本报讯 近日，湖北省委办公厅、省政府办公厅印发《关于加强重大活动和突发事件声像档案工作的通知》（以下简称《通知》），对进一步加强和规范全省重大活动和突发事件声像档案工作提出明确要求。
《通知》指出，要建立健全重大活动和突发事件声像档案工作机制。各地各单位在举办重大活动、应对突发事件时要吸收档案部门参与，确保声像档案工作与重大活动和突发事件应对管理工作同部署、同推进、同落实。明确责任分工，各级重大活动和突发事件的办理或应对部门、设立的临时机构负责重大活动和突发事件声像档案的收集、整理、保管、利用，并向同级国家档案馆移交；各级档案主管部门负责本地重大活动和突发事件声像档案管理工作的统筹协调、制度建设和监督指导；各级国家档案馆负责所辖区域内重大活动和突发事件声像档案的接收征集、集中保管和开发利用。
《通知》强调，要加强重大活动和突发事件声像档案管理。强化档案收集，注重从源头抓好档案的形成和留存工作；责任部门筹备重大活动或开始处置突发事件时要及时将相关信息通报同级档案主管部门，并把重大活动的事前、事中、事后等各个阶段，突发事件的预防与应急准备、监测与预警、应急处置与救援、事后恢复与重建等各个环节形成和留存的声像及文字、实物等文件材料纳入收集范围。做好档案移交，责任部门要及时整理声像材料，于重大活动和突发事件结束后3个月内移交所在单位档案机构归档，并按规定向同级国家档案馆移交。推进专题数据库建设，建立分层级分类别声像档案数据汇交工作机制，健全数据库建设规范；省水利厅、省应急管理厅、省卫健委、省公安厅等省级应对管理的主管部门分别建设自然灾害、事故灾难、公共卫生事件、社会安全事件等档案数据库；省档案馆建设重大活动和突发事件档案数据总库，各级国家档案馆建设本地重大活动和突发事件档案数据库，各地各单位建设重大活动和突发事件档案基础数据库。加强档案管理利用，各级责任部门和国家档案馆要通过编制检索工具、建立检索系统、建设信息共享平台等方式，优质高效做好查档服务。
《通知》要求，要强化组织实施。各地各单位党委（党组）要加强组织领导，将重大活动和突发事件档案工作纳入重大活动和突发事件应对处置工作，统筹推进任务落地落实。各级重大活动和突发事件应对管理议事协调机制要将档案部门作为成员单位，在应急预案中明确档案工作责任部门、人员和职责。各地各单位要修订完善现有声像档案规范制度，明确工作规范和操作指南；加大相关基础设施建设、档案整理和数字化、档案开发利用等方面的经费投入，为做好重大活动和突发事件档案工作创造更好环境。
原载于《中国档案报》2023年9月4日 总第4031期 第一版 | 