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浅析做好档案局馆档案信息化网站巳开放档案史料集群系统工程建设的思考

作者:陕西省档案局(馆)缪平均

来源:中国档案资讯网

2014-04-09 星期三

    在新形势下,伴随着互联网的普及与发展,从中央到地方,各省、市、自治区各级各类档案局馆,档案网站巳开放档案集群系统网络化建设,已经越来越为人们所重视,受到广大基层档案工作者的青睐。档案局馆档案网络化、信息化建设的发展,为当今社会各界经济发展,基层广大人民群众和网络用户,提供了大量档案信息利用的周到服务。同时对开展档案事业的宣传,实现同系统档案局馆巳开放档案信息资源的共享,促进档案的社会化综合利用,起到了积极的作用。社会要求档案信息资源共享,为档案部门采用网络技术提供了良机,计算机和网络技术的发展,为档案部门实现巳开放档案史料信息共享提供了可能的条件,档案部门现代化管理的现状为采用网络技术使巳开放档案史料走向社会奠定了一定的基础。

    然而,目前各级各类档案局馆、档案网站建设发展滞后,大都是各自为政,互不兼容,形成了一个个互不联系的“信息个体”,影响到了整体档案信息资源的开发与共享,因此笔者认为:全国各省各级各类档案局馆,应在国家档案局、中央档案馆统一安排部署下,应尽快加强各级同类档案网站巳开放档案集群系统工程建设工作,使其走向正规化、规范化的道路。

    一、做好档案局馆档案网站巳开放档案集群系统工程建设的意义

    所谓档案网站巳开放档案集群系统工程,也就是整合各级各类档案局馆区域内,档案网站巳开放档案信息资源,统一档案内功能模块、版面形式、信息沟通渠道和安全管理模式,实现区域内同一类型巳开放档案信息资源共享的网络管理平台。在互联网高速发展的今天,单一化独立网站的作用是非常有限的,且不适应新形势下发展的要求,而集群式档案网络化的规模效应,将对各级各类档案局馆馆藏档案的利用、开发和服务带来新的启迪。在当前互联网高速发展的信息时代,它不仅仅是工作方式和档案工作者服务手段的改变,更是现代人们的一种思维、理念和管理方式的转变。它使同系统档案馆网站馆藏内容不再成为独立的个体,从而借助互联网这一平台来体现用户和档案局馆馆藏档案信息网站之间的参与性和互动性,同时各级各类档案馆各档案网站通过相互链接,实现同一类型全国各级各类综合档案局馆间巳开放档案信息网络化。档案网站巳开放档案集群系统工程建设,为全国各级各类综合档案局馆和广大基层档案工作者与利用者之间的交流和互动提供了一个很好的沟通平台。首先,它能够为各综合档案局馆的档案界工作者相互交流提供综合性、政策性、学术性、导向性以及档案利用信息,为档案事业服务;其次,它能够为广大基层档案工作者、档案学者提供工作研究参考、学术交流、信息共享的氛围和平台;再次,在档案网站中,有可供广大用户相互联系的电子邮件。一个好的网站至少应该支持开设自己的电子邮件、电子公告板、文件传输及远程登陆等应用方式中的一种或几种。基层广大档案工作者可通过以上的方式和方法与广大人民群众及社会利用者进行互动交流,同时及时收集、分析用户们反馈回来的信息,了解用户们的个人需求,从而不断改进工作,以满足用户的要求,提供更周到的服务。

    全国各级各类综合档案局馆馆藏巳开放档案信息,网站集群系统工程的建立,使异地用户可以通过网上直接查询和检索到存放在不同地区档案局馆的档案信息,无需花费利用者大量的时间和精力到不同的档案局馆亲自去查档。通过创新和工作方式的改革,我们惯用的传统的档案服务发生了较大的变化,馆藏档案信息服务手段显示出了信息数字化、传递网络化、服务迅速快捷化,档案信息资源共享化的显明特点,各级国家综合档案局馆,都可以汇集馆藏巳开放纸质档案,音像、光盘、缩微品等数字化档案,以及不同形式和内容的多种巳开放档案信息资源,借助互联网与信息技术,建立起档案局馆内集馆藏档案信息开发、检索、利用多功能于一体的服务体系,最大限度地满足社会经济发展和获取馆藏巳开放档案信息的需求。

