当前，大数据、物联网、人工智能等新一代信息技术的发展已深刻影响到档案领域，智能技术与档案工作各环节的融合愈发紧密。档案管理智能化通过将物联网、移动互联网、云计算、大数据分析、人工智能等技术与档案管理服务深度融合，有力推动档案资源的科学管理、高效利用与开放共享。
一、档案管理智能化实践丰富
档案管理智能化是信息化与档案事业各项工作深度融合的重要依托，主要表现为档案环境智能化、档案资源建设智能化、档案服务智能化等。
在档案环境智能化方面，主要包括档案馆建筑智能化、档案馆安防智能化、档案库房智能测控、档案智能定位等，这些应用能够实现档案实体管理、库房环境控制、库房安全管理等档案环境管理的自动化和精细化。在档案资源建设智能化方面，智能技术主要应用于文档著录、档案内容识别转录、电子文件归档整理、档案数字化成果质量检验、档案密级鉴定、档案敏感信息识别、档案编研等，能够提升档案数字资源建设的质量和效率。在档案服务智能化方面，主要包括档案关联检索、档案可视化展示、图文智能定位与精细化检索，以及基于社交媒体实时性交互服务等应用和开放共享服务等。
二、档案管理智能化动力十足
近年来，我国档案管理智能化实践愈发丰富，其动力主要来自3个方面。
（一）政策供给不断加大
总体来看，我国档案管理智能化的政策规定和标准规范的供给愈发充分。2000年至2023年间，我国共发布了5个全国档案事业发展规划。从“十五”到“十四五”历次发展规划中可以看出档案事业发展的脉络。其中不容忽视的一点便是档案资源从“传统档案”到“数字资源”转型，服务形式从“利用服务”向“知识服务”拓展。特别是《“十四五”全国档案事业发展规划》，将“信息化与档案事业各项工作深度融合，档案管理数字化、智能化水平得到提升”列入发展目标。
根据“十四五”规划，档案管理智能化的要求体现在多个方面。如，在创新档案业务监督指导方式上，要求“健全‘互联网+监管’手段，建立档案数字治理新模式，推动档案工作融入各项业务全流程，推进档案业务在线监督指导，提升档案治理网络化、智能化、精细化水平”；在加快档案资源数字转型方面，要求“加快推进对重要档案数字化成果进行文字识别和语音识别”；在提升档案利用服务能力方面，要求“积极探索知识管理、人工智能、数字人文等技术在档案信息深层加工和利用中的应用”；在加速数字档案馆（室）建设方面，要求“加强大数据、人工智能等新一代信息技术在数字档案馆（室）建设中的应用，推动数字档案馆（室）建设优化升级”。
此外，从近几年国家档案局发布的年度档案行业标准制修订计划来看，档案基础业务及实践、档案信息化建设等成为立项重点。其中，信息化建设方面覆盖了电子档案管理、数字档案馆（室）建设、档案数字资源长期保存和备份、档案数字资源共享利用，以及新一代信息技术在档案管理和开发利用中的应用等。但目前我国出台的直接涉及人工智能的相关标准规范不多，较丰富的档案管理智能化实践而言，标准规范的制修订工作尚需加强。
（二）创新研究持续加强
除了不断加大政策供给，我国还持续加强基础理论、技术生态、平台架构、硬件设施、服务应用等方面的创新研究，推动人工智能、区块链等新一代信息技术在档案管理中的应用研究取得较大突破。如，福建省档案馆承担的“基于数字档案的人工智能档案开放审核系统实现研究”项目，通过设计训练深度神经网络辅助开放审核算法模型，编制了档案开放审核关键词表，提升了档案开放审核工作效率。截至今年1月5日，福建省档案馆已借助该系统辅助完成120多万件开放档案的审核任务，完成“十四五”规划确定任务的37.5%。又如，江苏省昆山市档案馆建设了基于机器学习算法的AI智能校对系统，将档案数据与人工智能服务对接，把档案目录和全文进行智能编目索引，并与原目录内容进行比对，进而实现档案数据智能校对，该系统上线时识别正确率达90%以上。再如，由福建福清核电有限公司承担的“机器人技术在文档智能管理中的应用研究”项目，通过人工智能和机器人流程自动化（RPA）技术打造核电行业文档智能机器人，使用智能机器人的“眼+脑+手”技术全部或部分替代日常文档管理中的重复性工作，实现对纸质文档、电子文件等不同来源的文档数据原料的采集及预处理，可满足电子文件日常管理、综合利用和数据分析等需求。
