为落实国家档案局等四部委《关于进一步扩大增值税电子发票电子化报销、入账、归档试点工作的通知》精神，提升财务会计档案电子化管理水平，中国工商银行股份有限公司（以下简称“工商银行”）于2021年5月主动申请参与国家档案局第三批电子发票电子化报销、入账、归档试点工作，经过近半年的系统开发及测试投产，成功实现了电子发票电子化报销、入账、归档全流程线上办理，于2022年5月顺利通过验收，成为全国第一家完成增值税电子发票电子化报销、入账、归档试点工作的金融机构。
在技术上先行一步，自主研发财务与档案综合管理系统
一直以来，工商银行高度重视科技对业务发展的支撑作用，在试点工作开始前，其自主研发的财务管理系统便已实现对电子发票的收集、报销、入账全流程无纸化管理，为打通电子发票电子化归档的“最后一公里”奠定了坚实基础。
2007年，工商银行打造了财务管理综合系统（支付核算系统），建立了较为完善的支付核算账务处理体系。2018年，打造了财务开支共享服务平台，实现了财务事前预算审批、事中执行控制、事后监测评价的全流程线上闭环管理。近年来，结合发票电子化发展趋势，工商银行不断对财务开支平台功能进行升级，极大推进了财务无纸化进程。
自2000年以来，工商银行档案部门便紧跟全行办公信息化和业务电子化进程，不断加快档案信息化建设步伐，开发了网络版档案管理系统。同时，对各类业务档案实行集中统一管理，打通了档案部门与业务部门的沟通壁垒。经过多年发展，已建成公文、信贷、集中采购等12项主要门类档案的管理子系统，具备移交、接收、归档、查询、借阅、统计、销毁等主要功能。
在过程中深谋一层，多措并举确保试点工作顺利完成
在试点过程中，工商银行的项目实施过程可分为试点准备、报告请示、业务分析、架构设计、开发测试、部署运维、运行推广7个阶段，每个阶段严格制定时间节点，确保试点工作按时、保质、平稳完成。
一是成立项目组，广泛学习调研。工商银行办公室、财务会计部、金融科技部、软件开发中心四部门联合成立项目组，由办公室和财务会计部共同牵头，金融科技部和软件开发中心提供开发支持。项目组集中办公、分工协作、积极配合，建立了高效的协调联动机制，为试点工作顺利开展提供了组织保障。在试点准备阶段，项目组先后赴中国石油、中国农业发展银行、中国交通银行等单位调研交流，了解兄弟单位电子发票报销、入账、归档情况及最新技术方案，结合工商银行自身电子发票归档情况，明确了打通财务系统与档案系统的接口，在电子发票入账之后完成线上电子发票归档的工作目标。
二是研究试点方案，细化方案内容。在深入研究电子发票及相关报销材料的归档内容、归档流程、归档方式后，项目组细化了电子档案存储格式、存储内容、存储方式、安全保护措施等管理内容，研究编写了试点工作方案，包括试点工作开发、测试初步计划，以及投产和推广安排等，明确了系统功能改造的核心要求。
三是同步升级三大系统，满足归档要求。首先是财务开支平台，项目组明确要求及时整理财务开支平台中需归档的事前申请、报销单、电子发票和影像附件等，并将之转化成归档版式文件，随记账大流水号进行归档。同时，在财务开支平台内置档案“四性”检测和移交功能模块，系统管理员可以通过机构、档案生成日期、档案移交日期、档案分类、“四性”检测状态和移交状态进行检索，对于“四性”检测不通过的电子档案，进一步补充相关信息，待再次通过“四性”检测后，才能进行移交。其次是财务管理综合系统，根据会计档案单套制管理要求，以大流水号为主键，及时整理账务归档所必需的记账凭证和账务处理资料，并将之转化成归档版式文件，随记账大流水号进行归档。除单笔记账凭证以外，还将财务系统内定期生成的需归档的财务报表等转化成归档版式文件后，一并推送至档案系统进行归档。最后是综合档案管理系统，在应用架构方面，结合档案工作的“收、管、存、用”流程，设置财务会计档案模块。一方面，为档案工作人员提供档案查询、“四性”检测、统计分析等信息；另一方面，为财务会计和一般查询人员提供档案查询、档案利用等便捷服务。在技术架构方面，基于工行新一代企业级java开发平台，采用前后端分离架构，快速搭建财务会计档案系统，并部署在工商银行金融云平台，有效保障财务会计档案系统安全稳定运行。在安全架构方面，对于财务会计档案电子文件，采用国密算法SM2密钥进行电子签名，综合档案管理系统在接收电子文件后需对电子签名进行验签，确保电子档案的真实性和长期可用。
试点工作取得了不错的成效，具体表现如下。一是优化了电子发票归集方法。电子发票报销时，明确申请人员必须上传电子发票，不再要求提供纸质打印件，简化了流程、节省了纸张。二是优化了归档流程。完成报销、入账业务后，财务开支平台需要对电子会计文件进行归档处理。同时，电子票据（原始发票PDF或OFD）、会计凭证、会计报表、元数据等电子会计文件需要归档到综合档案管理系统，归档前综合档案管理系统要对数据进行“四性”检测。
在推广上向前一步，推动全行档案工作数字化、智能化转型
财务会计文件电子化归档不仅改变了工商银行多年来会计档案离线管理的现状，也促进了工商银行会计档案的规范化管理、便捷化利用，对工商银行加强档案信息化建设具有重要意义。
在此次试点的基础上，工商银行将进一步推动全行档案数字化、智能化转型。在电子发票和报销单归档的基础上，开发电子回单归档功能，推进财务报销涉及的所有电子文件的归档，尽早实现财务报销档案全生命周期电子化、审批流程无纸化。在前期总行及山东省分行试点基础上，年内拟在全行推广电子发票的电子化归档。同时，根据财政部电子凭证会计数据试点有关工作安排，配合运行管理部、财务会计部等部门扩大接收端电子发票、电子凭证的电子化归档范围。以电子发票电子化报销、入账、归档试点工作为契机，工商银行将进一步规范全行电子文件存储和保管要求，推动文书、个贷、法贷等相关电子文件的电子化归档，确保电子档案的真实、完整、长期、可用，进一步推动工商银行数字档案馆建设，全面提升工商银行档案管理信息化水平。
原载于《中国档案报》2023年9月7日 总第4032期 第三版 | 