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当前档案信息化建设的目标和主要任务

作者:国家档案局技术部副主任蔡学美

来源:四川档案

2014-04-09 星期三

    面对新的形势和发展要求,档案信息化建设的目标是:积极采用和充分利用先进成熟的信息技术和基础设施,满足各级档案部门信息化管理的需要;优先开展案卷级、文件级机读目录数据库建设,稳步推进传统载体档案数字化建设,高度重视电子文件归档和电子档案接收工作,努力建设全面反映过去和现在国家和社会面貌的档案数字资源体系;深度介入各类信息化系统,研究提出文件、资源的档案化管理要求,确保电子档案来源可靠、管理可信、长期可用;努力促进信息化与档案管理各环节业务工作的高度融合,使信息化成为提升档案管理水平、适应时代发展需要的基础性核心手段。

    为达到档案信息化建设目标,当前应当做好以下几方面工作。

    电子文件归档及管理工作

    电子文件归档工作是信息时代档案部门的一项重点和难点工作,是实现电子文件向电子档案转化的关键环节。做好电子文件归档工作最重要的是在单位内部建立电子文件管理规章制度和配备电子文件归档及电子档案管理系统。在建立电子文件管理规章制度工作中,最核心的是确定电子文件归档范围、保管期限和明确与电子文件管理相关各部门的职责;在配备系统中,最核心的能够使档案系统与单位办公或业务系统实现对接,能够对前端形成系统提出数据格式、数据结构、元数据等方面的要求。

    电子文件归档时应当至少完成以下工作:在规定的时间内进行归档操作,准确划分保管期限,对电子文件的真实、完整、可用、安全方面内容进行鉴定、检测,相关责任人进行归档确认。各单位电子档案管理系统应当至少具备以下功能:接收经办公系统或业务系统产生,经过归档确认后的电子档案数据;按照职能或技术等方式进行分类;按照管理或利用等不同要求对电子档案数据进行处置;对电子档案进行检索、统计、发布;在线或离线备份电子档案数据;日志、权限、维护等系统管理功能。

    电子档案移交接收工作

    国家档案局于2012年8月印发了《电子档案移交与接收办法》(以下简称《办法》),标志着各级档案馆可以有序依规开展电子档案移交与接收工作。

    电子档案的移交与接收必须基于计算机信息系统来完成,《办法》仅仅规定了电子档案移交与接收基本的、原则性的要求,在移交与接收工作中,还需要各级档案馆通过布置系统、配备设备、安排人员、建立制度来具体落实。电子档案移交与接收工作是一项全新的工作,需要将信息技术融合、应用到档案管理工作中去,面临许多技术难题和挑战。比如,对电子档案移交数据构成的要求。电子档案数据构成分两个方面,一是内容数据构成,比如文书类电子档案主要包括过程稿、签发稿、审批过程信息、元数据等,而业务类电子档案,其内容数据构成差异性就比较大,目前还没有形成统一的相关要求,需要各行业根据自身的业务特点研究提出具体规定;二是技术构成,技术构成是指电子档案体现的电子化特征,就是与信息技术相关的基本要求,如不同类型数据的格式、一“份”或一“卷”档案内容各种数据的关联方式和组织结构、电子档案数据与源系统或设备的依赖性或关联性、存储地址和方式等。

    《办法》的制定发布,为各级档案部门开展电子档案移交与接收工作提供了政策依据和业务指南,各级档案部门应当按照《办法》的要求,开展电子档案形成状况调查,做好系统配置、设备配备、人员培训、制度建立等各项准备工作,稳步推进电子档案移交与接收工作。

    档案数字化工作

    档案数字化是建设档案数字资源的重要途径,对于带动档案整理和管理,促进档案利用,保证档案安全等具有非常重要的意义。

    做好档案数字化工作应坚持几项原则:

    (1)要坚持以需求为导向的原则。要从满足档案利用需求、保护和抢救档案原件需要出发,根据各自工作基础、人员力量、经费规模统筹安排档案数字化工作。

    (2)要坚持完整性的原则。应当有效保证档案信息的完整性,一个案卷或一个专题的档案应当全部进行数字化,不能视档案信息内容的重要与否删减数字化内容,避免人为造成档案信息不完整现象出现,给档案管理和提供利用造成障碍。

    (3)要坚持目录优先的原则。对于馆藏量较大、基础工作比较薄弱的单位,应当优先建立文件级目录数据库,为开展全文数字化工作奠定基础。

    (4)要坚持方便利用的原则。数字化的主要目的是方便利用。对已经数字化的档案,要及时鉴定,划分公开范围和控制使用范围,并将公开范围的档案及时向社会开放,确保可以公开的数字化档案向社会提供利用。

    档案数字化一定要注重基础工作的质量。档案数字化是应用计算机等相关技术对档案数据进行高效管理,档案数据的详略、对错决定着数字化工作的成败。应当对档案案卷进行准确无误的分类、整理、编页,建立高质量的案卷目录和文件目录,为数字化工作奠定坚实的基础,从源头上杜绝计算机管理的差错。要注重数据的规范和质量。档案数据的存储格式必须符合国家标准。档案信息是需要长久保存和利用的重要资源,数字化后的档案数据同样需要长久保存和共享利用。档案数据存储必须采用国家标准规定的数据格式,国家标准未规定的,应当采用通用的、开放的数据格式,杜绝采用相关公司自有的数据格式。要加强数字化档案数据的管理。应当建立数字化档案数据的管理制度,对数据的存储、备份、运行、利用、迁移等提出明确要求。应当配备相对独立的软硬件环境对数字化档案数据进行存储、管理。重要数据进行异地异质备份。

    数字档案馆建设工作

    数字档案馆是各级各类档案馆信息化建设成果的集中体现,是信息时代对档案馆发展方向的必然要求。

    做好数字档案馆建设,网络建设是基础。在数字档案馆中,数字档案信息的传输、管理与利用主要依靠档案网络平台,应当按照一定时期内数字档案管理需要,建设好馆内局域网、链接政务网、接通英特网的三网平台。信息技术应用是主要手段。要通过数字化、数据库、网络、软件开发、信息安全、迁移、海量数据管理等先进成熟技术的综合应用,实现数字档案馆的各项建设。应用系统开发是重点内容。开发应用符合功能要求的管理系统是数字档案馆建设的重点内容,是数字档案馆建设成功与否的重要体现。“收集、管理、保存、利用”这四项业务既是传统档案工作的基本业务环节,也是数字档案馆管理系统设计开发中应把握的基本功能需求。实现科学管理与共享利用是主要目标。数字档案馆是一个科学管理系统,它使得数字档案的“收集、管理、保存、利用”各项管理功能互相连接、相互作用、密不可分,每个功能管理环节都至为重要,只有通过数字档案馆建设与系统应用,综合提高管理水平,才能提高档案工作效率,实现档案馆各项业务的网络化、自动化的科学管理;随着信息公开政策的要求和信息技术手段的不断发展,不断满足人民群众日益增长的档案信息需要也逐步成为档案工作的根本出发点和落脚点,档案资源的开发利用已不单纯是档案馆内利用或是被动的档案查阅利用服务,借助信息化的手段,不断扩大档案信息的公共服务与共享利用、实现档案信息资源的社会共享,已成为在新的历史条件下创新发展的新目标、新要求。

    

 
 
责任编辑:罗京
 
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