新闻速递
新西兰国家档案馆面临空间不足的困境
新西兰国家档案馆正面临空间不足的困境，故在2026年新馆建成前，老馆将停止接收任何实体档案。目前，政府机构或其他部门需要存档的文件暂存于位于莱文镇的一处档案库房中。
同时，新西兰国家档案馆缺乏数字档案存储空间的问题也十分突出。近年来，声像档案数量急剧增加的情况加剧了这一困境。
新西兰国家档案馆在规划时未对其存储需求作全面考虑，是造成如今存储空间不足的重要原因。目前，该馆正在研究馆藏档案分类鉴定及处置方案，努力推动问题的解决。
塞拉利昂公共档案馆呼吁保护原始档案
塞拉利昂公共档案馆是根据1965年《公共档案法》（Public Archives Act）成立的。该馆负责人表示，如今，用于存储国家档案的库房和存储半现行文件的存储空间已满，无法留存更多档案文件，呼吁公众帮助挽救濒临消失的原始档案资料。
该馆希望拥有独立的档案建筑以解决这一困境。目前，该馆获得了一些社会力量的支持，为他们提供数字化培训，推动从纸质存档向数字化存档转变。
美国威斯特摩兰县档案馆存储空间告急
美国威斯特摩兰县档案馆存储了数百万件纸质档案，库房里满是一排排堆积到天花板的档案盒。这些档案最早可追溯至18世纪70年代，包括了英属殖民地时期的政府和法庭记录、美国独立战争前的治安令，以及19世纪初将奴隶列为应税财产的土地登记文件。
目前，县档案馆已没有用于继续存储纸质档案的空间，但县法院还有约2000箱档案等待移交。该县政府档案管理办公室主任杰森·格林沃尔德（Jason Greenwald）建议，租赁该县汉普菲尔德仓库约550平方米的空间，并将仓库旁边的一个约180平方米的办公室改造成额外的档案库房。同时，县档案馆的工作人员正在积极开展鉴定工作，将不符合保存要求的档案进行销毁。
新闻快评
档案馆是人类活动原始记录的长久保管基地，承担着留存社会记忆、提供利用服务的重要职责。近年来，无论是发达国家还是发展中国家，无论是实体档案还是电子档案，都面临存储空间不足的严重问题。
为什么会出现存储空间不足的问题？通过上述3则新闻案例，我们可以从档案存储客体和存储主体两个方面加以分析。在存储客体方面，实体档案和电子档案的数量与日俱增。随着数字时代的快速发展和档案信息化建设的加速推进，档案部门对越来越多的馆藏纸质档案进行了数字化处理，同时，原生性电子档案呈现出爆炸式增长趋势，使得电子档案数量急剧增加。同时，随着社会不断进步，应予以留存的具有保存价值的档案不断累积，实体档案数量自然也日益增多。我们还要注意的是，原始记录具有独特价值，不能因为有了数字化存储，就任意销毁纸质档案。在存储主体方面，部分档案部门战略规划缺位、资金缺失。无论是在档案馆存储空间设计时未充分考虑未来实体档案与电子档案激增带来的长久安全存储问题，还是资金缺乏导致馆库扩建工作无法启动或中途停滞，均会导致档案存储空间不足的问题无法得到有效解决。新西兰国家档案馆正是因为在建设规划时未做好财政预算，没能从长远考虑未来的存储需求，才造成了如今存储空间紧缺的局面。
针对当前实体档案与电子档案存储空间不足的问题，结合国内外档案工作实际，笔者认为，档案馆可以采取有针对性的措施，最大限度地提升其存储能力。
一是针对电子档案存储空间不足的问题，档案馆应做好长期规划、注重技术赋能。一方面，加强顶层设计，做好长期规划。档案馆应积极参与制定数字档案长期安全保存战略，参与标准设计、元数据管理等工作，从政策层提升机构数字档案长期安全存储的能力。如，发布数字保存战略，从战略层面对数字保存优先级、组织合作、数据标准等各个方面进行灵活调整，以适应存储规模。另一方面，注重技术加持，利用在线存储扩充容量。当前，磁盘阵列技术、区块链技术等的应用为档案存储能力的提高带来了新的契机。如，有的公司推出专门档案存储系统，既能够以其海量存储能力保证电子档案的长期可读性，又能够进一步保障档案存储的安全性。档案馆应积极参与其中，加强与技术公司的合作，提供档案专业的指导与支持，助力相关技术的开发，拓展先进技术在档案存储场景中的应用。
二是针对纸质档案存储空间不足的问题，档案馆应对外积极“开源”，对内科学“节流”。一方面，对外吸纳资源，新建库房容纳纸质档案。档案馆可面向政府部门和社会公众积极倡导，争取资金或者场地支持，以引资建设新馆。塞拉利昂公共档案馆积极对外寻求支援以期筹建独立的档案建筑便是一条可行路径。档案馆还可以与其他文化机构协同合作，基于共同目标共建馆库。如，从留存本国文化遗产的共同目标出发，挪威国家档案馆和挪威国家图书馆达成合作，共同打造新的存储库，不仅为档案存储提供更加充足的空间，也提高了存储的效能。再如，美国密歇根州犹太遗产中心便是两家档案馆联合组建的。此种以目标为导向而协同共建馆库的方式，不仅能够扩大档案的存储空间，还为不同组织间的进一步合作提供了便利。另一方面，对内优化环节，实现合理存放，以提高空间利用效率。档案的鉴定与分类是影响档案实体存储的重要因素，不合理的鉴定和分类会造成大量档案积压，进而加剧存储空间不足的问题。因此，可以通过制定馆藏分类、鉴定及处置方案，及时销毁无存储价值的档案来释放档案存储空间。
原载于《中国档案报》2023年7月24日 总第4013期 第三版 | 