新闻速递
美国NARA人事档案为“费城15人”正名
今年8月，美国国家档案与文件署（NARA）下属的国家人事文件中心（National Personnel Records Center，简称NPRC）帮助拉里·庞德（Larry Ponder）一家修正了一桩长达80年的历史错误。拉里·庞德的父亲和叔叔是在“费城五号”（Philadelphia V）巡洋舰上服役的黑人士兵，他们与其他13名黑人海军士兵被冠以“费城15人”之名。这是因为他们在《匹兹堡信使报》上发表了一封联署公开信，信中描述了他们在海军服役过程中遭受种族歧视和虐待以及无法晋升到更高职位的情况。因为这封信，他们被迫退役。从退役类型上，他们或被判定为“品行不良退役”（bad conduct discharges），或被判定为“可耻退役”（undesirable discharges）。尽管他们在二战期间为国家作出贡献，但仍然无法重新入伍，并连带其家庭失去了获得退役军人各项福利待遇的机会。
拉里·庞德调查发现，另一名黑人退伍老兵在退役75年后被确认为“荣誉退役”（honorable discharge）。于是，他联系了成功为该案辩护的律师，并向海军部提起了诉讼。海军部在审查此案时要求NPRC提供服役文件，NPRC与美国国家档案馆圣路易斯分馆合作，提供有力证据证明了“费城15人”退役与他们所写的公开信相关，“费城15人”应被确认为“荣誉退役”。海军部在五角大楼举行仪式为“费城15人”正名，并肯定了NARA馆藏的贡献。
英国国防部移交的首批服役人员人事档案现可查阅
英国国防部于2021年2月开始将近1000万份服役人员的人事档案分6年移交给英国国家档案馆永久保存。这些档案主要包含皇家海军、陆军和空军这3个军种中1939年之前出生的服役人员的记录，内容包括约500万服役人员在第一次世界大战期间的服役记录，以及大多数服役人员在第二次世界大战期间的服役记录。档案向公众开放前，英国国家档案馆工作人员对档案进行了处理，包括重新装箱、编目等。其中约1000万条档案信息由于包含个人敏感信息，将在可查阅期限内暂时封存，不对外开放。
去年4月，为满足军事历史学家和家谱研究者的需求，英国国防部移交的人事档案中的第一批内容开始向公众开放。该部分档案与英国皇家机电工程师团有关，涉及出生日期距当时超过115年的服役人员，且用户需要提前4天预约才能查看档案。
印度中央工业安全部队人事档案等机密信息遭泄露
印度中央工业安全部队（Central Industrial Security Force，简称CISF）是印度政府重要的安保部门，有超过16万员工负责保护关键基础设施。然而，由于CISF疏于对数据的安全管理，导致包含内部文件、人事档案、官员健康档案、身份识别信息在内的大量机密信息泄露。一名匿名的印度网络安全研究员发现，CISF的一个网络日志数据库未设置密码保护，外部用户可以直接从CISF服务器浏览和下载文档。据统计，该日志库包含超过24万条CISF网络文档的链接，其中涉及大量个人机密信息，且部分文件的最新日期为2022年。导致这一信息泄露事件的原因是CISF的网络安全设备和服务供应商未能妥善进行系统安全配置。
新闻快评
人事档案是人事管理实践活动的产物，是记录个人生平轨迹的原始凭据。上述美国、英国和印度的新闻案例分别从人事档案的重要性和作用、人事档案开放利用实践、人事档案管理面临的风险的角度，展现了做好人事档案管理工作应该关注的关键问题。提升人事档案管理意识，切实保管好人事档案应从以下几方面着力。
要充分认识人事档案及其管理的重要性。人事档案既是机构组织开展人力资源管理工作必不可少的依据，又是当事人维护个人权益和保障福利待遇的法律凭证。美国联邦政府系统非现职人员的人事档案由美国国家人事文件中心集中保管，该中心设在密苏里州的圣路易斯，由军职人员文件中心和文职人员文件中心组成。正是由于美国国家人事文件中心与美国国家档案馆圣路易斯分馆共同向美国海军部提供了士兵的服役档案，才使“费城15人”的名誉得以恢复。利用人事档案的案例还有很多。如，澳大利亚国家档案馆利用第一次世界大战服役人员的人事档案制作了视频，揭示了战争对退役军人身心健康及家庭的影响。又如，法国国家档案馆充分发挥人事档案作用，将艺术品归还给合法所有者。可见，充分认识到人事档案及其管理工作的重要性，既能帮助机构组织通过人事档案管理来选拔人才、服务业务工作、控制风险、优化员工关系、开展宣传教育，又能帮助当事人澄清问题、维护权益、记录特长、进行职业规划，还能为社会提供诚信记录、维护社会公平正义、开展社会历史文化教育等。
要在合理范围内促进人事档案的开放利用。一方面，人事档案属于众多档案门类中的一种，在适当条件下提供开放利用是应有之举。上述案例中，英国国家档案馆为满足军事历史学家和家谱研究者的利用需求，将国防部移交人事档案中的第一批内容向公众开放。当然，人事档案内容的特殊性、敏感性也要求档案部门在提供利用时应适当地加以条件限制。英国国家档案馆在处理服役人员的人事档案时，充分考虑其中包含的个人敏感信息，在经重新整理编目后，暂不对外提供利用。可见，在具体操作中，应先根据相关法律法规划定人事档案的开放范围。同时，在遵守法律法规的前提下，对能够开放的人事档案进行严格的开放审核和审批程序把关。此外，可以考虑适当提供人事档案提前开放利用的渠道。如，俄罗斯联邦档案事业法规定，对于公民个人或家庭隐私等信息，可以在获得许可后提前提供利用。
要注意维护人事档案的安全性、保密性。虽然各国的人事档案管理制度不尽相同，但是人事档案的内容或多或少都涉及当事人的个人简历、家庭情况、健康状况、社会关系、政治表现等个人信息，具有较高的敏感性、隐私性。上述案例中，印度中央工业安全部队疏于数据安全管理，导致人事档案中的大量机密信息被泄露。数字时代的网络传输方式在为人们的工作和生活带来便利的同时，也因内生的技术风险和安全漏洞而导致机密信息泄露事件频繁发生。如，今年6月，澳大利亚亚瑟港历史遗址管理局发表声明，称其工作人员的私人信息和部分官方文件出现在塔斯马尼亚图书馆网站上，且已被下载10余次，原因是网站工作人员的失误。可见，档案部门应当建立严格的人事档案管理保密制度，强化工作人员保密观念，落实人事档案管理责任，不仅要重视实体空间中的人事档案管理活动的安全性，还要注意计算机和互联网环境下人事档案管理的规范性，确保人事档案实体和信息的绝对安全。
原载于《中国档案报》2023年10月26日 总第4051期 第三版 | 