业务交流 > 学术前沿

我国电子文件管理现状调查与思考(四)

作者:中国人民大学 张宁

来源:中国档案学术网

2014-05-22 星期四

    三、电子文件管理方法的不科学,直接威胁文件信息资源的长期留存

    长期保管具有凭证价值的电子文件,使其具有持续的可读性和可用性是档案部门的根本职责所在。电子文件的特点决定了其长期保管目标不仅取决于后端的档案管理部分,还受到前端文件形成、流转、移交过程中各项工作的影响,比如电子文件的格式、元数据等问题。因此,电子文件管理强调全程管理和前端控制。

    从前端看,关乎电子文件长期保管的一个重要因素是元数据问题。元数据的主要功能之一就是为电子文件的真实性和长期保管提供必要的背景信息。因此,从这个角度说,电子文件的管理是基于元数据的管理。缺少元数据,在某种程度上就意味着电子文件管理是无效的。通过对调查结果的综合判断分析,仅有6%的机构的电子文件元数据结构有专用于实现文件凭证价值和长久保存的元数据。事实上,由于目前我国电子文件元数据标准尚未出台,最好的办法就是参考国际标准。被调查对象中,没有一家机构采用国际(外)标准。38.8%声称遵循国内或行业标准采集归档电子文件元数据的机构,其中多数机构遵循GB/T18894-2002管理电子文件,8%的沿用档案著录规则来采集归档的电子文件元数据。另外8%的机构没有遵循任何标准。由此不难看出,元数据的管理严重缺乏规范性、科学性和统一性,这样即使得到所谓的元数据,也是不完整、不符合要求的。其结果必将导致电子文件真实性、完整性的认定以及长期可读性无法保证,自然也就无法满足电子文件管理的需要。

    从后端看,当电子文件移交并进入档案馆长期保管之后,有44.8%的档案馆保存的电子文件格式遵循了国内外相关标准,其中有7%的机构参照了国际标准,这表明我国电子文件管理尚未与国际接轨,标准化程度较低。10.3%的档案馆已经出现电子文件无法读取的问题,62.1%的档案馆未出现电子文件无法读取的问题,27.6%的档案馆尚未考虑此问题。这个比例足以引起重视,没有回答的近三成的档案馆可以推断处于风险之中,或忽视,或回避此问题。因此,至少有37.9%的机构已经发生或者存在影响电子文件长期可读性的风险。

    保证电子文件的长期可读性应该是档案馆的重要任务,但是高达86.2%的档案馆尚未制定电子文件的迁移规划,大部分机构仅停留在定期检查、保存软硬件系统、转换成通用格式等较为初级的措施上。更令人触目惊心的是,31%的档案馆未采取任何措施以保证电子文件的可读性,足见电子文件长期可读性存在的隐患有多大。

 
 
责任编辑:罗京
 
版权所有,未经许可,不得转载。