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现代档案管理新观念介绍与运用(上)

作者:浙江杭州市余杭区档案局高建华

来源:中国档案资讯网

2014-04-09 星期三

    近年来,档案部门和档案学界提出并运用不少档案管理新观念,实现了档案观念更新、推动了档案工作科学发展。本文试图对大档案观、档案记忆观、档案文化观、档案知识观等重要观念进行综述并提出融入新时期档案工作的措施。

    1.关于“大档案观”(或“泛档案观”)

    1.1什么是“大档案观”

    传统认识中,档案是指已经办理完毕,并因具有保存价值而归档的文件。甚至,在许多人印象中,档案仅是指归档保存的纸质红头文件(即党政机关的正式公文或党政文书档案)。笔者认为,为适应信息技术发展、档案内容与形式变革和人们信息需求变化的要求,档案工作者应该提倡一种“泛档案观”(或者说“大档案观”)。所谓“大档案观”,即是将一切具有保存价值的文件视为档案,而不论这些文件是否办理完毕,不论这些文件是红头文件还是非红头文件,不论这些文件是纸质的还是电子的,不论这些文件是文字、图表的还是音频、视频的。

    1.2提出“大档案观”的必要性

    1.2.1档案室档案要收集齐全完整

    有些单位档案室的档案人员局限于“档案是文件”的传统观念,只收集红头文件,非红头文件被排除在外,导致室藏内容单一。“大档案”观不仅要求收集红头文件, 更有必要把单位职能部门产生的非红头文件或“帐外文件材料”(通常指未经文书部门登记,在收发文登记中无据可查的文件,但它又往往是构成最有价值档案的主要来源)。如工商行政管理局,通常所说的文书档案只占单位档案的10%都不到,大量的90%的是工商企业登记档案等专业档案。一般来说,账外文件可以分为几个大类:上级机关单位寄送本单位所属对口部门的文件材料;下级单位寄送本单位所属业务科室的,如情况反映、业务报告;机关各业务职能科室自己形成的文件材料,如统计报表、专题总结等这些一般只是自己使用,不必上报的文件;文秘部门等的文件;单位领导及其他人员外出开会或参加重要活动带回的文件材料;因突发性事件形成的文件材料;上级领导来单位视察及检查指导工作期间的讲话、题词等书面材料、声像材料等;本单位干部职工名册、工资册、各种统计表、登记表等材料。在企业,档案专家认为,企业档案室除了收集档案外,还要收集图书、情报、市场信息等对企业决策、生产、经营有用的所有信息,甚至可以把档案建成集档案、图书、情报于一体的信息中心。

    1.2.2档案馆要整合档案资源

    集中统一管理是档案工作的基本原则,也是新形势下提升档案工作水平,更好地利用档案资源为社会服务的根本保证。在计划经济条件下形成的传统档案管理模式是与档案馆服务对象主要为各级领导和党政机关相适应的,是为了方便各级领导和党政机关的运用;各个部门和单位形成的档案资料分散在档案形成部门,也主要是为本单位领导和本单位工作服务的。尽管档案法律法规要求部门档案要按规定及时移送到各级国家档案馆,以便及时向社会公众开放(其中涉及经济建设的,可不受时间限制)。但由于受到经济利益的驱使,部门形成的档案资料的移送,并没有得到较好地执行,使得档案资料不能及时地与社会公众见面。这与经济社会发展的要求相比,与信息时代发展的趋势相比,与人民群众不断提高的服务需求相比,很不协调、很不适应。新时期各级国家档案馆对行政区域内的档案资源实行集中统一管理,是要求通过对国家档案资源归属与流向的调整,档案机构的归并等措施,进一步理顺档案行政管理部门与有关部门在专业档案工作中的关系,建立以档案行政管理部门为主体,各有关部门配合的国家档案监管体制,变专业档案的多头管理、分散保管为国家综合档案馆集中统一管理,最大限度地优化配置国家档案资源和发挥其作用。档案资源整合主要通过物理资源整合、数据资源整合、应用系统整合加以实现,重在体现档案信息的系统性、有效性与共享性。它不仅仅是在物理形态上实现了各级国家档案馆对本行政区域内档案资料的集中,更重要的是在管理体系和开发利用上实现集中和统一。档案资源整合既是新形式下贯彻集中统一管理原则的需要,也是实现档案资源集中统一管理的唯一有效途径。