    二、建立健全全国各级各类馆藏档案网站巳开放档案史料集群系统工程是新形势下档案工作的需要

    就目前的形势发展来看,全国各省、市、自治区各级国家综合档案局馆正在从封闭半封闭状态向新的开放型、现代化的档案局馆发展。而馆藏档案信息的开放,特别是通过网站形式开放馆藏档案信息的步伐,在当今信息时代显得尤为缓慢些。馆藏档案信息逐步开放社会,是目前社会主义经济建设的需要,是社会逐步走向文明和进步的体现。努力建设好各级各类档案局馆档案网站巳开放档案史料集群系统工程建设,是整合加强区域档案馆藏信息资源,实现馆藏档案信息资源共享的有效途径。它将为档案系统信息化建设整体水平的提高,创建新的信息化工作交流平台。因此,应尽快加强档案馆网站巳开放档案史料集群系统信息化建设,这一工程的有力开展,可以促使各级各类档案馆从封闭状态逐步向开放型发展,打开公开信息的窗口。这样档案局馆就可以在自己建立的档案网站上举办展览,开放档案目录,开放政府部门已开放的现行文件,建立馆藏档案信息专题数据库,开通开放馆藏档案的全文检索和阅览服务,接受不同地域内社会广大网上群众提交的查档预约单等等服务,这就为档案事业的现代化发展,提供了美好的前景。

    全国各级各类综合档案局馆档案网络巳开放档案史料集群系统工程建设,是档案信息化发展的必然趋势,是对传统档案工作的挑战,同时也给档案事业带来了新的机遇,各级档案局馆行政部门及广大基层工作者,应积极采用新技术,加快档案管理现代化的发展。在信息社会中,信息的飞速增长,促使人们充分利用各种信息,使其在促进生产发展,提高生产率,改进生活质量等方面起到积极的作用。档案的利用工作是档案工作的核心环节,馆藏档案信息服务,应以最大限度地满足利用者的需求为目的,及时、准确、系统地为用户提供档案信息。而传统的档案服务观念、服务方式、服务途径及服务手段已极大限制了我国档案事业的发展。档案网络巳开放档案史料集群系统工程建设新技术的应用,将使档案服务形式发生根本性变革,它将打破档案的地域性、封闭性,使档案信息资源成为一个统一的、开放的信息资源系统。由于档案信息网络分布面广,同时具有双向传输功能,因此不仅能向网上输送档案信息,而且还能从网上获取许多与档案历史有关的信息。这同以往手工操作及目前一些档案局馆内部的计算机管理相比较,有着无法比拟的优越性和先进性。档案局馆档案网络巳开放档案史料集群系统工程建立后,一旦并入互联网,它就成为网络中的一种管理系统,档案用户之间、档案局馆与档案网络之间、档案局馆与档案利用者之间的地理距离将因网络的连接而消失,彼此之间的交流与合作将在档案工作的管理中普及,促进了我国档案事业的现代化发展。广大档案用户在办公室或家里的计算机前,就可以对远程数据库进行访问,查阅自己所需的档案信息,这为档案的利用拓展了空间,使档案资源的开发型和普及程度向更广阔的方向迈进。

    三、全国各级各类档案局馆建立馆藏档案信息网站巳开放档案史料集群系统工程,应需要做好以下四个方面的工作

    (一)保持馆藏档案信息数据库内结构内容和主要功能范围内的统一。当前,各级各类档案局馆馆藏档案信息网站所建立的档案信息数据库,因数据类别、数据结构及其检索查询系统的型式不同,不能做到相互利用,档案信息资源又不能共享,在此,笔者建议:一是档案局馆档案网站集群系统工程的建设,应在“统一归范”的型式上狠下功夫,使各档案馆档案网站集群系统的档案数据库结构和主要功能模块保持一致。这样一方面使各省及各类综合档案局馆所建立的档案网站实现分级互联,各局馆档案网站集群系统工程,按照国家《文书档案目录数据库结构与著录细则》,统一规范各级档案局馆档案网站。另一方面,在建立档案局馆各类档案信息数据库时,采取统一的数据库结构和规范的标准,逐步形成一个可以实现的管理体系,为各级各类档案馆信息资源的交换与信息共享,打下坚实的基础,从而达到真正实现馆藏档案信息资源共享的标准化和现代化水平,为异地利用者提供一个档案信息共享的平台。二是档案局馆档案网站的主要功能和模式要保持严格的统一和一致性。各级综合档案局馆在概况介绍、政策法规、公文传输、现行文件中心及档案检索等,主要功能模式上也保持基本一致,使各地档案信息共享渠道畅通,使档案网站真正成为档案工作的宣传窗口与档案信息利用的中心,让档案网站走向社会,走向广大人民群众的心中,服务于社会和民众。三是要统一规划、集中建设,避免各省、市档案局馆档案网站重复投资,各自为政。各级国家综合性档案馆网站建设,都应集中到规范统一的服务设置上,由各省级档案局馆组织本地区、各级档案网站的相关人员进行专门的技术培训和辅导,具体由各级档案行政部门负责本单位网站的维护和管理。

