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我国电子文件管理现状调查与思考(三)

作者:中国人民大学 张宁

来源:中国档案学术网

2014-05-22 星期四

    二、电子文件管理理念的不正确,直接影响文件信息资源的质量

    凭证性是电子文件的基本属性,是电子文件管理的根本立足点和出发点。电子文件既要充当机构开展业务的凭执工具,又要充当依法行为的有效证据。电子文件管理的目标就是保证电子文件的质量,即电子文件的真实、可靠、完整、可用和安全。真实性是其首要目标。而调查结果表明,在机构大量生成和使用电子文件的前提下,有73.5%机构认为电子文件不可以代替文件独立行使文件的职能,55.1%的机构无法保证本机构生成的电子文件是真实、可靠的。即便是在承认电子文件地位的机构中,仍有56.4%机构电子文件管理系统缺少电子文件真实性的认证功能,82%文件形成机构和86.2%档案馆没有捕获证明电子文件真实性的元数据。很难想象,在尚未明确电子文件地位或者缺少保证真实性措施的情况下,这么多的机构“敢于”使用和依靠电子文件去开展业务活动。根据课题组对调查问卷若干问题的关联分析,只有2%机构的系统能管理元数据,却有27.6%机构认为其所保管的电子文件具有证据价值。不能不说,这样的认识带有很大的盲目性。综上所述,很多机构在电子文件管理问题上存在着严重的盲目性,这种盲目性缘于其缺乏对电子文件管理重要性的认知以及科学的电子文件管理理念。

    这种认知上缺陷以及管理理念的不科学性,引发了具有“中国特色”的双套制和双轨制产生。在目前我国机构文件管理实践中,文件流转总体上来说有以纸质文件流转、电子文件与纸质文件共同流转的“双轨制”、仅有电子文件的“单轨制”三种模式;相应地,电子文件的保存有将电子文件打印成纸质文件、电子文件与纸质文件同时保存的“双套制”、直接保存电子文件三种模式。根据课题调查结果,其中实行电子文件“双轨制运行”的文件形成机构占53.1%,“双套制保存”的文件形成机构占89.8%、档案机构占58.6%。24.5%的机构则电子文件部分独立运行,部分双轨运行,电子文件与纸质文件的比例分别为7:3,4:1,9:1,2:8 。而真正实现“电子单轨”运行的只有4%。

    如果说“双轨制运行、双套制保存”模式因具有特定背景下作为电子文件管理权益之计的合理性,那么从电子文件特点、信息技术发展、社会需求和国际经验来看,“双轨制运行、双套制保存”的管理模式自身具有明显的过渡性特征,一方面“二双制”增加了管理成本、造成资源浪费;另一方面,一些特殊类型的电子文件,诸如视频、音频、多媒体、数据库等许多种类、格式电子文件并不能彻底还原成纸质文件输出,即便是有些文本文件能够将内容以纸质文件形式输出,但是保证电子文件真实性、完整性、准确性的背景信息也无法得到保障。

    还需要说明的一点是,在统计数据中,尽管有93.9%的机构认为该机构领导关注电子文件管理问题。但是根据实际的调研情况看,大多数机构领导对于电子文件的认识和理解仍然停留于传统文档管理的范畴,尚未认识到电子文件作为信息资源的重要价值,尚未认识到电子文件管理的重要性和特殊性,因此,档案部门在推进电子文件管理的过程当中,仍旧遇到权限过窄、人财物缺乏等阻碍,无法真正推进和实施科学的电子文件管理。

 
 
责任编辑:罗京
 
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