（三）要素和平台支撑日益坚实
加快档案资源数字转型，不断推进档案信息化、数字化建设发展水平，为档案管理智能化提供了必要数据要素和平台支撑。如，江苏省档案馆承担的“基于语义分析的档案馆划控开放智能鉴定的研究”项目，研发了用于档案馆档案审核开放工作的语义知识库，利用人工智能语义分析技术构建语义审核模型，完成档案开放审核系统的升级，有力推进档案开放工作进程；内蒙古自治区档案馆利用人工智能领域先进技术，推出基于语义工程的档案智能查询系统，帮助利用者快速准确找到目标档案，大幅提高模糊信息下的查档效率和精准度；国网江苏省电力公司建设的档案智能管理中心把人工智能等各类技术与电力档案管理相融合，构建以“智能库房、集中监控、档案资源、知识服务”为重点的档案智能管理中心，促进档案工作全流程智能转型，实现了省域内档案资源智能共享；相关档案企业也纷纷加大人工智能产品的研发，利用OCR、语音著录、音视频转写、智能划控、档案图像识别等技术推动档案业务智能管理。
三、档案管理智能化水平需进一步提升
我国档案管理智能化实践图景不断丰富，但也要看到，当前智能技术与档案工作“收、管、存、用”的融合更多地表现为某一工作环节的智能化，在档案工作全流程智能化方面仍有巨大的发展空间。下一步，应持续将智能技术整合进整个档案管理流程中，进一步促进档案管理全过程中各项业务的相互配合，从而释放“1+1﹥2”的效果。
（一）不断完善档案管理智能化的顶层设计
应统筹考虑档案工作整体特点和档案管理智能化自身特性，以及档案事业长远发展需要，结合我国档案事业体制机制、人员力量、技术水平等各方面因素，制定档案信息化、数字化、智能化等规划，明确战略发展目标，通过长、短期战略规划的相互补充、密切联系，为推进档案智能化发展提供充足的政策保障。同时，加强相关标准建设。标准规范直接制约人工智能在档案领域的应用和产业化，应围绕档案管理智能化，就人工智能等技术在档案信息深层加工和利用中的应用等制定相应的标准，明确具体技术路径和发展建议。
（二）加快档案管理智能化应用创新
要强化人工智能技术在档案领域的转化应用，进一步推进智能化创新应用，开展有针对性的重大课题研究，推动科研成果在档案工作中的转化应用。在这一过程中，要强化合作。一方面，强化档案部门与高校、科研院所、科技企业等机构的合作交流，更深入地挖掘人工智能在档案领域的应用场景，推动人工智能与档案业务实践的深度融合；另一方面，围绕档案开放利用服务，与有档案开放利用需求的机关、团体、企业事业单位等加强沟通，主动了解掌握其需求，分析如何应用人工智能技术更好地改善档案利用服务，更好地服务党和国家工作大局、服务人民群众。
（三）推进档案管理智能化人才培养
人才是创新的第一资源，是更好地推动档案信息化，努力向档案工作全流程智能化迈进的关键要素。要进一步探索档案管理智能化人才培养路径，不断优化高等教育课程体系，及时在课程中增加关于信息分析技术、数据挖掘技术等内容，培养适应档案事业长远发展的创新型人才。同时，加强档案继续教育和职业培训，提高档案专业人员的理论水平和应用技能。此外，还应优化人才使用、评价、服务、支持、激励等机制，让人才在档案管理智能化实践中各展其能。
原载于《中国档案报》2023年9月25日 总第4040期 第三版 | 