为推动机关档案工作转型升级，实现档案管理现代化，国家档案局启动了数字档案室建设试点工作。多年来，广西壮族自治区南宁市自然资源局对照《数字档案室建设指南》和《数字档案室建设评价指标》标准和要求，不断加强和完善数字档案室建设，为档案插上腾飞的“云翅膀”。今年1月，市自然资源局数字档案室被认定为“全国示范数字档案室”。
强化组织建设，推动“单一建”向“协同建”聚力
市自然资源局深入学习贯彻落实习近平总书记对档案工作重要批示精神，以“资源为先、标准规范、整体推进、确保安全”为工作原则，依据国家和行业相关标准规范，围绕领导与组织、基础设施建设、应用系统建设、数字档案资源建设、保障体系建设等6个方面，协同推进“全国示范数字档案室”创建工作。自治区档案局、南宁市档案局多次组织有关专家到市自然资源局开展工作调研和现场指导，并针对数字档案室建设进度提出整改完善的意见建议。市自然资源局在创建工作启动时便成立了以局主要领导为组长的数字档案室建设试点工作领导小组，在人、财、物等方面给予大力支持和充分保障，形成档案主管部门指导推进、市自然资源档案馆牵头、自然资源信息集团提供技术支撑、市自然资源局各科室（部门）分工合作的良好工作机制，有力推进数字档案室建设。
着力转变职能，推进“管档案”向“管数据”拓展
在基础设施方面，市自然资源局中心机房是广西首家A级机房，市自然资源局也是国内第四个拥有A级机房的政府单位。A级机房为电子档案保管创造了良好的载体保护环境。网络层面，进行分网管理，根据业务需要，分别为系统、数据部署了防火墙，以及防病毒、漏洞扫描、安全审计等安全设施，确保网络安全；存储方面，整合各类档案数字资源，形成统一的云存储管理平台；应用方面，采用系统管理员、安全管理员和安全审计员“三员分立”的权限管理机制，确保权限安全。在应用系统方面，通过将自主研发的数字档案管理应用系统集成到OA系统中，实现数字档案管理应用系统与自然资源各业务系统互联互通，除具备电子档案收、管、存、用功能外，还具备电子档案检测、辅助档案鉴定、数据质量管理等功能，有效实现电子文件生命周期全过程管理。在数字资源方面，贯彻大数据管理理念，构建目录数据库、图文数据库、多媒体数据库等，并通过在线、近线、离线、同城和异地5种备份方式，及时开展档案数据增量备份和全量备份，确保档案数据安全。同时，按照“存量数字化、增量电子化”的要求，做好历史存量档案数字化工作，截至2022年底，市自然资源局室藏非涉密文书、照片、录音、录像等档案数字化率达100%，数字化页数超过3600万页，数据容量超过20TB，新增电子文件也逐步实现规范归档。
优化服务模式，实现“实地查”向“网上查”转变
市自然资源局结合自然资源档案特点，依托南宁自然资源“一张图”系统，构建了“以图查档、以档查图”的图文档一体化查档模式，档案查询高效便捷，最快可实现3秒检索档案。目前，查档用户“足不出户”即可通过“邕e登”APP、南宁市自然资源局门户网站、南宁市不动产登记综合服务平台等终端查询自然资源档案。多途径多角度的档案查询服务，解决了群众房屋买卖、户口迁移、抵押贷款、入学报名、住房保障、工商登记、司法诉讼、征地拆迁等查档堵点，有效助推优化营商环境工作的开展。
下一步，市自然资源局将继续认真总结推广全国示范数字档案室创建成功经验，巩固提升创建成果，带动辐射全市数字档案馆（室）建设，以数字档案馆（室）建设服务经济社会高质量发展，为奋力谱写新时代南宁现代化建设新篇章贡献档案力量。
原载于《中国档案报》2023年7月17日 总第4010期 第三版 | 