;有的单位在命名已扫描的全文电子文档;有的在不断录入新的数据;还有的在整改设施和添置相关设备。当阳市档案信息化建设正在有序推进,呈现上下齐联动的可喜局面。

    二、下一步举措

    (一)加大主题宣传力度,牢固树立转型意识

    时代向档案事业发出了新的召唤,提出了更高的要求,当阳市档案局将继续在全市开展“档案数字化转型年活动”,大力宣传档案信息化建设的必要性、重要性和紧迫性,要让人们了解传统载体与电子文档分割所带来的不便,看到和体验到实现电子文档一体化后数字档案馆室所体现的优越性,从而牢固树立转型意识,创新争先,以加速推动全市档案数字化工作的开展。

    (二)提高各级重视程度,争取更多政策支持

    应用平台是数字档案馆室建设的核心内容之一。前期的建成自然需要资金和政策的支持,而建成后仍需资金和专业人员的长期支撑,技术和设备都需要不断升级和更新,具有专业性强、投资高、周期长的特点,这将给档案馆室带来极大的压力,这就需要档案部门坚持不懈地争取各级领导和相关部门的重视和支持,落实建设政策和经费,为档案信息化工作的顺利开展提供组织和政策保障。

    (三)拓展培训指导深度,形成可靠技术支撑

    标准化和规范化是数字档案馆室的基础和生命线。数字档案资源的生成、共享及平台的应用等都要建立在科学、规范的基础数据之上,必须保证数字化质量,确保档案数字化成果可利用、可共享、可交换,避免立档单位先进行数字化而进馆后再次进行数字化所造成的重复浪费。

    一是采取多种形式举办数字化专题培训班,培育一支既熟悉实体档案工作环节,又具备数字化加工技能,并能熟练应用文档一体化操作平台及掌握安控规程的档案专业队伍,为档案数字化建设提供人员和技术支撑。

    二是将数字化建设标准的执行充分融入到日常业务监督指导之中,加强前端指导控制。在接收档案数字化副本进馆时,按标准规定的技术指标进行验收,做好后端把关并督促整改,以促进档案数字化工作的规范化、标准化。

    虽然当阳市数字档案馆室的建设有了良好的开端,但这项工作工程浩大,流程繁多,在以后的进程中,将会面临经费、技术、人员方面的挑战。当阳市档案局馆将全力推进数字化进程,构建全市数字档案馆室网络新格局,实现区域内档案资源、服务全覆盖,使档案资源更具生命力,为进一步实现“当阳争作为、宜昌争一流、全省争影响”的目标,为服务当阳市“五个当阳”建设作出新的贡献。(编辑:王建英)

 
 
责任编辑:李任
 
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