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中国档案信息化发展的现状与趋势(九)

作者:中国档案学会档案自动化管理技术委员会

来源:中国档案学术网

2014-05-04 星期日

    3.2“十二五”发展建议

    3.2.1制定国家档案信息化发展专项规划

    档案信息化建设作为国家档案事业发展有机组成部分,在国家档案“三大体系”建设中地位举足轻重,其发展水平直接制约了“三大体系”建设的效果,由于其本身是一个系统工程,需要按系统工程建设的方法进行指导。在科学制定国家档案事业“十二五”发展规划的基础上,同步配套制定《国家档案信息化“十二五”发展规划》和《国家档案信息化中长期发展计划》作为专项规划,其目的是为了总结过去的经验教训,解决现有档案信息化建设中存在的短期行为、重复建设、无序状况,确保档案信息化建设协调有序地把向广度和深度推进。国家档案信息化中发展专项规划,要研究档案信息化建设的战略定位和目标,明确分步实施阶段、落实任务完成的配套保障措施,做好与档案事业“十二五”规划和国家信息化建设规划的相互衔接,把档案信息化建设的重大战略、重点项目、改革试点和政策要求纳入国家和各行业、各层面规划,并把解决档案信息化建设中突出矛盾的措施落实到具体的项目上,分清责任。

    3.2.2加快档案信息化“入法”与标准体系建设

    档案信息化工作要强化顶层设计的理念,加强立法、完善标准规范体系,使档案信息化工作有法可依,有章可循。档案工作肩负保存社会记忆的历史使命,在电子文件成为社会各项活动记忆的今天,需要从法律层面来明确档案信息化的地位、作用与要求,规定电子文件的定义、属性、电子证据效力、领导体制、重要原则、管理内容和要求、机构及职责、权利和义务、归属和流向,相应解决电子文件的凭证作用不明确、电子文件的归档要求不统一、电子文件的使用及管理存在各种程度的风险等难点问题。与档案信息化“入法”相配套的是建立和完善档案信息化标准规范体系,包括基础标准、管理标准、业务标准、技术规范和专项标准等,使档案信息化成为技术标准清楚、质量要求准确、可操作性强的建设项目。

    3.2.3加快档案信息“三大体系”建设

    档案信息资源体系建设是档案信息化的核心内容。针对国内档案信息资源建设发展不同步、标准不统一、信息“孤岛”依然存在的现象,“十二五”期间应初步形成完整配套的档案信息资源体系,在加快传统档案数字化步伐的同时,加大对新生电子文件规范化的监督、管理与接收等,逐步建设全国性可共享的档案目录数据库、纸质档案全文数据库和多媒体档案数据库;同时加大档案信息资源的整合。一方面加强各部门档案信息资源的纵向整合,另一方面加大与其他相关信息系统之间的横向整合,建立电子文件归档及电子档案接收应用系统,推进电子文件归档、接收、保管与利用,加快档案目录中心及档案信息资源数据库的建设。

    档案信息服务体系建设是档案信息化的服务方向。“十二五”期间通过建立档案信息共享通道和服务平台,拓展档案信息服务社会的渠道方式、强化档案信息的资源共享机制、逐步减少“信息孤岛”、加快档案信息资源的开发利用、创造档案信息的社会效益和经济效益,建立高效、优质、快捷的新型档案服务体系。

    档案信息安全保障体系建设是档案信息化的守护神。“十二五”期间,档案部门要全面落实杨冬权局长在全国档案安全体系建设工作会议上“必须始终坚持把档案信息安全与档案实体安全放在同等重要位置,通过各种有效措施保证档案信息安全,确保数字档案和电子文件内容真实、长久可读和有效利用”的要求,通过提高认识强化管理,先进技术保障信息安全。

    3.2.4加强档案信息化的理论体系研究

    档案信息化建设发展至今,已到了强烈呼唤先进理论的时候,这种“倒逼”现象,是由信息化建设的“技术引领需求”的特有规律所决定的。档案信息化建设之初,大家都尝试把传统档案管理的基本理论运用到信息化建设的实践中,随着实践不断深入、范围不断扩大,目前我国在档案信息化建设遇到的“瓶颈”,从根本上是缺乏相应的基础理论,导致法规不健全,标准不配套,研究方向着力点不明,管理对象不明确,出现了信息化建设的低水平、重复开发和“孤岛”现象。对于数字档案馆、电子文件中心、档案信息服务体系、档案信息利用体系、档案信息安全保障等档案信息化建设中热点难点问题,都需要基础理论来支撑。档案信息化理论研究要立足行业特点、联系实际、探索规律、借鉴创新,构建系统的具有中国特色的档案信息化理论体系。

    3.2.5推进档案信息化成果共享与交流

    国家应本着成果资源共享的原则,合理应用政府、院校、企业的特长,积极吸纳和采用具有全国推广价值的档案信息化技术研究成果,减少项目重复建设,节省国家投资。在“十二五”期间,国家应对已经实施档案信息化建设的单位,加强经验总结和研究,把取得的成果在档案业界进行推广和共享,搭建一个交流平台。另外,在具体项目建设过程中,要立足实践应用,合作攻关,充分吸纳先进信息技术的成果,统一和优化建设中的各种技术方案和各种技术选型要求,解决具体的关键技术应用问题,并注重使用标准规范的研究成果,引导市场,培育精通档案信息化建设要求的重点IT企业。

    3.2.6探索档案信息化建设评估体系

    档案信息化建设是一项系统工程,涉及的范围很广,它几乎涵盖了档案业务建设的所有内容,在档案信息化建设过程中如何确保建设质量,如何在建设中弄清短板或缺项,需要把评估作为一种控制手段,建设一个科学、合理、可行的评估体系应当成为“十二五”期间档案信息化建设的一项重要探索内容。档案信息化建设评估体系需要从系统论的角度考虑,全面分析评估体系的各个构成要素,使整个评估体系有输入端、转化过程及输出结果,尤其是最后的评价结论要成为档案信息化建设的战略、策略、活动程序的指导意见。

    综上所述,档案信息化建设任重而道远,是新时期档案工作所面临的严峻挑战,同时也为档案事业迎来了新的发展机遇。作为新时期的档案工作者,必须与时俱进的牢记时代赋予的光荣使命与责任,勇于迎接挑战、紧紧抓住机遇,把档案信息化建设作为档案事业发展的有利契机,推动档案事业与社会进步的同步发展。

    (执笔:屠跃明、钱毅、黄建峰、韩李敏、李培力、陈伟、邱晓威、郝晨辉、朱九兰、任旭钧。档案自动化管理技术委员会的其他委员参加了建议讨论,肖俊审查并提出修改意见。)

 
 
责任编辑:罗京
 
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