本报讯 近年来，浙江省宁波市海曙区不断探索建立档案共享利用新机制，推行档案服务利用协同审核办法，即“档案服务利用四色法”（以下简称“四色法”），将档案责任前倾、流程前置、共享前移，并通过多样化的档案利用方式，提升查档效率，促进档案资源的合理开发和有效利用，实现档案全生命周期内的共建、共管、共享。
“四色法”，即根据档案内容、类型和机要程度，分别以红、橙、黄、绿四色代表密级敏感文件、行政履职文件、涉民档案、可公开现行文件等，并区别共享利用等级，将模糊主观的审核界限变为精准易懂的规范。区档案局、区档案馆研究制定《海曙区档案服务利用协同审核办法（试行）》（以下简称《办法》），积极探索档案服务利用协同审核、分色分级明确利用权限的档案工作机制，并将档案划分为四色8个级别。
通过实施《办法》，全区各单位将“四色法”纳入本单位档案工作领导小组工作职责，建立工作制度，指导四色分级审核工作的具体开展，切实履行好复审责任，共同完成档案四色分级审核工作，既强化了档案工作主体责任，让职能前端人员参与到档案工作中，从源头确保了档案质量，又为后续鉴定利用提供了便利，也为到期档案开放工作奠定了坚实基础。在推行“四色法”的过程中，区档案馆广泛征求档案专家、各部门的意见建议，进一步完善审核细则，努力让分级分色界限更加明确，加快档案开放审核速度，提高档案进馆效率。
针对档案开放审核工作中存在的档案工作人员整体业务水平不高、开放审核主观性较强、主体责任落实滞后等问题，“四色法”规定，档案形成单位在文件形成或归档时，应根据文件内容、类型和机要程度，参考四色八级划分标准，科学合理划分审核服务利用等级，并赋予档案红、橙、黄、绿4种不同颜色和级别的标签。同时，经过初审、复审确定档案分级分色标签，形成年度档案服务利用协同审核清册，确定档案全生命周期的服务利用权限。在档案进馆时，档案形成单位对进馆档案的颜色等级划分进行确认，并向区档案馆报送进馆档案服务利用协同审核清册和开放预审核清册。档案形成满25年后，由区档案馆会同档案形成单位，在档案进馆开放预审核的基础上共同完成到期档案开放审核工作。
为提升档案审核和利用效率，区档案馆将“四色法”与数字化改革紧密结合起来，以标签化的方式为档案服务利用提供机器辅助。如，设定共享利用关键词汇表和敏感语义，形成民生档案标签。此外，区档案馆还为各单位建立“专有四色词库”，打造面向多种需求的档案数据化资源库，实现档案服务利用协同审核全流程网上办。
以往，社会公众在利用档案时需要人工层层审批，手续烦琐，档案利用效率低下。如今，区档案馆以四色区别档案共享利用等级、确定档案服务利用权限，让档案从产生便开始发挥作用。如，对于黄色标签的档案，进馆前，各机关单位持单位介绍信或利用者（权利人）持本人合法有效身份证件可查询利用；进馆后，经档案形成单位授权同意，各机关单位持单位介绍信或利用者（权利人）持本人合法有效身份证件可查询利用。
原载于《中国档案报》2023年7月24日 总第4013期 第二版 | 