2022年9月，中共中央办公厅、国务院办公厅印发了《关于加强重特大事件档案工作的通知》，对进一步加强重特大事件档案工作提出要求。河北省保定市委办公室深入学习贯彻习近平总书记关于做好新时代档案工作的重要指示批示精神，认真落实通知要求，坚持科技引领、数字赋能，优化体制机制增效率，明确标准要求强规范，制定保障措施促落实，推动全市重大活动和重特大事件档案工作高质量发展。
强化组织领导，构建“中央处理器”
为切实做好全市重大活动和重特大事件档案工作，全市专门成立由市委常委、秘书长担任组长的重大活动和重特大事件档案工作市级领导小组，下设综合协调、收集接收、登记报备3个专项组，分别由市级档案主管部门、档案馆和举办重大活动、应对处置重特大事件的各级责任部门（含专门设立的临时机构）组成。小组主要负责贯彻落实党中央和省委关于档案工作的决策部署，组织领导全市重大活动和重特大事件档案工作，做好文件材料的收集、归档、登记、备案、移交、接收和开发利用。小组的成立确保了全市重大活动和重特大事件档案工作有人抓、有人管，工作责任落实有效，确保了全市重大活动或应对重特大事件时档案工作同步部署、同步开展、同步落实。
坚持创新工作，铺设“数字高速路”
重大活动和重特大事件档案具有主体复杂性、材料分散性、专题成套性、价值特殊性等特点，对此，市委办公室坚持科技引领、数字赋能，打造了重大活动和重特大事件档案工作登记报备系统。该系统遵循国家相关政策规范和业界主流标准，具备综合协调、登记报备、移交接收、督导检查、报备提醒等功能；覆盖市县两级，在电子政务内网、电子政务外网分别部署，满足涉密和非涉密重大事件和活动的信息传递、确认，兼容国产操作系统和非国产操作系统。系统围绕各级重大活动和重特大事件档案的登记、报备、移交确认等需求，按照“标准统一、功能完善、分级联动、业务协同”的原则设计，实现了信息采集标准化、登记业务规范化流程化、档案管理电子化。举办重大活动和应对重特大事件责任单位通过该系统完成基本信息登记、目录和档案数字化复制件报备及移交工作。各有关单位在线上工作完成的基础上，线下完成档案实体移交档案馆工作。
明确规范要求，绘制“明白卡”
依据《中华人民共和国档案法》《重大活动和突发事件档案管理办法》等法律法规规定，按照中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《关于加强重特大事件档案工作的通知》和河北省委办公厅、省政府办公厅印发的《关于加强重大活动和重特大事件档案工作的实施意见》的要求，全市明确了重大活动和重特大事件档案收集范围、全宗设置、档案分类、档案保管期限规定，档案整理和移交、开发和利用以及工作清单等规范要求；明确重大活动和重特大事件档案类别包括文书、音频、视频、照片、业务数据、网页信息、实物等类别；责任部门要将重大活动和重特大事件中形成的文件材料收集齐全，做到应收尽收、应归尽归，确保收集齐全完整；纳入收集范围的各类别档案保管期限均为永久保存；责任单位产生的重大活动和重特大事件档案全宗号仍采用本单位全宗号，保持档案的完整性和系统性；以列表形式列出工作清单，在工作清单中明确了通过登记报备系统完成登记报备的内容、流程和时限要求，以及档案移交报送、接收确认等流程，明确数字档案资源的利用和开发等内容。
落实保障措施，夯实“压舱石”
全市各地各部门进一步加大经费投入，把重大活动和重特大事件档案的收集、整理、数字化和移交等工作所需经费纳入活动经费预算或保障措施，档案主管部门、综合档案馆把开展重大活动和重特大事件档案工作所需经费列入本级预算，保障好重大活动和重特大事件档案收、管、存、用各环节工作。同时，为了推动重大活动和重特大事件档案登记报备系统的更好利用，编制印发了相关操作手册，举办系统使用培训班，详细介绍系统的操作方法和具体要求。
强化监督检查，用好“指挥棒”
为推动重大活动和重特大事件档案工作的有效落实，发挥档案主管部门监督检查的职能，市委办公室采取线上线下相结合的方式开展监督检查，坚持每半年通过重大活动和重特大事件登记报备系统开展线上监督检查，通过重大活动和重特大事件档案登记报备系统向相关责任单位下发工作任务提醒或督促整改通知。针对线上监督检查效果不够明显，或者多次提醒仍没有达到预期要求的情况，采取线下监督检查的方式，开展面对面的监督检查，提出整改要求，督促工作落实。
原载于《中国档案报》2023年10月16日 总第4047期 第三版 | 