2020年12月，国家档案局公布《重大活动和突发事件档案管理办法》，第十条规定，“档案馆可以根据需要，提前介入重大活动和突发事件档案工作，并采取拍照、录音、录像等方式直接形成重大活动和突发事件档案”。2022年9月，中共中央办公厅、国务院办公厅印发了《关于加强重特大事件档案工作的通知》，要求从源头抓好重特大事件档案的形成和留存工作。上述文件阐明了档案工作在记录、留存历史中的重要作用，提出了档案馆提前介入、通过声像方式主动记录重大活动和突发事件档案的必要性，就着力强化重特大事件档案收集工作提出了要求。
自1999年起，广东省深圳市档案馆就将负责拍摄重要活动和重大事件，整理、保管上述活动形成的照片、录音、录像等档案并提供利用，采集重大突发事件、自然灾害以及全市重点建设项目的声像档案作为主要职责之一，以高度的政治责任感和历史使命感主动记录好、留存好、利用好深圳重大活动和突发事件档案，为粤港澳大湾区和中国特色社会主义先行示范区建设贡献档案力量。
提前介入、抢抓机遇，记录好重大活动、重特大事件声像档案
深圳市档案馆提前介入，全程参与，拍摄庆祝改革开放40周年、新中国成立70周年等重大活动照片，将声像档案资料全部接收进馆。2020年10月14日，深圳市档案馆圆满完成深圳经济特区建立40周年庆祝大会摄影工作，采集庆祝大会照片档案千余张。
在突发及重特大事件发生时，深圳市档案馆抢抓时机、冲锋在前，第一时间制订拍摄计划，做好安全防护，严格听从专业指导，科学有效地开展拍摄工作。同时，紧跟时事热点，拍摄深圳机场卫星厅正式启用仪式、“中央援港 同心抗疫”铁路援港班列开通运行活动等，用声像档案生动记录好每段意义深远的历史。
近年来，深圳市档案馆围绕深圳先行示范区建设，聚焦五大战略定位，开展专题声像档案收集工作，紧跟深圳大事要事，打造形成“先行示范区建设声像档案库”，切实做到档案采集与先行示范区建设同频共振，真实记录深圳发展历程和建设成就，展示城市文化风貌。
截至2022年底，市档案馆拍摄各类重大会议、重大活动及重大突发事件、重大自然灾害、全市重点建设项目照片近34万张，参与拍摄3.2万余次。
科学归档、系统管理，留存好重大活动、重特大事件声像档案
深圳市档案馆高度重视档案信息化建设，以信息化建设为支撑提升声像档案现代化管理水平。目前，深圳重大活动、重特大事件声像档案的“收、管、用”全流程均通过声像档案系统进行管理，切实留存好粤港澳大湾区和中国特色社会主义先行示范区建设过程中的声像档案。
为不断提升声像档案工作的时效性，确保声像档案资源的完整性，深圳市档案馆要求，当日拍摄的声像档案要次日上传至声像档案系统。同时，按照有关要求，市档案馆对声像档案进行组、张（件）著录，确保著录内容完整、人物标识清楚，同时上传活动文件，为日后重大活动、重特大事件声像档案利用奠定基础。此外，切实“盘活”声像档案资源，通过信息技术手段深入挖掘声像档案资源的价值，助力声像档案编研工作开展，用独特的“声像”语言直观、生动地讲好深圳改革开放的故事。
用心用情、精准高效，利用好重大活动、重特大事件声像档案
多年来，深圳市档案馆围绕中心工作、全市经济社会热点，深挖重大活动、重特大事件声像档案资源，精心挑选、严格审核、积极为市各有关单位提供优质高效的档案利用服务。
截至2022年底，市档案馆为市委、市政府及各有关单位提供政务活动照片利用4000余批次，利用照片12万余张。市档案馆积极为市委、市政府起草有关材料、市史志办编制历年年鉴等提供了大量照片档案利用；为“大潮起珠江——广东改革开放40周年”展览、党建创新成果展示交流活动会等提供了丰富的声像素材；为中央电视台等媒体拍摄纪录片和专题片提供声像档案资料；为人民群众提供声像档案利用服务。
多年来，市档案馆以主题鲜明、内容丰富、质量精优的声像档案资源和优质高效的档案利用服务赢得了利用者的一致好评。
原载于《中国档案报》2023年7月17日 总第4010期 第四版 | 