业务交流 > 学术前沿

我国电子文件管理现状调查与思考(六)

作者:中国人民大学 张宁

来源:中国档案学术网

2014-05-28 星期三

    五、电子文件管理系统功能的不完善,直接影响文件信息资源的管理水平

    电子文件管理系统是管理电子文件的主要工具。信息社会的文件管理就是要通过完善、科学的管理系统实现传统管理活动的自动化和智能化。电子文件管理系统根据使用主体的不同,分为文件形成机构的电子文件管理系统和档案机构的电子文件管理系统。在文件形成机构的调查中,已经使用电子文件管理系统的机构占79.6%。但由于我国尚未出台电子文件管理系统功能需求标准,对电子文件管理系统的建设科学的指导,因此,现存系统(或模块)在功能上差异较大。

    首先,从系统接收范围的角度看,在这些已有电子文件管理系统(或模块)的机构中,仅有25.6%的系统能接收和管理机构内部形成的所有电子文件。74.4%的电子文件管理系统(或模块)不能接收和管理数据库、电子邮件、多媒体文件、网站文件等。在对档案馆的调查中,已经使用电子文件管理系统机构有48.3%,是没有使用电子文件管理系统机构24.1%的两倍,但仍未过半数。在系统的接收范围上,由于没有统一明确的规定,各地档案馆不尽相同。24.1%档案馆的电子文件管理系统能够接收本地区各机关现行、半现行的行政电子文件,17.2%档案馆的电子文件管理系统能够接收本地区各机关现行、半现行和非现行的行政电子文件。3.4%档案馆的电子文件管理系统能够接收本地区各机关现行、半现行的业务电子文件(包括数据库),6.9%档案馆的电子文件管理系统能够接收本地区各机关现行、半现行和非现行的业务电子文件(包括数据库)。

    其次,从系统功能的角度看,大部分机构声称电子文件管理系统(或模块)仅具有归档、备份、长期保管的功能。但至今由于我国尚无电子文件管理系统功能需求规范,造成有37家单位的系统声称具有归档功能,却没有一家有规范的功能需求;11家单位的系统声称具有鉴定功能,却没有一家有电子文件保管期限表;22家单位的系统声称具有元数据捕获的功能,却没有一家执行元数据规范;34家单位的系统具有长期保管功能,却有21%已经出现了电子文件无法读取的情况;17家单位的系统具有迁移功能,却有仍有24%已经出现了电子文件无法读取的情况。这说明我国中央国家机关尚无功能齐备的电子文件管理系统。

    再次,从元数据角度看,前文已提及,只有2%机构的电子文件管理系统(或模块)具有元数据捕获和对电子文件真实性的认证功能。不能对元数据进行统一管理的系统可以推断为不合格系统。

    此外,多数机构的电子文件管理系统的功能仅局限在接收、简单管理、提供利用电子文件:10.3%机构的电子文件管理系统仅能够接收电子文件,并提供查询利用,27.6%机构的电子文件管理系统能够对电子文件进行简单的接收、管理和提供利用。这类系统不能算作是真正意义上的电子文件管理系统,充其量只能算作现行文件的集中发布平台。

    由此可以得出这样的结论,电子文件管理系统的发展呈现不统一、不平衡和不完善的状态,大部分只是充当简单的接收、发布平台,并不是真正意义上的电子文件管理系统。同时,还可以看出,由于缺乏统一的建设标准,电子文件管理系统的建设整体上处于低水平的重复建设,不但耗费大量的人力物力和财力,而且为日后电子文件的有效管理和共享带来了严重的风险隐患。

    以上对我国电子文件管理现状的调查和分析,为我们敲响了电子文件管理的警钟。国际上电子文件管理方兴未艾,发展日新月异,管理水平逐日攀升,而相比之下我国却仍然处在缓慢的匍匐前行阶段。如果不抓住时机,尽快建立健全电子文件管理体制,改进和提升电子文件管理水平,那么,我们与世界的差距将越来越大。

    原载于《档案学通讯》2008年第6期)

 
 
责任编辑:罗京
 
版权所有,未经许可,不得转载。