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现代档案管理新观念介绍与运用(下)

作者:浙江杭州市余杭区档案局高建华

来源:中国档案资讯网

2014-04-11 星期五

    3.关于“档案文化观

    3.1什么是“档案文化观”

    由于“一切文化都人类认识和改造自然、社会的实践经验的总结和物质形态的凝聚”,档案是人类认识世界和改造世界的历史记录,是人类智慧的物态结晶,是一种宝贵的精神财富。因而,档案也是一种文化——档案文化。人们对档案文化的认识或看法也就形成了人们的档案文化观,具体一点说,档案文化观就是人们对档案作为一种文化现象的认识或看法。档案文化观属于意识形态范畴,是档案意识的一个重要组成部分。

    3.2“档案文化观”的内涵

    档案是文化的积淀。由于人类文化的不断创造和积累,文化才日趋丰富多样。文化积淀的时间越久,也就越深厚。没有文化的积淀,也就没有文化的进步。档案是人类积淀文化的一种有效手段,是人类文化的贮存器,“人类的知识,90%以上来自档案文化的历史积淀”。如果没有档案,也就失去了连续地全面地直接记录和积累文化的原载体。因此,“档案作为文化的积淀,又是衡量文明的标准,现代国家把档案保存的多少,档案馆事业的发展作为衡量这个国家文明的发展的尺度,不是没有道理的。”

    3.3档案文化和档案文化观的提出,对于我们重新认识和研究档案、档案工作和档案事业具有重要的意义。(2)

    首先,有助于我们从理性的高度把握档案、档案工作和档案事业的文化属性。从国际档案界来说,“直到20世纪,多数档案机构在文化方面只是被动地发挥作用”。“但自1945年后,档案界对自己的职能,包括行政职能和文化职能两方面,进行了认真的重新评价,这有点夸大地称之为档案界的革命。”“这样,档案机构在传播自身的档案馆藏方面成为主动的文化单位。”我国《档案法》第八条规定,“中央和县级以上地方各级各类档案馆,是集中管理档案的文化事业机构”,这就以法律的形式肯定了档案馆的文化属性。因此,从文化的高度重新认识档案、档案工作和档案事业的性质就显得十分重要,对此,尼日利亚国家档案馆馆长U•O•A•埃思在第十三届国际档案大会第三次全体会议的辅助报告《档案学:国家和文化传统,还是一门国际学科?》中曾有过许多精辟深刻的论述,他在论文中指出,“一个国家的档案,不仅是政府成长和职能运行的反映,而且也是国家发展的见证。保存档案,首先也是最重要的一点,就是档案对产生它们的国家的文化价值,档案是人民的文化财富,在文化领域上占据一定的位置。”“从文化角度出发,一个国家的档案是研究社会政治、经济、历史和发展的最重要的信息资源。作为文化传统的重大领域,档案仍然是国家不可缺少的喉舌。没有它,社会的进步和文明将停滞不前。”因而每个国家都需要档案馆“作为记忆的仓库,存贮、保护和传播以往的经验和知识”。“一个国家的灵魂和宗旨就埋藏在她的档案中。”

    其次,有助于我们更为系统地研究档案、档案工作和档案事业,丰富和发展档案学理论。我们在研究档案、档案工作和档案事业时,不仅要研究一定历史时期的社会的政治、经济、文化、科技等活动对档案、档案工作和档案事业的制约和影响,而且要研究一定历史时期社会意识形态对档案意识(包括档案文化观)的制约和影响,并且还要“研究人们的档案文化观,对档案工作及其对社会的政治、经济、文化的发展,是起了促进作用,还是起了促退作用,并以此作为衡量人们的档案文化观是否科学、正确的标准”。此外,从文化角度研究档案、档案工作和档案事业,自身还可以构筑起一个理论体系,如档案文化的内涵、档案文化的特征、档案文化的价值、档案在文化(如企业文化、校园文化、社区文化等)建设中的作用、档案馆的文化属性与文化教育功能、档案文化资源的保护、开发和传播等,对于这些问题进行广泛深入的研究,可以丰富和发展我们的档案学理论。

    4.关于知识管理

    4.1什么是知识管理

    人在获取知识的过程中与信息的这种相互作用和内在联系决定了“知识管理”是一种对人与信息资源的动态管理过程。我们理解“知识管理”应是以“人”为中心,以信息为基础,以知识创新为目标,将知识看作是一种可开发资源的管理思想。简单说“知识管理”就是人在组织管理中对其集体的知识与技能的捕获与运用的过程。

