2022年，国家档案局全面推行机关档案“三合一”制度，天津市档案局、档案馆将其作为进一步提升机关档案基础业务和信息化工作水平的有利契机，从落实好习近平总书记对档案工作提出的“四个好”、“两个服务”要求，做好机关档案工作“顶层设计”的角度出发，大力建设更加全面、丰富、科学的机关档案资源体系，发挥好档案工作存史资政育人功能。
推行机关档案“三合一”制度的做法
市档案局、档案馆将快、细、严作为工作原则，全力做好推行全市机关档案“三合一”制度的安排部署、培训指导和审修审查等各阶段工作。
一是启动工作“快”。收到通知后，市档案局、档案馆迅速成立审查工作专班。及时起草印发工作通知，编制范本和操作指南，组织开展全市机关档案“三合一”制度线上培训，为各机关档案部门预留充足时间，方便其调研摸清各门类档案资源情况，从而制定出符合工作实际的档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表。截至今年10月底，已完成50家单位档案保管期限表的制修工作，目前正在分批报送审查组。
二是范本编制“细”。在以往工作经验的基础上，市档案局、档案馆进一步学习门类划分、档号编制和各门类档案管理要求并深入研究，按照国家档案局相关文件和标准要求，编制内容详尽的操作指南，包括编制工作要求、流程图、范本和参考文件，并通过培训进行详细解读。同时，深入研究网页信息、社交媒体、公务电子邮件和业务数据档案的“三合一”制度设计，推动档案信息化业务研究不断深入、能力水平持续提高。
三是制度审查“严”。市档案局建立了“初审、审修、复审、审查”四级联审工作机制，通过严把审查关口，确保期限表编制科学规范。在初审环节，重点查看期限表框架、体例和基本质量，对明显不符合编制要求和质量过差的及时退回，指导其修改后重新报送。目前，全市118家市级机关单位的档案保管期限表报送和初审工作已完成。审修环节的程序较为繁杂，市档案局对照各单位“三定”规定中的政府部门权责清单、处室职责和掌握的实际情况，逐条进行修改标注。在复审环节，重点对审修人修改标注内容进行复核，对审修出现的疏漏和错误进行纠正，待审修人调整后，指导各单位修改后再报送。在审查环节，相关业务处室负责人进行终审，审查通过后报市档案局、档案馆领导同意，再反馈给各机关落实执行。
推行机关档案“三合一”制度的研究与思考
在范本编制过程中，市档案局、档案馆探索出了一套行之有效的经验和做法，其中不乏相关亮点。
一是会计档案和人事档案在“三合一”制度中的设计。会计档案和人事档案是列入国家基本专业档案目录中的专业档案，是各机关档案的重要组成部分。《会计档案管理办法》《干部人事档案工作条例》分别对会计档案和死亡干部档案的移交作出了明确规定。但在实际操作中，这些档案一般由相关业务部门管理，偶尔会出现不按时向机关综合档案室移交的情况。为解决这一问题，市档案局、档案馆将其档号结构、归档范围和保管期限编入范本中。如，将会计档案分为凭证、账簿、报告、资料4个二级门类，档号结构为：全宗号—档案门类代码·年度—保管期限代码—案卷号—件号。死亡干部档案档号结构为：全宗号—档案门类代码·年度（干部死亡）—保管期限代码—案卷号—件号。
二是专业档案在“三合一”制度中的设计。专业档案是单位履行行业特有职责形成的档案，分类方法、归档内容五花八门、各不相同。范本中虽然提供了与文书等门类协调呼应的档案结构样例，但难免存在分类方法和档号结构无法满足所有专业档案管理需求的情况。对此，明确在满足科学性、规范性的前提下，可以进行适当调整。如，市高院每年办理的案件数量较多，如果再下设子类，将增加归档难度，因此将案件归档顺序号设置为6位（编者注：除因业务工作原因外，一般不宜调整位数），按照年度、保管期限和案件归档顺序进行分类，档号结构为：全宗号—档案门类代码·年度—保管期限代码—案卷号（案件归档顺序号）—件号。再如，市纪委监委的检察调查档案有纸质文件、照片、录音和录像等，为避免与常规音像类档号混淆，按照问题代码区分专业类照片、录音和录像档案，档号结构为：全宗号—档案门类代码·年度—保管期限代码—问题代码—件号，并通过互见号的方式将同一案件下的各类载体档案进行关联。
三是网页信息、社交媒体、公务电子邮件和业务数据档案在“三合一”制度中的设计。这4类档案是信息化条件下产生的仅以电子形式存在并归档的新门类档案，在归档方式、内容等方面还有很多探索空间。对此，市档案局、档案馆开展了一些实践尝试。公务电子邮件档案是通过公务电子邮件系统产生、传送、处置的，以EML格式文件归档的电子文件，可包含文书、科技、专业等多种门类。针对应归档的公务电子邮件，如果机关已按其他相应门类归档，则可不必重复归入公务电子邮件类；除此以外的，应归入公务电子邮件类，并参照对应门类要求判定归档范围和保管期限。业务数据档案是机关在履职过程中形成的，应在系统数据发生重大变化前后、系统关闭停止运行时及时进行收集。针对业务系统产生的业务数据，如果已按文书、专业或其他门类进行在线归档，可不必重复归入业务数据档案。针对网页信息和社交媒体信息，市档案局、档案馆参照《政府网站网页归档指南》拟定了档号结构等样例要求，拟在日后实践探索中不断明确网页信息和社交媒体信息的归档要求。
目前，全市各级机关正在稳步推进档案“三合一”制度落地见效。同时，市档案局通过建立工作机制、压实工作责任、及时宣传培训等方式，不断提升全市档案工作人员业务水平和专业素质，并将工作进展情况纳入监督检查项目，有力保障该制度的顺利推行。下一步，将在2023年、2024年先后完成118家市级机关、人民团体、事业单位文件材料归档范围和档案保管期限表审查工作。督促指导各区档案局、市级机关于2025年分别完成区属机关和机关所属单位文件材料归档范围和档案保管期限表审查工作，并以此为抓手，全力提升全市机关档案基础业务和信息化工作水平，维护档案资源的完整与安全，更好地服务党和国家工作大局、服务人民群众。
原载于《中国档案报》2023年11月16日 总第4060期 第三版 | 