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中国档案信息化发展的现状与趋势(八)

作者:中国档案学会档案自动化管理技术委员会

来源:中国档案学术网

2014-04-30 星期三

    3 国家档案信息化发展趋势分析与建议

    3.1趋势分析

    3.1.1信息化将进一步推动传统档案管理业务的变革

    信息化对传统档案业务工作的变革影响。信息化条件下,档案工作的载体对象发生了变化,使得传统档案的载体形态开始向数字化形态过渡,档案管理的主要环境开始逐渐向数字环境迁移。因而档案工作的管理方法、管理理念、管理流程等多方面都发生了明显的变化。

    随着档案信息化的逐步推进和发展,以手工操作为主的传统档案管理方式已经难以适应新的信息环境,在归档、馆藏建设、目录编制、统计、编研、档案信息开发利用等诸多管理环节都需要随之而变,档案领域通过运用计算机技术开展档案管理的各项业务工作,如利用计算机进行辅助立卷、全文的存贮与检索、自动标引、编目、统计、借阅、库房管理等,并能使传统档案管理的各个业务环节实现无缝衔接,大幅度提高档案工作的效率和质量。文档管理软件的广泛应用是导致文书档案按“件”归档模式的直接推动力之一;文档一体化、馆室一体化、电子文件管理的前端控制都是档案信息化在档案集中管理层面的具体表现,这都直接导致了档案积累、移交模式的变革创新;新的技术环境导致鉴定工作中技术鉴定的内容丰富,促进统计工作自动化发展,并催生了档案保护新思路;信息技术给档案的检索利用插上了新的翅膀,档案资源目录数据库的建设,根本改变了档案目录形式和检索方式,档案网站的开发,为档案信息的编研形式和展示形式注入了新的活力,这些都使得传统档案业务工作不断刷新,呈现新气象。

    信息化催生了新的档案业务工作模式。在信息化环境中,电子文件的出现及其管理给档案工作带来巨大的挑战,以往以载体管理为主线进行的业务活动难于满足管理需求,档案管理工作必须随之变化和调整,由此形成了一些新型的档案业务活动,如各类档案数字化业务、信息安全管理业务、电子文件的长久保存管理、信息系统开发等业务活动,都体现出强烈的信息化特点。因此在信息化环境下出现了完全不同于传统管理环境的“虚拟空间”,必须重视基于技术形态进行的业务管理活动的工作模式。

    3.1.2档案信息化将促进档案工作标准规范体系的完善

    信息化建设是一项涵盖基础设施、应用系统、信息资源、安全管理、标准规范和人才培养的系统性工程,档案信息化也不例外。大量的经验和教训已经表明,档案信息化需要尤其关注档案业务的标准规范建设,档案信息化工作的开展有赖于档案管理乃至电子文件管理标准体系的建立与完善,这是档案信息化工作的重点内容之一。

    档案业务管理工作需要成体系的标准规范作为支撑。我国目前传统档案管理的标准规范相对健全,但在数字环境中,这些标准规范需要重新审视,相当部分的标准规范需要按照信息化环境的要求进行调整。同时,对于实时归档、技术鉴定、存储管理、载体转换、权限控制、数据迁移、实时发布等大量新型业务内容,这些都需要大量的标准规范进行支撑。目前,我国已发布了一些电子文件管理的标准规范,后续的工作将包括标准体系的总体构建和核心标准规范的研发等。

    3.1.3档案信息化将为社会提供更多有效的资源与服务

    2008年,国家档案局提出建立“覆盖人民群众的档案资源体系”和“建立方便人民群众的档案利用体系”。这是新时期给档案信息化提出的任务目标和工作方向。

    从信息化的角度看,资源体系的建设最终是为服务体系建设服务的,服务体系需要由资源体系提供信息保障,因而资源体系建设是档案信息化服务的主要内容之一。档案信息化将着重解决以下问题:一是充分利用先进的数字化技术手段实现资源的有效积累,有计划、分步骤地开展各类传统载体档案的数字化工作,是当前和今后一段时期档案信息化建设的重点,建设起全国性、超大型、分布式、规范化、可共享的档案目录数据库、纸质档案全文数据库和多媒体档案数据库为核心的档案信息资源体系是其核心任务。二是不断推进档案信息资源的开发利用,满足人民群众日益增长的档案信息需求。这本身就是档案信息化和档案工作的出发点和立足点,其根本的目标是要实现档案信息资源的社会共享,信息化以其先进的技术手段实现其最大范围、最快速度的档案信息资源共享。三是提升档案信息资源的社会地位,为国民经济与社会发展的提供基础性战略信息资源保障,促使档案部门在信息时代逐步成为核心的信息保管与供给部门,将为党和政府以及社会公众提供档案信息保障。

    3.1.4档案信息化向推动信息技术应用的纵深发展

    技术特征无疑是信息化环境的核心特征之一,在信息化环境下进行档案管理业务活动必须要学习和把握这些新技术,同时,档案信息化的深入发展也将推动信息技术在档案领域的应用向纵深发展。信息化环境中使用的信息技术非常广泛,以数字档案馆系统为例,其中运用到的关键技术有数字化生成技术,包括信息扫描技术、识别技术、图像处理技术、音频转换技术等;存储技术,包括磁盘阵列、光盘库技术等;分类检索技术,包括自动分类检索、关键词检索、全文检索、多媒体检索等;信息安全保护技术,数据加密技术、数字签名技术、身份认证和访问控制、系统备份等;中间件技术和集群技术等。

    具体从生命周期的理论分析,档案信息化尤其是电子文件管理对技术的需求体现在:(1)文件创建生成环节。在信息生命周期的初始阶段,要求能够有效实施电子文件的前端控制原则,即通过元数据、模板、格式管理、认证等技术框架通过管理信息系统的建设综合实施对电子文件的前端管理,并能通过流程管理、日志等技术手段实现文件在创建阶段的动态管理,确保包括电子文件内容、结构、背景、管理活动信息在内的信息的原始性和完整性。(2)文件归档环节。电子文件是一项管理和技术依赖性都很高的活动,该阶段涉及的主要技术领域包括多格式类型文件归档技术(如电子邮件、数据库、网页、即时信息等归档技术)、远程文件网络归档技术、逻辑归档技术、业务文件数据共享技术、信息安全管理技术,以及系统集成技术等。(3)信息组织管理环节。由于电子文件管理活动具有一定的非线性特征,电子文件的组织管理实际上可以分散在其他阶段中一并执行。组织管理活动的主要目的就是将原本大量的、分散的、杂乱的信息经过筛选、分析、标引、著录、整序、优化,形成一个便于用户有效利用的系统的过程。因此本阶段涉及的技术可以具备较高的智能水平,像鉴定、标引、分类技术都需要较高的管理能力和技术水准。(4)数字信息存储环节。包括载体管理、归档格式管理、存储管理、迁移、仿真、保存元数据等。(5)信息利用环节。其技术范畴包括任何有助于档案价值发现或提升的技术,如网站技术(信息门户)、信息搜索技术、数据挖掘、知识管理、信息发布等。此外,除了按生命周期阶段对技术范围进行划分外,还包括安全管理、认证、日志管理等重要的贯穿全程的支撑技术,以及囊括多个阶段管理任务的电子文件管理系统或数字档案馆的系统研发工程。

    因此,档案信息化对信息技术的需求和依赖是很大的,需要在实施过程中有效集成,加强引导,促进信息技术应用与业务的紧密集合。

 
 
责任编辑:罗京
 
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