    4.2档案管理与知识管理两者管理对象重叠

    档案管理的对象是文件、档案,知识管理的对象是知识。组织的知识分为显性知识和隐性知识。显性知识一部分来源于组织在自身各项职能活动中直接形成(包括制作和收到)的文件、档案;另一部分来源于组织通过收集、购买、交换等方式从外部获取的图书、报纸、期刊、数据库等。也就是说,文件、档案属于知识的范畴,属于知识管理的重要对象。中国台湾学者杨舜仁说:“知识管理顾名思义:为知识者,才纳入管理,而一般能够纳入信息系统管理的知识,不外以电子型态或书面型态存在”,因而,“知识存在的型态与文件管理之型态相同”。可见,文件、档案是档案管理和知识管理共同的管理对象。档案管理与知识管理的密切关系主要源于这种管理对象的重叠。

    4.3档案管理与知识管理的技术相同

    在数字化环境下,文件、档案产生、流转于各种各样的信息系统。对于非数字化环境下产生的文件、档案,为了使其适应数字化环境的要求,也必须对其进行数字化处理。因此,现代档案管理的全部活动——文件、档案的制作或接收、传递、处理、归档、整理、鉴定、保管和提供利用等都依赖于现代信息技术。而知识管理更是信息技术飞速发展的产物,知识管理的实现离不开计算机技术、通讯技术和网络技术等的应用。档案管理和知识管理都需要应用的具体技术或工具包括元数据、数据库、文本挖掘、搜索引擎、电子邮件、门户系统、信息代理、信息推送、信息安全技术等等。可见,档案管理与知识管理有着共同的技术支撑——现代信息技术。

    4.4知识管理融入档案管理后产生的作用。

    4.4.1.知识管理可以拓展档案管理的领域

    传统的企业档案管理过分强调档案与文件、档案与图书情报的区别,将文件、图书情报等排除在管理职责之外,从而极大地限制了自身活动的范围。传统的企业档案管理拘泥于历史记录的保管,而不是为现实工作服务,脱离于企业价值创造过程之外,从而极大地限制了自身发挥作用的领域。

    知识管理要求将包括文件、档案在内的一切载体形态的知识纳入管理范围,并将不同载体形态的知识进行整合与集成,建构一个整体的知识资源体系。知识管理强调在企业各项生产、经营、管理活动创造知识、共享知识、应用知识,使知识直接服务于企业价值创造活动。这样,档案管理就被融入一个更广阔的活动领域,而与组织的发展战略、业务活动直接相结合,成为企业日常工作中必不可少的组成部分。

    4.4.2.知识管理可以提升档案管理的价值

    传统的企业档案管理重保管轻利用,通过查卷、借阅、复印等落后的手段,被动地提供简单、浅层的档案服务,不能充分地满足用户对信息、知识的需求,不能有效地为企业各项生产、经营、管理活动服务。

    知识管理强调借助先进的信息技术,通过现代化、智能化、人性化的手段,主动地为用户提供高级、深层的信息、知识服务,最终实现知识的价值,提升企业的核心竞争力。知识管理对知识服务的强调和价值创造的关注,使得“知识管理专家能够增强文件管理工作者对信息和知识利用的理解”,促进文件、档案的开发利用,从而提升档案管理的价值,提升档案管理机构与人员在企业组织体系中的地位。

    本文主要对大档案观、档案记忆观、档案文化观、档案知识观等重要观念作了简明扼要的介绍。这些新观念,或拓展了档案的内涵,或提升了档案工作,或发展了档案事业,它们既开阔了档案人员的眼界,又更新了档案管理的知识,意义重大。与时俱进的现代档案工作者要认真吸取新知识、提高档案工作新技能、重塑档案职业新形象,用新的观念、新的知识和新的技术促进档案事业科学发展。

    参考文献:

    (1)杨来青:《青岛市档案馆“城市记忆工程”的实践与思考》,《“档案与城市记忆“论坛文集》,《中国档案》杂志社、上海市档案局2008年汇编);

    (2)绍兴文理学院 潘连根:《论档案文化观》;

    (3)中国人民大学徐拥军:《档案管理与知识管理的关系研究》,《山西档案》2008-1。

 

 
 
责任编辑:罗京
 
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