    (二)建立健全具备各级档案网站数据库的组合检索查询系统。档案局馆档案网站巳开放档案史料集群系统的档案信息资源开发和建立,涉及诸多具体的方面。档案信息资源的有效检索查询是档案网站集群系统建设的核心和关键环节,各级档案局馆档案网站要开发出高效的档案信息检索查询系统,使其能适应新形势下馆藏档案信息的网上检索查询,实现网络环境下的快节奏、高质量、高效率的信息利用服务效果。如果各级档案馆档案网站的各种数据库,都集中建立在同一服务设置上,在开发档案信息检索查询系统时,要实现各级档案局馆档案网站数据库的组合检索查询功能就会比较容易些,从而为实现各省、市档案局馆档案信息的资源共享服务打下良好的基础。

    (三)档案局馆档案网站巳开放档案史料集群系统的形式与内容,要更突出展现本地区馆藏档案的文化性与地域的人文特色。各级档案局馆馆藏的档案都具有其浓厚的文化性,档案局馆档案网站巳开放档案史料集群系统开发建设,应该在突出反映本地区的档案形式和内容及文化底蕴。一是在网站的具体版面设计与美工设计上,要充分体现该地区的风土人情和地理环境,展现本地区的文化底蕴。二是网站内容要新颖别致,与众不同,形式多样,给人以新鲜感,反映出自身的本质和特征。页面展现要生动活泼,雅俗共赏。要充分利用网站,举办各种类型珍贵档案展览;现行文件中心,对政府部门新发布的新政策需告知全体公民周知的,要及时予以公布;要充分发挥馆藏档案资政育人的宣传教育作用,为广大人民群众、青少年提供热情周到的服务和“爱国主义基地”的宣传教育作用。要进一步开拓基层广大档案工作者广阔的思路,拓宽视野,改进观念,让馆藏档案信息融入今天的社会,服务于今天的人民群众和党的经济建设,让社会了解档案,让档案走进千家万户,让档案馆成为广大青少年接受爱国主义教育的美好殿堂。另外,还要随时掌握倾听社会与公众反馈的建议和意见,不断改进网站的内容和宣传形式,并注重网站档案内容的宣传效应,增大点击率,扩大档案在社会中的影响力,以适应学术界和人民群众的需要,使馆藏档案信息更好地为当今社会经济的发展服好务,为中国特色社会主义经济建设的大发展,实现中国梦,创建和谐社会做出新时代档案工作者应有的贡献。

    “境由心造,事在人为”。事有所成,必是创新所成。思想僵化,因循守旧,看摊守业,必定落伍于时代;小进即止,小富即安,小成即骄,必定成不了大业。档案事业的创新和发展需要永不自满,需要无私无畏、默默无闻、脚踏实地的奉献精神,需要科学精神。档案工作者要着眼于发展眼光和实践谋略,有敢为人先、敢树正气的锐气和迎难而上、知难而进的勇气,不拘泥于传统封闭的思维观念,不止步于已有的成绩,不束缚于现成的经验。要努力增强改革、创新、发展意识,提高自身的创新本领,不断探索做好各级综合档案局馆档案网站,巳开放档案史料集群系统工程建设创新的途径,以新的思路、新的举措,不断开创全国各级各类综合档案局馆档案信息化网站,巳开放档案史料集群系统工程建设科学发展的新局面。为全国各省、市、县日益繁荣昌盛的文化事业和精神文明建设,做出我们档案工作者的贡献,实现我们广大档案工作者在全国经济、文化事业发展中突出地位、社会价值和作用。

   参考文献:

    1.《中华人民共和国档案法》,《中华人民共和国档案法实施办法》。

    2.《全国档案馆设置原则和布局方案》,《各级各类档案馆收集档案范围的规定》。

    3. 国家档案局(2010)《数字档案馆建设指南》。

    4.《各级国家档案馆开放档案办法》。

       

 
 
责任编辑:罗京
 
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