海关档案直接产生于海关各项业务工作和活动中，在海关工作中发挥着重要的凭证和参考作用，是宝贵的信息资源和历史财富。做好海关档案工作，对促进海关工作全面发展、提升海关工作质量和水平具有重要意义。
为推动机关档案工作规范化、科学化发展，2022年，国家档案局全面推行机关档案“三合一”制度。在编制“三合一”制度过程中，海关总署着重从找准定位、选准做法、定准思路3个方面入手，确保高质高效完成各项工作任务。
找准定位
“三合一”制度集档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表于一体，是统一档案资源分类，规范和指导档案形成与收集、整理与归档、鉴定与销毁，提升档案资源质量和管理水平的基本制度。全面推行机关档案“三合一”制度，是贯彻落实习近平总书记提出的“四个好”“两个服务”目标要求的重要体现，是推进机关档案制度化、规范化、标准化的重要步骤，也是提高机关工作效率和工作质量的必要条件。“三合一”制度的全面施行，对于提升各单位档案基础业务和信息化水平，建设覆盖面更加广泛、内容更加丰富、结构更加优化的档案资源体系，维护国家档案资源完整与安全，促进档案事业健康长远发展具有重要意义。
选准做法
领导高度重视，亲自部署。为推动该项工作的顺利开展，海关总署领导专门主持召开专题会议，制定详细计划，抽调系统内的档案专家集中工作，确保“三合一”制度编制工作得到人力、财力和物力全方位支持。
提前谋划介入，反复沟通。《国家档案局关于全面推行机关档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表三合一制度的通知》印发后，海关总署办公厅档案处便主动与国家档案局档案馆（室）业务指导司联系，准确领会文件精神，沟通实际情况和制度制修订思路，确保在规定期限内，高质量完成编制工作。
主动上门学习，借鉴经验。海关总署坚持将“请进来”和“走出去”相结合，在邀请其他机关档案专家到海关总署“传经送宝”的基础上，主动走出去，到商务部等单位交流学习，借鉴其在机关档案分类依据、专业档案内涵外延、网页信息档案和社交媒体档案的收集整理等方面的有益经验。
广泛征求意见，集思广益。由于编制工作涉及机关文书、科技、人事、会计等11个门类档案的分类方案、归档范围和保管期限，体量大、任务重，海关总署充分发挥全国海关档案协作组工作机制作用，抽调总署机关业务骨干，成立专班，集中封闭半个月，认真研讨档案法律、法规及规范性文件，在此基础上形成《海关总署机关档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表（征求意见稿）》，并向海关总署各部门单位征求意见。在广泛动员下，各部门单位对《征求意见稿》进行了深入探讨并及时反馈意见。海关总署办公厅档案处充分吸收其中的建设性意见，对理解有误的意见予以详细解释说明，进一步加强了各部门单位对“三合一”制度编制和海关档案工作重要性的认识。
系统上下联动，着眼长远。《海关总署机关档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表》制定后，下发至各直属海关单位参照执行，并由各单位结合工作实际，制定本单位的档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表。因此，该项工作启动时，便吸纳了直属海关单位档案业务骨干一起参与，便于在开展编制工作的同时做好“传帮带”，进一步提升档案人员的业务素质，为下一步直属海关单位编制好各自的“三合一”制度夯实人才基础。
定准思路
突出全覆盖。海关总署全面梳理工作职能，根据《机关档案管理规定》和《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》，结合自身实际，进一步规范档案门类划分，统一档案分类方法，理顺档案整理要求。网页信息和社交媒体档案是信息技术快速发展下产生的新型载体档案，发展历史短，电子数据量庞大，保存和维护难度大，对服务器和数据库资源的要求也更高，可供借鉴的做法经验较为欠缺，是机关档案管理工作中的薄弱环节。对此，海关总署办公厅档案处主动作为，广泛开展业务交流，听取意见建议，积极补齐短板弱项，在一级档案门类中增设网页信息和社交媒体档案，推动实现档案门类全覆盖。
突出有层级。过去，海关总署的机关档案分类方案中，将行政复议案件档案、行政诉讼案件档案、审计档案、巡视档案和采购档案划分为一级档案。和其他一级门类相比，数量少且种类单一，划分标准不统一。同时，由于海关系统实行垂直管理，上述5类档案不仅由总署机关本级产生，也涉及系统内直属海关单位，不宜纳入文书档案。为解决这一问题，海关总署增设专业档案作为一级门类，将上述5类档案纳入专业档案并作为二级门类，这种做法既符合海关档案工作实际，又不背离档案分类要求，使得档案门类划分标准更加统一。此外，还将信息化项目档案纳入科技档案二级门类基建项目档案项，明确了基建项目涵盖土建项目和信息化项目，科学拓展了基建项目档案的外延。这两项改革让海关总署机关档案分类方案更加科学合理，结构层次逻辑性更强。
突出针对性。海关总署本级作为行政管理部门，不直接从事业务工作，也不产生业务数据档案，但是作为垂直管理部门，海关总署对各直属海关单位有监督管理职责。各直属海关单位口岸一线一般会产生大量业务数据，但数据“有效期”短、业务现场关员思想认识不到位、不同业务系统相互独立且产生数据格式不同、收集整理工作难度大等问题，一直掣肘着海关档案工作的高质量发展。而“三合一”制度的编制刚好为海关总署提供了一个良好的契机，使得海关总署能够有针对性地加强指导，并组织各直属海关单位结合工作实际，摸清业务系统数量，增加业务数据档案门类，从而制定相应的管理办法和操作规程，加强对核心业务数据档案的收集、管理和利用。
突出协同性。此次编制工作中，海关总署坚持统筹做好本级机关“三合一”制度编制、报审以及各直属海关单位“三合一”制度编制的指导与审查，明确目标任务和进度安排。要求各直属海关单位要高度重视“三合一”制度编制工作，结合本单位“三定”方案确定的职能职责，将本单位产生和收集的所有门类、所有载体档案纳入其中，尤其重视从事法定职能职责工作产生的专业档案，确保“三合一”制度档案门类齐全完整、档号编制科学合理、保管期限切合实际、可操作性强。各直属海关单位在内部充分征求意见的基础上，经分管关领导批准，及时向上级档案主管部门报审，确保海关系统制度建设同部署、同开展、同落实。
下一步，海关总署将进一步加强业务指导，牢牢把好制度审查关，统一标准，按时保质完成审查工作，全面做好制度实施的宣贯及经验成果推介工作，在海关系统建立起门类齐全、结构合理、切实可行的海关档案“三合一”制度体系，大力推动海关档案工作规范化发展。
原载于《中国档案报》2023年11月20日 总第4062期 第三版 | 