母校寄来的查档证明怎么这么“重”？远在杭州的李先生是西安电子科技大学的校友，急需入伍和退伍时间证明，便联系母校档案馆查档。隔日收到快递，已为效率一惊，更没想到的是，本以为只是薄薄一页，拆开后发现，定制版专用信封鼓鼓的。里面不仅有所需证明材料，还有一封致校友的信、一件校园文创、一份当期校报和一份招生简章。看到这些，美好的校园时光在他脑海中清晰起来。
这是该校破解利用服务“一次性”难题，用档案在师生校友和学校间建立连接，把一次性服务变成长久情感纽带的创新尝试。
三馆编印的《档案中的西电经典教材》
锻造金牌服务
西电档案馆、校史馆、博物馆的历史最早可追溯到1981年成立的综合档案室。岁月轮转，三馆不断融合、壮大。自2020年6月起，正式合署办公。
“我们一直在思考如何把利用服务做到让师生校友满意。”在馆长秦明看来，最重要的是要让“一次性”服务成为情感纽带。如，档案服务经历了从“收费服务”到“免费办理、邮寄到付”，再到“免费办理、免费邮寄，并附有校园文创产品等多种赠品”等阶段的跨越，是用心用情用力做好服务的有力印证。
因时而变、因需而变，利用服务日益便捷高效。档案馆办公室主任强薇介绍，三馆建成了档案利用服务平台、红色档案数据库、微信端档案利用服务模块、智能问答系统，开通了档案业务办理短信提示功能，方便师生校友及时了解业务办理进度等。
建立制度保障
“师生校友的合理诉求，不仅要在第一时间及时满足，更要用完善的制度予以保障。”秦明表示，建章立制的目的，是用始终如一的金牌服务走进校友的心，让他们感受到关怀与温暖，感受到同属于西电人的身份认同，进而激活其对母校的深厚感情。
在日常工作中，三馆工作人员牢固树立“管理就是服务”的理念，严格落实“日清月报周反馈”工作制度，积极实行“首问负责制”和“限时办结制”，广受利用者好评。“请问您之前咨询的业务办好了吗？”这是工作人员回访时最常问的一句话。通过将“首问负责制”与“日清月结周反馈”制度相结合，对师生校友提交的查档申请进行持续追踪，有效提升了服务质效。
发挥育人功能
三馆馆藏档案门类齐全、内容丰富。截至去年，馆藏档案达47.68万卷（件）。声像档案为馆藏特色，其中学校不同时期的老照片尤为珍贵。
依托这些独特资源，三馆积极开展文化建设和价值传播。去年，红色档案推文累计推送100余篇，举办“奋进新征程 兰台谱新篇”系列活动等。副馆长杨舒丹认为，在文化建设中，要注重发挥育人功能。拿日常讲解服务来说，专业讲解固然好，但如果一名不善言辞的学生，经过100次讲解，成为一个善于表达的人，实现自我提升，岗位的功能就真正达到了。这正是讲解工作基本以学生为主的原因。
西电校史编研颇有特色。秦明介绍，把大项目分解到日常，能起到意想不到的效果。如，院士上学的故事大家肯定愿意了解，便开设了“院士读大学”这个系列，将一篇篇栏目文章积累形成一本书，成为学校的重要选题之一。
谈及未来发展，他的态度格外务实：三馆长远发展离不开学校统一规划，需要契机和时间，不能好高骛远。眼下最重要的是每个科室、每名老师脚踏实地做好每件工作，用心用情为每位师生校友提供最优质的服务。
原载于《中国档案报》2024年4月8日 总第4120期 第三版 | 