现阶段，档案部门开展档案数字化工作主要采取服务外包方式，但在实施过程中，多数纸质档案需要进行重拆装再整理，档案实体存在损毁、丢失等隐患；大量数字化副本集中加工处理，档案信息存在扩散、泄露等风险。因此，要高度重视档案数字化服务外包中的安全问题，严格按照国家档案局《档案数字化外包安全管理规范》等要求及档案服务外包工作规范等，依据“合法、安全、可控”原则，在全过程严格监管的基础上，注重做好“五到位”，确保档案实体与信息安全。
一是工作谋划到位。发包方应成立由主要领导或分管领导参加的档案数字化外包管理组织，建立权责明晰的岗位责任制，全面准确统计现有非数字化档案的种类、数量、密级、价值等基础信息，根据移交进馆、查询利用、编研开发等不同需求，科学合理拟定数字化服务外包的档案范围和技术指标等要求。在数字化加工场所的选择上，应符合国家档案局有关要求，确保实体档案进出库及临时存放安全，满足服务外包人员工作休息、个人物品摆放等需求。同时，应按要求配置档案数字化加工所需的硬件设备、软件系统、存储介质及辅助的视频监控、消毒杀虫设施设备等，无论是自行配置或要求承包方提供，均应“以我为主”，确保全流程全要素可查可控。
二是招标考察到位。发包方应以法律法规为准绳、以成果质量为核心、以安全保密为底线，认真选好档案数字化服务外包机构。招标文件中不仅要明确单页扫描价格等显性成本，还要明确检验返工、设备配置以及人员岗位、安全管理等涉及隐性成本的条款要求，避免实施中产生一些不必要的问题。发包方应对档案数字化服务机构的资质信用、财务状况、员工素质、管理制度、保障能力、服务实绩等进行全面考察，构建科学的筛选指标体系并进行综合评估，依法依规选择合适的承包方。
三是沟通培训到位。在项目实施前，良好的沟通对接和针对性的教育培训往往可以实现事半功倍的效果。发包方应主动与行政主管部门和移交接收单位对接，接受指导、监督和检查，更好地改进工作。同时，积极与本单位内设处室沟通，共同做好项目实施各项保障工作，反复与承包方会商，不断细化完善实施方案，并确保可操作性。另外，做好发包方各级各类人员岗位职责培训也极为重要，应明确岗位职责，抓好承包方全体项目实施人员的教育培训，特别是要把安全作为红线，把教育融入日常。
四是监督指导到位。发包方在档案数字化服务外包过程中监管不到位甚至当“甩手掌柜”，会直接导致安全风险及隐患骤升。发包方应会同承包方建立健全各项规章制度和安全操作规范，并采取切实有效的措施确保落实到位。应设置管理员、保密员、审计员，实行“三员分离”，构建人防、物防、技防“三位一体”的安全防护体系，多措并举，筑牢安全保密防线。充分利用台账、日志等记录，将其作为安全管理、质量管控、责任追究的有效抓手。严格管理档案数字化过程中使用的移动存储介质和刻录设备，做到有登记、有审批、有记录、有保管、有销毁。
五是验收整改到位。档案数字化加工任务结束不是终点，扎实做好交接验收、整改完善等工作，才能确保项目安全顺利完成。发包方应对档案实体及时进行检查，该修复的修复、该消杀的消杀。对数字化成果进行自动检验和人工抽检，确保全部符合要求。同时，承包方要将设备硬盘、移动存储介质与各种工作文件、日志、记录、元数据等一并移交。发包方应对各个安全环节进行再确认，如对承包方自带的各类设施设备进行检查和必要的安全处理，组织安全保密专项验收；对各类风险隐患进行再排查，如全面了解掌握项目实施期间各类人员的现实表现，并再次开展安全保密教育，及时查缺补漏。最后，应将档案数字化服务过程中所形成的各类原始记录材料，按要求移交档案部门管理。
“五到位”只是做好档案数字化服务外包工作的基本要求。在项目实操中，发包方应在严格遵守国家法律法规和各项规章制度的前提下，因地因事因人制宜，确保档案数字化服务外包工作高质量开展。
原载于《中国档案报》2023年7月27日 总第4014期 第三版 | 