    1.3“大档案观”可以拓展和提升档案工作。

    有人可能会质疑这种文件/档案的外延,从传统的严格意义上的文件/档案拓展到包含非正式文档、外部信息、隐性知识的“大档案观”或“泛档案观”,担心这样做会损害档案工作的特性,偏离档案管理的主线。对此,中国人民大学教授徐拥军博士在他的论文做出了精彩的回应:“一者,‘大档案观’或‘泛档案观’下,档案管理对象的主体仍是严格意义上的文件、档案,非正式文档、外部信息只是有益的、必要的补充,如同我们过去强调档案馆(室)应该收集相关的资料一样,不会从根本上损害档案管理的特性。二者,在机构精简的情况下,公司里许多机构都会肩负多项性质类似的工作。许多公司没有负责收集、管理非正式文档、外部信息的专门机构,那么这些工作由档案机构来肩负最为合适。更何况,知识管理要求集成管理全部信息、知识资源,以便于信息、知识共享。三是,过去档案界人士严格区别档案与文件,档案与其他信息、知识的努力,“主观上以坚守档案‘本职’工作为目的,客观上严重束缚着档案界与时俱进的发展步伐,其结果只能使档案界自己的工作领域越来越趋于狭小,档案职业在社会分工中越来越趋于边缘化。”在实践中,一些公司的档案部门应用“泛档案观”,取得了巨大的成功。例如,海信电器股份有限责任公司综合档案室建立了每个型号彩电产品生产、经营、销售各个环节的档案,同时大力从外部搜集反映国内、国际同类产品市场供求和发展趋势的最新信息,并定期编制成档案信息动态,及时发放到企业的生产、经营、销售等部门和有关技术人员手中,为他们提供最及时、最完整的档案信息服务,为企业决策作出了重要的贡献。

    2.关于“档案记忆观”

    2.1什么是档案记忆观

    档案记忆观的提出20世纪90年代以来,随着联合国教科文组织倡议并组织实施的“世界记忆工程”项目的展开,“记忆”成为档案界继“信息”与“知识”之后的又一重要概念,其影响日渐显现。2001年11月由中国人民大学倡办的“中国首届档案学博士论坛国际学术研讨会”,其主题便是“21世纪的社会记忆”。冯惠玲教授指出:“本次论坛的主题‘21世纪的社会记忆’既注释了档案事业一如既往的历史职责,更表达了档案学者对未来严肃而认真的思考。”2004年在奥地利召开的第十五届国际档案大会,围绕“档案、记忆与知识”这一主题,讨论了档案作为人类记忆库的重要社会功能及若干相关核心问题。随着档案界对“记忆”这一概念的重视和探讨的深入,“档案记忆观”作为档案学新视点被提出来。“档案记忆观是指人们对于档案作为社会各项活动的原始记录而具有的构建人类社会记忆的作用和价值的基本认识。其核心内涵是:基于对档案社会记忆属性的深刻认识,把档案与社会、国家、民族、家庭的历史记忆联结起来,强调档案是一种社会(或历史、集体)记忆,档案馆是“记忆的保存场所”,并从个人乃至民族的根源感、认同感、身份感的高度去看待档案及其保护的重要思想或观念。

    2.2提出档案记忆观的必要性

    上海大学丁华东教授从社会记忆理论出发,认为档案与社会记忆的关系表现为载体关系、客化关系、建构关系和控制关系;档案的社会记忆建构功能体现在社会记忆的触发功能、传承功能、证实与纠正功能、形象化功能和张扬功能;档案工作者在社会记忆向度层面承担的角色,既是社会记忆的保护者,又是社会记忆的中介者,还是社会记忆的建构者。基于此,档案界应积极行动,开展对档案记忆的研究,“走进记忆之门”;参与世界记忆工程,开展中国档案遗产名单;开展社会记忆建设项目,拓展档案工作领域,更全面地构筑社会记忆。

    2.3成功经验:“城市记忆工程”的开展。

    2002年起,青岛市政府拨出专款,由青岛市档案馆实施“城市记忆工程”。该工程通过摄像、照相等技术手段,全面记录21世纪初期青岛的城市面貌,并对即将开工建设项目的原貌进行了抢救性记录。到2006年底,“城市记忆工程”一期计划项目基本实现,形成了850条主要街道、120个城市村庄、195个企业事业单位、80座优秀建筑、60个风景名胜点、116个居民小区、40个古遗址、76个里院建筑、37个名特优产品、15条河流、100多个建设项目等共计1752个项目的2万多分钟录像档案和2万张照片档案,在国内率先形成了规模化的城市面貌档案库。以后,青岛市档案局馆又把记忆的视角拓展到城市的文化、社会生活等新的领域。(1)

    2.4“档案记忆观”的实践,体现了档案部门主动记录历史、构建社会记忆的重要作用。

    传统的观念认为,档案工作者记录过去而非未来,处理历史事件而非现实或未来事件,他们不构建历史和记忆,因为这是史学工作者和其他档案用户的角色。但当代档案工作者认为,档案工作者是建构社会和历史记忆的积极因素。在此过程中,他们不仅有义务保护或记录过去,还有责任把未来的需要和期望铭记于心,惟其如此,才更能反映社会的“价值”而不只是某些重要用户或传统用户的价值。(未完待续

    

 
 
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