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我国电子文件管理现状调查与思考(一)

作者:中国人民大学 张宁

来源:中国档案学术网

2014-05-12 星期一

    在信息化进程中,社会信息资源愈来愈多地以电子化的形式存在。电子文件越来越广泛、深入地渗透和影响着人类社会生活的各个方面,其快速增长的庞大数量,以及对社会生活真切反映和普遍联系所造就的内在质量,使得电子文件成为现代社会信息资源的重要组成部分。自20世纪90年代起,电子文件管理逐步成为国际档案界关注和研究的热点。为了全面了解和把握我国电子文件管理的现状,提升我国电子文件管理水平,中国人民大学信息资源管理学院“电子文件管理机制研究”课题组采取实地调查和问卷调查相结合的方式,于2007年6月~12月间对我国153家中央直属机关、省级档案机构、企事业单位的电子文件状况进行了点面结合的系统调查。

    近些年来,我国电子文件发展进入“井喷期”。国家档案局2006年进行的调查显示,已有近80%的中央和国家机关、中央企业采用办公自动化或电子政务系统,产生各类电子文件近2亿件。此番最新调查结果表明,我国政府部门生成的电子文件数量占全部文件数量72.7%,其中14.3%的机构生成的文件全部以电子文件的形式存在;有49%的机构生成的电子文件数量占全部文件数量的50%以上(包括50%)。48%受访机构认为未来5年,50%以上的文件将仅以电子文件的形成存在。在已经开始接收电子文件进馆的档案馆中,有52.9%的档案馆预测未来5年接收进馆的电子文件数量将成倍增加。由此不难预见,在不久的将来,电子文件将成为政府、企事业信息资源的主要承载体和表现形式。电子文件将成为继纸质档案出现以来人类档案史上的第二次革命。

    由于我国信息化建设起步较晚,关于电子文件管理的研究也仅仅处于探索阶段。虽然从1996年起国家和地方档案部门开始着手电子文件管理的研究,并取得了一定的成果。但对比国外一些电子文件管理先进的国家以及国内的实际管理需求看,电子文件管理远未达到理想的目标。此次现状调查进一步揭示出我国电子文件管理中存在着很多亟待解决的问题。课题组根据调查结果分析,目前我国在电子文件管理实践中仍然面临着缺乏制度规范、电子文件管理系统功能不完善、电子文件质量难以保障等诸多问题。即便是归档后的电子文件,也因缺少科学的管理措施,亦面临着无法正确划分保管期限、无法保证长期可读性、无法维护其真实性等多重风险。电子文件的前后端管理脱节、管理功能不完善、管理制度不健全、管理技术落后等一系列问题使得大量的电子文件基本处于无序、无规的分散混乱状态,导致我国电子文件面临着严重的失控风险。

 
 
责任编辑:罗京
 
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