近年来，档案工作智慧化转型成为档案学界和业界共同关注的热点问题。目前，关于档案工作智慧化转型的理论研究和实践探索主要围绕以下4个方面展开，即外在表征（资源多元、全面感知、综合处置、双模存储、泛在应用）、业务流程（智慧收集、智慧保管、智慧服务）、技术赋能（AI、5G、VR）、管理对象（馆库环境域、设备设施域、档案载体域、档案内容域）。本文以深圳市龙华区档案馆的相关探索为例，就推动档案工作智慧化转型提出具体意见建议。
档案工作智慧化转型的着力点
在大数据、物联网、云计算、人工智能等新兴信息技术的驱动下，深圳市龙华区档案馆不断强化新一代信息技术与档案管理全流程深度融合，以智慧监管、智慧收集、智慧鉴定、智慧利用、智慧保存为着力点，推动档案管理智慧化，构建了档案馆管理新形态、新模式。
一是智慧监管。龙华区档案馆基于数据分析和挖掘技术，对馆藏资源建设、资源开发利用等情况进行多维度统计分析，打造“一览无余”的工作场景；全面梳理档案业务数据，提取核心指标，利用大数据、可视化技术，打造“智能驾驶舱”，实现档案管理工作的全流程跟踪、全状态监管，及时把握工作进展，辅助科学决策；设置区域内各单位档案工作专项考核指标，通过“档案数改算法”，得出各单位档案工作分值，科学、准确、快速评价各单位档案工作质效；综合集成档案馆基础运转环境设备，实现对档案馆大楼各项智能化设备运行状态、预警状态等一屏查看。
二是智慧收集。龙华区档案馆开发多媒体档案管理模块，实现元数据自动捕获；基于图像类智能技术，辅助识别定位图片中的特定场景和元素；运用人脸识别技术，精准识别人脸特征，提高人像检索成功率，并实现人脸特征与人物信息的自动匹配；利用“空座自动预警”等手段，确保各单位文件材料收集整理归档的完整性；结合OCR技术，自动提取归档文件年度、题名以及操作人等信息形成档案条目，并根据目录自动划定保管期限。
三是智慧鉴定。龙华区档案馆通过调用智能档案鉴定组件，采用相关词分析及文本分类技术对档案内容进行理解，按照划分控制使用范围进行信息甄别，实现档案数据开放鉴定的智能化，同时建立语义审核模型，结合深度学习，不断提升开放鉴定效率和精确度。此外，基于大数据技术实现对审核数据的统计和审核全过程的记录，全面展现审核状态、进度、是否超期等，并以多种图形方式加以展示。
四是智慧利用。龙华区档案馆依托物联网技术，链接IC卡识别仪、二代身份证识别仪、高拍仪等外部设备，实现身份授权和身份识别（人脸识别、人证对比等）；基于知识图谱技术，发掘档案主体间关联，构建档案全景知识图谱，实现档案资源知识发现，赋能档案检索；利用词语联想技术，根据输入词语，自动给出联想提示，辅助用户提升检索关键词的精准度；运用语料学习技术，通过语料训练、在线学习强化准确性，从而提高智慧推荐的准确度；基于自然语言处理、知识理解等技术，进行文本内容分析、提取关键信息形成文摘，并根据编研模板的内容要求与规范，实现关键词和信息摘要自动组合形成编研成果，在降低编研成本的同时，提升编研效率。
五是智慧保存。龙华区档案馆利用多种技术打造了集门禁系统、视频监控系统、温湿度监测系统等于一体的可视化系统，实现存储设备与视频监控、恒温恒湿净化设备等联动运行，辅助实现实体档案出入库、上架、盘库、统计等操作以及实体档案物理位置管理，实现对基础设施与档案数据的智能监测、实时预警、多维度管控、智慧应急处理等，确保保存环境和实体档案安全。
此外，在推动档案工作智慧化转型过程中，完善的基础设施设备非常重要。应充分结合档案工作智慧化转型的具体需求，优化完善各类硬件设施设备，并不断加大具有高适用性、强针对性的档案管理系统的研发力度，打造一套既适应档案管理要求又能够与其他单位业务工作有效衔接的管理系统，从而更好实现档案管理全流程的自动化和信息化。
档案工作智慧化转型的思考与建议
龙华区档案馆目前推动档案工作智慧化转型的主要做法尚集中在智能化技术与档案工作“收、管、存、用”某一工作环节的融合上，在档案管理全过程中各项业务相互配合和档案工作全流程智能化方面仍有巨大的发展空间。下一步，应持续将智能技术整合进整个档案管理流程中。笔者认为，需要着重关注以下3个方面。
一是应用大数据技术，实现档案资源价值的深度挖掘。智慧档案的基础是实现数据的分析与利用。档案部门应以更好服务党和国家工作大局、服务人民群众为出发点和落脚点，明确需求模型；根据需求对结构化和非结构化数据进行筛选、转换、抽取等，组建数据仓库，为数据挖掘提供信息来源和支撑；对数据模型进行训练，根据训练结果对参数和规则进行调整，从而进一步优化模型；根据优化后的模型，对蕴含在档案中的关联信息进行挖掘分析并预测未来的趋势，更好地发挥档案的基础性、支撑性作用，为党委政府科学决策提供参考依据和智力支持。
二是布局移动互联网，打造“指尖上的档案馆”。对档案工作而言，移动互联网既是挑战更是机遇。档案部门应乘势而上，以民生需求为圆心，以优质服务为半径，积极打造基于移动终端的公众服务平台，提供方便快捷优质的档案服务。要转变观念，以开放姿态积极融入移动互联网产业；自主设计跨平台、UI简洁、功能丰富、用户体验良好的移动APP应用，开放预约查档、自助查档、现行文件查阅等服务，拓宽群众查档途径，还可在APP内加强编研精品、馆藏珍品等档案文化供给，满足人民群众日益增长的档案信息服务和档案文化需求。在这一过程中，要注重采用先进的信息安全技术，保障档案数据安全，防止用户隐私泄漏。
三是搭建大网络，深化信息共享服务。要将此前小而全的烟囱式、孤立型档案信息化工作模式转变为搭建大网络平台，实现信息共享服务提质增效。可通过档案专网畅通档案部门间、档案行业与其他行业间的联系。依托国家电子政务网络体系，在政务外网以MPLS-VPN等方式建设横纵贯通全国档案行业的固定与移动相结合的高速、可视化国家档案业务专网，为档案工作智慧化转型提供网络基础设施保障。各级档案馆还应该完善辖区内民生档案共享平台建设，提供婚姻、招工、职称等专题目录数据，供机构单位和社会公众查阅利用，并将民生档案查阅服务向街道（乡镇）、社区（村）延伸，打通查档服务“最后一公里”。
原载于《中国档案报》2023年10月23日 总第4050期 第三版 | 