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中国档案信息化发展的现状与趋势(四)

作者:中国档案学会档案自动化管理技术委员会

来源:中国档案学术网

2014-04-18 星期五

    2.4资源开发利用

    加快档案信息资源开发利用、实现社会共享是档案信息化的根本目标,“十一五”期间,各级档案部门认真贯彻《中共中央办公厅国务院办公厅关于加强信息资源开发利用工作的若干意见》(中办发〔2004〕34号)和国家档案局下发的《关于加强档案信息资源开发利用工作的意见》(国档[2005]1号)的文件精神,充分发挥档案信息化的技术优势,拓宽档案信息资源开发利用手段,不断加强和推进信息化条件下档案信息资源开发利用工作。2006年编制的国家《档案事业发展“十一五”规划》,根据“以档案信息化建设为重点”的指导思想,将信息化条件下的档案信息资源的开发利用工作作为“十一五”期间档案事业发展的主要任务,明确提出:加强多形式多层次共享平台建设,推进服务机制创新,促进档案信息资源的公开、共享和再利用,全面提升档案信息资源开发利用水平和能力;加快优化档案信息资源开发利用工作的保障环境,建立长效发展机制。各级档案部门也都将信息化条件下档案信息资源开发利用工作纳入本地区、本部门在“十一五”期间档案事业发展的重要内容。

    “十一五”期间,档案信息资源开发利用工作有效地纳入了国家信息化的工作范畴,国务院信息化工作办公室在2006年发布的《中国信息化发展报告》中指出:全国各级档案部门采取多种形式开展档案信息资源开发利用工作,主要是对原始档案资料进行专题研究和编撰出版;以信息技术为手段对原始档案进行数字化加工和处理,开发档案资料数据库;利用档案网站发布开放档案信息,为社会各界提供档案信息服务;建立现行文件查询利用中心,为广大人民群众提供现行文件服务,推进政府信息公开。为进一步推动信息化条件下档案信息资源的开发利用工作,2006年10月—2007年9月,国家档案局中央档案馆和国务院信息化工作办公室联合启动档案信息资源开发利用试点工作,表明以信息技术为手段的档案信息资源开发利用工作进入了一个新的阶段。档案信息资源开发利用试点工作主要内容包括传统载体档案数字化、政务信息资源管理、已公开现行文件利用、企业档案信息资源开发利用、公共文献基础信息库建设、档案信息资源社会化服务6个方面。与此同时,各级档案部门紧紧把握信息化发展的契机,充分应用先进的信息技术手段,着力于档案信息服务体系的建设,开展了形式多样的档案信息资源开发利用活动,有力地推动新形势下档案信息资源的开发利用工作,不仅创造了良好的社会效益和经济效益,而且为信息化条件下档案信息资源开发利用工作奠定坚实的服务与保障基础。主要体现在以下方面:

    一是档案信息利用服务平台建设。“十一五”期间,各地档案部门按照国家档案局《档案事业发展“十一五”规划》中所提出的“加强多形式多层次共享平台建设”的要求,以档案网站建设为重点,加快档案信息利用服务平台建设,为最大限度地面向社会扩大档案信息资源的开发利用工作提供了快速、便捷的渠道和服务途径。如辽宁省档案局以辽宁省档案信息网为平台构建档案网站信息资源共享体系,其中包括“全国档案网站新闻”、“全省档案网站信息”、“省、市两级现行文件”和“全省档案网站电子档案信息”四个共享平台;青岛市档案局以需求为导向,2009年对青岛档案信息网进行再次改版,提供全市13个综合档案馆的网页及开放档案查询平台,为用户提供档案馆际信息共享服务,构筑了开放档案信息资源社会共享的服务体系。许多档案部门通过档案网站,在档案信息资源体系建设的基础上,积极扩大发布开放档案信息资源的数量,推动档案信息资源的社会共享。如:甘肃省档案局将已有的数字化档案数据进行整理、鉴定、发布,实现全部目录的网上检索,并逐步实施全文浏览;大连市档案局将构建丰富的网上资源作为提升档案公共服务能力的重要基础,并计划在2010年底前将开放档案文件级目录全部上网,以满足公众对档案资源的利用需求。以实现档案信息资源社会共享为目标的档案网站及其资源共享服务建设,极大地推动了档案信息资源的开发利用工作发展。

    二是以专题数据库建设为核心的开发利用工作。“十一五”期间,各地档案部门以开发档案专题数据库为手段,积极探索信息化条件下档案信息资源开发利用新方式,充分发挥档案信息资源社会价值和经济价值,促进和谐社会建设。福建省档案局在分布式档案基础数据库建设成果基础上,充分发挥信息化和信息资源相结合的优势,积极推动以档案专题数据库的建设与提供服务为主要方式的新时期档案信息资源开发利用新模式。全省紧紧围绕服务和谐社会、服务海峡两岸经济区建设的主旨,以专题档案信息的方式集中展示本地区历史文化、风俗民情、人文景观、社会发展等丰富多彩的内容,共集中开发建设64个公共档案专题全文数据库,在“福建省分布式档案网站系统”上发布共享。南京市自2008年实施市区两级档案馆共建民生档案专题数据库以来,已建有婚姻、招工、独生子女、公证、兵役等档案专题数据库,共有数据350万条。各类民生专题数据库的建成,为档案馆查阅各类涉民行政审批及行政备案事项,帮助百姓解决实际问题提供了极大便利,提高了档案的查准率和查全率。

