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数字档案馆的定位与发展(一)

作者:薛四新

来源:中国档案学术网

2014-09-29 星期一

    一、数字档案馆的目标定位

    建设数字档案馆的最终目的是为现代档案管理工作提供科学有效解决方案。网络信息技术的飞速发展为数字信息的形成、传播、组织、存储、管理和利用提供了现代化的手段和方法。一方面,各行各业信息化及其快速发展已经形成了大量的电子记录,其网络存储占用空间正在成倍增长,其中具有凭证、参考和广泛利用价值的反映社会真实活动的数字化信息需要整理归档并作为档案实施长期永久保管,以提供更广范围的信息利用;另一方面,借助于信息技术手段提高档案文献的社会服务效用,开展传统档案馆馆藏资源的开发也成为必需,馆藏档案数字化工作的大力开展也逐渐会形成越来越多的数字化档案信息。这些数字化档案信息是人类从事各项社会活动的真实记录,是社会发展过程中能增值、可再生的国家信息资源。

    因此,充分利用现代高科技手段和方法,跟踪和记忆信息社会的发展历程,保障数字档案资源能够实施集中、统一、标准、规范的保存和管理,为档案工作者开展现代档案管理提供信息化手段和方法,为数字档案资源提供一个长期永久的保存基地,为档案工作者提供开展档案的接收、管理、利用、鉴定、编研、展示的信息服务平台应是数字档案馆建设的总体目标。

    现代档案工作者使用数字档案馆应能达到以下远景目标:

    (1)拥有统一数字档案存储标准和管理规范,确保档案馆之间的信息能够交换与共享。通过不断地制定和完善用于分类、归档、整理、接收、保存、管理、利用和展示数字档案信息的标准体系与规章制度,实现对数字档案资源的规范化管理,制定长期永久保存的策略和计划,确保国家数字档案资源的集中控制和有效管理。

    (2)保障历史记忆的真实、完整和有效性。通过持续研究和跟踪数字信息的长期保存技术、应用系统升迁特点,监控电子文件形成过程,接收应归档保存的各类电子文件及其元数据进馆,实现对任何形式的电子文件原始状态信息的真实保存。

    (3)提供数字档案信息的交换与转换功能。通过信息交换和数据处理,一方面实现对新接收的各类档案的数据转换、数据迁移,达到集中统一保管的目的;另一方面实现与其他类型档案信息资源之间的信息交换与共享。

    (4)维护信息系统的持续运行与升级扩展。管理一个一致的、通用的、可持续发展的档案信息管理与服务平台系统来支持数字档案资源的持续积累、有效管理和广泛利用。

    (5)做好电子文件的前端控制。与电子文件形成者相互配合,从利于档案长期管理和方便利用的后保管需求出发,制定相关的政策、制度和技术条例来负责监督电子文件的产生、积累、整理、分类和归档移交等工作。

    (6)确保档案信息利用的高效性。保障所有需要并符合条件的人在任何时间、任何地方都可以有机会使用最好的工具来找到与使用数字档案馆所保存的文件。

    (7)保障档案数据的安全性。通过采取各种安全策略、方法和技术,保障数字档案资源在接收、存储、处理和提供利用过程中不被篡改、不被偷窃、不感染计算机病毒,并能正确、有效地存取和访问。

    (8)实现与传统档案馆间的互动与互补。传统档案馆的工作人员成为数字档案馆的最终用户,利用数字档案馆实现电子文件全生命周期的管理,将馆藏档案数字化加工后生成的数字档案资源纳入数字档案馆的全局管理范畴。

    (9)拥有最新技术能力。跟踪和不断使用最新技术,开发和保持捕获、保存、描述、访问和适当处理任何数字档案资源的接收、管理和提供有效利用的技术能力。

    (10)获得广泛的支持。通过听取档案馆的各类用户需求,满足各类档案管理用户的需求和寻求用户反馈,不断改进服务职能提高服务质量,使数字档案馆拥有广泛的支持;通过与科研机构及IT服务团队紧密合作,获得更广发信息技术领域专家和工程师的支持,保障数字档案馆在IT技术支持方面的最新拓展和持续发展。

 
 
责任编辑:罗京
 
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