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中国档案信息化发展的现状与趋势(三)

作者:中国档案学会档案自动化管理技术委员会

来源:中国档案学术网

2014-04-17 星期四

    2.2.3电子文件的管理实践

    1996年国家档案局成立了电子文件归档与电子档案管理研究领导小组,集合有关力量开展相关研究。2002年《全国档案信息化建设实施纲要》发布,将电子文件归档作为主要任务纳入全国档案信息化建设。2007年召开全国电子文件中心经验交流会,鼓励、倡导地方政府电子文件的集中管理。2010年国家档案局在全面分析我国电子文件系统建设现状的基础上,开展了“国家电子文件支撑平台系统”建设项目,旨在通过认真总结我国十多年电子政务建设正反两方面经验与教训、民族软件企业发展模式的利弊和认真梳理、分析党政机关、企事业单位对电子文件管理系统共性业务与技术需求,实现对电子文件管理系统标准体系的研究和编写,最终形成符合我国国情的、具有自主创新性与示范意义的、能够被社会所认可的、可以公开标准的、并可持续发展的国家电子文件支撑平台系统,初步实现我国对电子文件系统按统一标准规划、设计、建设、应用与管理,推动我国电子政务的标准化、国产化进程。以下地区对电子文件的管理实践具有一定的代表性:

    安徽省电子文件中心。该中心大体分三个阶段建设:2006-2007年,主要任务是制定政策框架,发布相应标准,建设基础设施,开发应用系统;2008年,对属于档案馆接受范围的所有省直单位形成的电子公文等电子文件进行收集,丰富电子文件数据库;2009年到2010年,与逐步建立起来的市、县二级电子文件中心连接,实现电子文件和数字化档案信息资源的集中管理和利用。

    浙江电子文件和数字档案备份登记。2009年浙江省提出了《关于开展电子文件和数字档案登记备份工作的通知》,全面部署开展电子文件和数字档案登记备份的各项工作。明确要求对具有重要保存价值的电子文件和数字档案进行登记认证,并由同级国家综合档案馆对经过认证的电子文件和数字档案进行数据备份。浙江省档案局制定了《全省电子文件和数字档案登记备份工作实施方案》,明确了组织领导、备份形式、工作程序等具体要求。

    江西省直机关电子档案在线报送与集中备份试点。江西省档案局2006年开始建设电子档案管理系统,旨在接收管理、异地备份省直机关在公务活动中形成、室藏未满20年的电子档案,并从制度、技术、标准规范及人才培养等各个方面建设电子档案管理体系,逐步实现以凭证性保障、长期可读为目的的规范化管理。

    2.3数字档案馆建设

    2000年,国家档案局在深圳召开了全国第一次数字档案馆建设研讨会,就此拉开了全国数字档案馆建设的序幕。此后,数字档案馆建设作为档案工作的一项全新事业、全新工程在全国各地获得快速发展,“十一五”时期成为数字档案馆建设的一个极其重要时期,数字档案馆建设开花结果,投入运行并取得绩效。

    2.3.1综合性数字档案馆建设的引领示范

    随着电子政务的迅速发展,数字档案资源的数量急剧增长,同时社会对档案的需求方式发生了转变,这些都对档案工作提出了新的要求。为适应这些变化,满足数字档案资源的有效管理和在线开发利用的需求,数字档案馆建设在各级综合档案馆率先启动并蓬勃发展,北京、上海、天津、浙江、福建、江苏、重庆、深圳、青岛等省市都先后开展数字档案馆的建设。仅以山东、浙江为例,数字档案馆建设从无到有,从初级阶段向规范阶段迅速推进,据调查,山东省已建成启用的数字档案馆有青岛、淄博、威海、济宁、泰安、日照、济南、烟台等8个市级数字档案馆和青岛市崂山区、威海市环翠区等29个县区级数字档案馆;浙江省数字档案馆建设起步早,2009年全省已开展数字档案馆项目建设的国家综合档案馆达到68个,占全省综合档案馆的三分之二以上,累计总投资达8000余万元。全省已建成启用的数字档案馆主要有省级数字档案馆,杭州、宁波、湖州、嘉兴、绍兴、台州、丽水、舟山等8个市级数字档案馆,杭州市萧山区、宁波市鄞州区、丽水市莲都区、上虞市、长兴县等部分县市区数字档案馆。可见,数字档案馆建设已成为全国档案信息化建设的重点,在各省市的数字档案馆建设中,各地相互借鉴,因地制宜,涌现出一批各具特色的典型。

    深圳数字档案馆。在探索数字档案馆建设中,深圳数字档案馆是公认的拓荒者。该工程于2000年5月经国家档案局批准立项,次年6月,被列为国家计委技术应用部门发展项目。其建设重点在于规划与设计,规划包括基础设施构建、档案信息资源建设、应用系统开发、标准规范建设和人才队伍建设等。其整体规划和总体架构比较完整,不仅有对馆藏数字化和馆务自动化的具体规划,还提出了实现文档管理系统和目录中心管理系统的中期规划,以及实现文件管理系统的远期规划。“十一五”期间,深圳数字档案馆开始二期工程的建设,主要内容为建设电子文件中心,意在以电子文件中心为依托,解决电子文件的接收和管理问题。

    青岛市数字档案馆。2001年启动建设,2003年8月通过国家档案局鉴定并正式启用,成为全国首家启用的数字档案馆。青岛市数字档案馆建设包括基础设施配备、档案信息资源建设、数字档案信息管理系统开发、档案信息网开通等主要内容,其中最具特色的是构建多媒体档案信息数据库,及时记录重大活动、重大项目和重大事件。