    三是各级档案馆成为政府公开信息的集中查询场所。推行政府信息公开是推进我国民主政治进步的一项重要大事,档案馆作为公众获取政府公开信息的场所,是党和政府赋予档案部门的一项重要职责,2007年国务院发布《中华人民共和国政府信息公开条例》,以法律的形式进一步明确了各级国家档案馆作为政府信息公开查阅场所的地位。“十一五”期间,各地都在综合档案馆内相继建立了同级政府的信息公开查阅场所,许多档案馆挂牌成立了“政府信息公开查阅服务中心”,依法履行向社会提供查阅已公开的政府信息,拓展了各级档案馆作为公众获取政府公开信息场所的查询职能。在各地党政领导的重视下,各级档案馆普遍加强了查询场所建设,明确责任部门,设立专门人员,简化查阅手续,编印服务指南,开放文件目录,实现计算机全文检索,建立政府公开信息查询系统,使档案馆成为社会公众查阅政府信息服务的重要窗口。中央档案馆建立了“中央国家机关政府公开信息查阅中心”,面向社会开放全国人大常委会、最高人民法院、最高人民检察院、国务院各委办局的政府网页所提供的近十几年以来的政策、法规、文件等政府公开信息,并且通过多种努力,让老百姓“进得来、用得上、信得过”,切实起到了国家机关与普通公民连接的桥梁作用;上海市档案馆是率先实施政府公开信息集中查阅的城市档案馆之一,在实践中不断创新档案资源建设理念、开放利用理念和公共服务理念,采取更贴近需求的手段和方式,多角度、多层面、多类型地开发政府公开信息和档案信息资源,满足人民群众的迫切需求,2007年4月在上海档案信息网上推出政府公开信息实用分类查询系统,网民可以方便地看到政府公开信息的数字化全文,系统每年点击数都超过200万次。浙江省各级档案部门进一步加强政府信息公开查阅场所建设,修订完善各项制度,建立需求导向机制,扩大现行文件收集范围,为政府部门和人民群众提供更为便利、更为人性化的查询服务方式。嘉兴市秀洲区依托社区信息亭,建立现行文件社区查询窗口,使普通市民不出社区就能查询到所需要的政府信息,不到一年,查询利用已达5000多人次。福建省档案局充分利用信息技术手段,于2008年,组织研发“福建省政府公开信息查询管理系统”,通过网络实现了政府公开信息的“一站式”查询服务,提供一个信息高度集中、利用方便快捷的政府公开信息“超市式”网上查阅,为政府与百姓之间的沟通架起了一座网络桥梁,为公众获取政府公开信息提供了便利。

    2.5档案信息化的标准体系建设

    档案信息化发展过程中需要解决的问题很多,其中相关标准体系的建设尤其重要,迫切性尤为突出。档案信息化的标准体系应当包括覆盖文件和档案管理的完整流程。

    国家档案主管部门对档案信息化建设相关的标准体系建设十分重视,并已取得较大进展,根据需要制订了《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894-2002)、《电子公文归档与管理暂行办法》(国家档案局2003年6号令)、《纸质档案数字化技术规范》(DA/T 31-2005)、《公务电子邮件归档与管理规则》(DA/T 32-2005)、《中国档案机读目录格式》(GB/T 20163-2006)、《电子文件管理暂行办法》(厅字[2009]39号)、《缩微胶片数字化技术规范》(DA/T43-2009)、《文书类电子文件元数据方案》(DA/T46-2009)、《电子文件长期保存格式需求》(DA/T47-2009)、《基于XML的电子文件封装规范》(DA/T48-2009)等;先后发布《电子公文传输管理办法》、《公务电子邮件归档与管理规则》、《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》等相关行业标准,以及《数字档案馆建设指南》、《关于做好档案数字化工作的意见》等;几个国际标准的采标工作也在进行之中,如ISO15489-1《信息与文献文件管理》、ISO23081-1《文件元数据:原则》已提交报批稿。各地方主管部门和基层单位在电子文件管理方面的行动十分积极。在《电子文件归档与管理规范》正式出台之前,吉林省白城市、上海市、云南省等地就陆续颁布了电子文件管理规章,将电子文件纳入归档范围,并总结了不少宝贵的经验,力求标准体系建设跟上档案信息化的发展进程。

    为适应档案信息化建设的快速发展,“十二五”期间的档案信息化标准体系建设任务依然艰巨。需要加强顶层设计,通过业务流程、生命周期、信息技术和资源描述等多重视角把握档案信息化建设标准,做到框架合理、体系完整,能够覆盖电子文件和档案管理的全过程。注意健全和完善已经发布标准的一些配套规范,例如:《电子文件签章管理办法》、《电子文件元数据管理细则》、《电子文件保管期限审定细则》、《纸质、照片、声像档案数字化工作细则》、《立档单位网上移交电子文件管理办法》、《电子档案数据交换接口标准》、《电子档案异质备份存储管理细则》、《档案信息更新管理细则》、《档案信息控制使用细则》等等,使档案信息化工作落到实处,便于操作。

 

 
 
责任编辑:罗京
 
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