去年以来，浙江省丽水市档案馆认真贯彻落实习近平总书记对档案工作重要批示精神，积极对标全省档案数据资源归集共享提质扩面工作要求，以系统化思维抓推进，以一体化思路抓落实，通过谱写“前奏、进行、协奏、畅想”四部曲，奏响具有鲜明丽水特色的奋进主旋律。2023年2月召开的全省各市档案馆长交流会数据显示，丽水市档案馆民生档案归集率达100%；编研成果归集量在36个纳入提质扩面的地方档案馆中排名第七，在11个地级市中排名第二；展览归集量在36个单位中排名第一。
吹响“前奏曲”，全面部署把方向
市档案馆将档案数据资源归集共享提质扩面工作作为重要抓手，坚持靠前指挥、一线督办，形成以“目标倒逼责任，以时间倒逼进度”的强力推进氛围，在后发赶超中赢得发展先机。
2022年12月，全省档案数据资源归集共享提质扩面工作动员部署会后，市档案馆立即抓落实，要求全体干部提高站位，增强信心，迎难而上、知难而进，不讲条件、不打折扣，确保高质量完成全省档案数据资源归集共享提质扩面工作。
市档案馆结合实际，专门制定了《丽水市档案馆关于开展档案数据资源归集共享提质扩面工作实施方案》，明确工作总体目标、工作方法步骤和工作要求。落实各处室责任分工，推动形成职责边界清晰、层层负责的工作责任机制，为档案数据资源归集共享提质扩面工作打好基础。
为加强督导，市档案馆专门建立领导挂帅出征、处室协同推进、例会晾晒点评、问题逐项销号的工作机制，及时掌握工作进度，明确工作措施，强化问题导向，紧盯薄弱环节，清单式罗列存在的具体问题，即时明确问题化解方法、责任人和时限要求。
唱响“进行曲”，攻坚克难破困局
市档案馆严格对照全省档案数据共享中心档案目录数据库结构标准，对各类档案数据进行系统分析，逐个破解工作中的重点难点问题，精准有效提升档案数据资源归集共享提质扩面工作的质量。
在2022年对所有馆藏档案进行全面清查的基础上，根据《浙江省档案馆关于开展档案数据资源归集共享提质扩面工作的通知》确定的档案数据资源归集范围，进一步梳理属于省定归集范围的民生档案等类别档案的数据状况，按照“能归尽归、全量归集”的原则，梳理出符合归集条件的婚姻等民生档案4类、编研成果19个、档案展览15次、镇馆之宝2件等各类档案数据21万余条，力求做到门类齐全、归集完整。
由于民生档案数据量大、产生周期长，以往执行数字化加工标准不一，数字档案馆系统功能限制等原因，原有档案数据存在字段不匹配、字段缺失、著录繁杂凌乱、档号重复、门类归分模糊矛盾、部分原文无法批量挂接等问题，对照全省档案数据共享中心档案目录数据库结构标准还有较大差距。针对大量档案数据和目录需要人工进行比对校核的现状，市档案馆不等不靠、想方设法主动开展数据治理。对著录相对规则的档案数据，通过Excel函数和软件编写代码等方式实现著录项整合拆分；对难以批量完善的目录，安排专人实行人工修改完善字段内容，精准有效提升归集数据的质量。
市档案馆将数据安全管理贯穿整个档案归集工作中，建立数据资源归集共享审批流程，由相关业务处室提出申请，技术保障部门提出挂接意见，分管副馆长审核同意后交由数据中心管理员上传至全省档案数据共享中心，确保数据归集工作分工明确、职责清晰、流程规范、安全有序。加强数据归集审核过程中的介质管理，增添专用移动存储介质，实行专项登记，专人专用，明确责任人及其使用的保密管理责任，确保数据在流转过程中的安全可靠。
奏响“协奏曲”，凝心聚力显担当
针对档案数据资源归集共享工作阶段性特征，市档案馆建立了灵活的工作专班机制，集中各业务处室精干力量对档案数据资源归集工作实施强力攻坚，以项目化运作的方式最大限度激发档案数据资源归集工作合力。组建市数据归集共享工作联络群，第一时间反馈数据归集工作中存在的问题，切实打通问题反馈渠道，提高问题解决效率。
做好档案数据资源归集工作，明确标准和要求是关键。市档案馆时刻关注全省档案数据资源归集工作动态，组织开展培训和学习讨论，把全省档案数据共享中心档案目录数据库结构标准要求吃准吃透，确保方向不偏、节奏不乱。对档案数据资源归集工作过程中存在的问题，积极主动寻求省档案馆的帮助与支持，及时消除数据归集疑虑，使档案数据资源归集工作更加规范有效。针对现有数字档案馆系统功能不完备的问题，及时联系系统开发人员，有效提升档案数据资源归集工作效率。
面对档案数据资源归集工作基础弱、短板多、人手少、人工校对量大的实际情况，全体档案干部敢于担当、勇于奉献，全力以赴做好档案数据归集工作。为了不耽误归集工作进度，许多专班人员牺牲休息时间，全身心投入档案数据资源归集工作中。正是凭借这股拼劲、闯劲和奉献精神，市档案馆才交出了全省档案数据资源归集共享工作的高分答卷。
弹响“畅想曲”，数字赋能开新局
市档案馆坚持以数字化改革为牵引，深化技术赋能，提高档案数据资源归集共享的科学化、智能化水平，加大档案数据资源共享与开放力度，确保档案数据安全。
对于数据中可能存在的涉密、涉敏问题，在前期人工审核的基础上，市档案馆采购专用保密涉密检测软件工具，对档案数据进行全量检测，通过两次筛查，确保上传报送的档案资源和数据准确可靠。建立健全档案开放的具体操作规定和工作流程，尽快实现档案AI辅助开放审核组件应用，有效缓解审核力量不足的现状，提升馆藏档案开放审核效率。
聚焦市域特色，市档案馆科学推进丽水市“红绿金”专题档案数据库（一期）建设，强化档案数据资源前端收集，按照档案归属不变、数据集中、安全保密的原则，针对性开展丽水红色档案、百山祖国家公园档案、百亿项目档案等专题档案数据资源归集工作，进一步丰富档案专题数据库门类，形成具有丽水特色的数字档案资源专题库。
开展档案数据资源归集工作的最终目的是实现高效便捷利用，这也是档案工作数字化改革的出发点和落脚点。市档案馆积极深化档案共享查阅利用，推动丽水市档案专题数据库与全省档案数据共享中心、全国档案查询利用服务平台等公共服务平台实现对接，打破档案信息孤岛，开通档案查阅利用服务绿色通道，实现民生档案和开放档案的跨地区跨部门跨层级查询利用，积极探索档案数据高效便民利用的新方式、新方法。
原载于《中国档案报》2023年3月27日 总第3962期 第三版 | 