    浙江省数字档案馆。项目于2006年启动,整个项目分二期建设,一期工程已于2009年6月通过国家档案局组织验收。浙江省数字档案馆是一个集“收、管、用”为一体的完整体系,主要包括一个网络支撑体系,三个档案信息基础数据库(档案目录数据库、重要档案全文数据库与多媒体档案数据库)、三个信息中心(省直单位档案电子目录中心、省直单位电子公文接收管理中心与省级现行文件中心),两个网站(政务内网网站和公众网网站)和一个电子阅览室等建设内容。项目建设以档案信息资源开发利用为根本出发点和立足点,把数字化信息能够直接在网上提供服务作为检验数字档案馆成功与否的主要标志;以数字档案信息流动为目标,实现数字信息的动态管理,实现省级机关电子公文的网上在线接收、馆藏档案资料数字化管理与数字档案信息资源网上发布,满足利用者异地和远程利用服务的需求,为党和政府及社会公众有效提供档案信息服务。

    福建省数字档案馆。2010年7月,福建省档案局制发《福建省新馆“数字档案馆”建设规划方案》。规划根据数字档案馆“收、管、存、用”基本功能要求,方案设计以“馆藏档案数据库”为基础,以数字档案数据接收中心、管理中心、灾备中心、共享中心为核心建设内容的新型档案馆。

    2.3.2专业、行业、部门数字档案馆建设的探索实践

    除了综合档案馆建设数字档案馆以外,专业档案馆和企事业部门档案馆也开展了数字档案馆的建设。

    珠海市数字城建档案馆。该示范工程项目被列入建设部2006年科技项目计划,2007年6月通过建设部验收。其主要建设内容包括:基础设施建设、标准规范的制定、数据资源建设和应用系统开发建设四部分。该项目以“城市建设电子文件元数据”为基础,创建了以电子文件全程管理为核心的数字城建档案管理信息系统,形成了完整意义上的数字城建档案馆;项目建立的“开放城建档案模型(OUCAIS)”,确保了城建工程档案电子文件的真实性、完整性和长期可用性;在国内首次采用了数字资源长期保存的国际标准,与中国城建档案工作的实际相结合,形成了具有中国特色的城建电子文件全程管理系统;该项目在城建档案全过程的规范管理与控制方面具有国内领先水平。

    上海交通大学数字档案馆。该项目于2008年12月建成并开馆,是全国高校第一个数字档案馆,在数字档案馆平面化服务向立体化服务的转变历程中处于全国领先水平,在SOA架构应用、资源整合、网络信息采集、在线编研等方面进行多项创新,为我国数字档案馆建设提供很好示范。

    河北网通数字档案馆。该项目基于OAIS参考模型来规划建设,要求在数据的提交、收集整理、利用等各环节均采用数据包形式。

    2.3.3数字档案馆建设逐步规范

    为进一步规范数字的档案馆建设,尽可能的少走弯路,国家和地方档案部门纷纷结合数字档案馆建设的实践编制相应的建设规范,有效的指导全国各地的数字档案馆建设。

    山东省编制《数字档案馆建设规程》。2007年,山东省档案局率先制定《数字档案馆建设规程》(下称《规程》)。《规程》认为数字档案馆是指以电子档案为对象,以电子计算机等数字设备为手段,基于网络实现档案接收、整理、保管、鉴定、保护、共享利用的档案管理模式。其建设主要内容包括网络建设、软件建设、数据库建设、安全管理、制度建设、人才队伍建设、施工、监理与验收等。数字档案馆的应用管理平台建设应包括数字档案馆管理系统、电子公文归档管理系统、电子文件接收管理系统、档案信息发布管理系统等数字档案馆应用管理系统,分别在不同的网络上运行,其中数字档案馆管理系统应建立以数字档案信息收集、管理和利用为核心,涵盖整个档案馆业务工作的管理系统。

    浙江省编制《数字档案馆建设管理暂行办法》。2008年,浙江省档案局制定《浙江省数字档案馆建设管理暂行办法》(下称《办法》)。《办法》认为数字档案馆是指以电子化档案和部分电子文件为对象,以硬盘、磁带、光盘等数字化设备为载体,借助信息网络(如因特网、政务外网、政务内网)和计算机软件等信息技术实现接收、管理和利用等功能,并且具备严格完善的运行机制及管理制度的综合档案信息系统。数字档案馆建设内容包括基础设施建设、信息资源建设、应用系统建设和规范制度建设四个部分,最终达到档案信息接收、管理和利用的信息化、网络化、规范化。

    国家档案局编制《数字档案馆建设指南》。2010年6月,国家档案局发布《数字档案馆建设指南》(下称《指南》),包括总体要求、管理系统功能要求、应用系统开发和服务平台构建、数字档案资源建设、保障体系建设五个部分。《指南》认为,数字档案馆是指各级各类档案馆运用现代信息技术对数字档案信息进行采集、加工、存储、管理,并通过各种网络平台提供公共档案信息服务和共享利用的档案信息集成管理系统。数字档案馆建设是一项系统工程,需要经过调研、立项、论证、开发、运行等诸多环节,需要各业务部门、档案管理部门以及其他相关单位的共同参与,是一项长期的工作任务。

 
 
责任编辑:罗京
 
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