在机关档案分类中，有一类是履行行业特有职责形成的档案，我们称之为专业档案。2011年，国家档案局分两批编制了100种专业档案目录，涵盖人事、民生、政务、经济、文化5个类别内容，是满足各项事业发展需要和人民群众基本需求必须建立的档案种类，是国家档案资源的重要组成部分，是各专业主管部门和各级档案行政管理部门监管的重点项目。在第二批公布的目录中，新闻宣传报道档案作为文化类专业档案列入其中。
新闻宣传报道档案是指各报社、通讯社、广播电台、电视台、新闻电影制片厂等新闻单位在宣传报道活动中形成的、经过整理归档的各种稿件、录音带、录像带、照片、新闻影片等不同载体的文件材料。加强新闻宣传报道档案的收集整理和保管利用是各新闻单位档案工作的重点。
做好新闻宣传报道档案管理工作的基本依据，是1986年10月中宣传部会同国家档案局联合印发的《新闻单位宣传报道档案管理暂行办法》。该办法对新闻宣传报道档案的收集、整理、管理、利用进行了全面规定。文件材料归档整理过程中，制作目录是档案整理的一项重要内容，但《新闻单位宣传报道档案管理暂行办法》“整理和归档”专章中并未涉及编目的具体要求。因此，人民日报社档案处按照室存新闻稿件、审改样等内容的具体形态编制了适宜本报特点的新闻宣传报道档案目录。此后，该目录的设置成为各新闻单位宣传报道文件材料归档整理的参照标准。
但随着时代的发展和技术的进步，此前编制的新闻宣传报道档案目录已经不能适应新闻传媒业日新月异的变化，须对原有目录设置进行标准化调整。
在管理办法制定之初，新闻宣传报道档案只包括纸质和影像两大类别的内容，这与当时传媒业发展形态相一致。20世纪80年代是报纸快速发展时期，《中国新闻年鉴》资料显示，1981年全国报纸种类仅为476种，1986年全国报纸种类已达2151种。20世纪90年代初期，随着计算机的普及应用，文稿、审改样档案数量有所减少，但是人民日报社档案处仍收存了许多党和国家领导人重要文章审改样，以及大量报社领导签批、审改的宣传报道文件材料。近10年来，报社的宣传报道档案以各级领导对文稿的签批意见及宣传报道指令为主，且呈逐年递增趋势。可见，文稿类一直是新闻宣传报道档案的主要形式，也是人民日报社历史最长、室存最丰富的类型。
这类档案在新闻宣传工作及新闻学研究中具有极高的参考利用价值。据人民日报社档案资料统计，1946年至1976年，毛泽东共为《人民日报》撰写、审改各类文稿手迹100余篇。1950年至1974年，周恩来共为《人民日报》撰写、审改各类文稿手迹800多篇。2006年，人民日报社向中央档案馆移交1946年至1980年《人民日报》重要文章的文稿、审改样等宣传报道档案2800余件。属于这一时期的毛泽东等老一辈革命家的大部分宣传报道审改样已于20世纪60年代分4批移交中央办公厅。同时大量新闻宣传报道档案以长期的形式被人民日报社档案处保存。
因《新闻单位宣传报道档案管理暂行办法》对以文稿、审改样为主的纸质类档案编目细则未作专门说明，《人民日报》根据自身特点制定了文稿、审改样类档案编目规则，在新闻宣传报道档案目录中设置了“体裁、审改人、版次”3项内容，“见报日期、审改日期、栏目、作者、签发人、签发单位”等特征虽然在编目中出现过，但一律在备注中呈现。以前由于宣传报道档案内容单一、总量有限，这一一直沿用的目录形式尚可应对单纯依靠人工理解结合手工调阅的查询方式，但随着档案种类和总量的增长以及数字档案室建设的不断深入，加之档案整理和联网查询的要求，原有的编目规则已无法适应当前形势的需要。
更为突出的矛盾表现在，当前宣传报道中音视频、现场报道、专题报道、系列评论、专栏、署名评论、专版等形态层出不穷，原来设置的“体裁、审改人、版次”3项内容已无法全方位、立体式地描述当前宣传报道档案的形态，需要新增并改进原有目录，达到覆盖详尽的目的，从而方便档案的利用查询和管理统计。
原有的编目规则不能适应当前的需要不仅表现在文稿类档案这一类型，在新的传播业态中也表现得非常突出。1997年1月1日，人民网作为国家重点新闻网站的排头兵正式上线，为新闻网页类档案的收集整理利用开辟了先河。目前，人民网的新闻及各栏目的页面都进行了存储，近年存储页面数量呈递增趋势，年存储量达百万页以上。特别是进入全媒体时代后，各新闻单位宣传报道呈现智能化、多样化发展态势，融合发展、全媒体矩阵成为新的发展方向，将融合的全媒体产品产生的宣传报道材料全部科学化归档整理的需求格外迫切。
目录的改进首先要满足新闻宣传报道档案管理的实际需求。要对当今媒体全产业链进行深入的调查研究，根据不同业态详尽设置目录，并结合发展趋势制定目录体系。其次，要切实以国家标准为依据。在信息共享的要求下，计算机检索代替了手工检索，远程检索代替了本地检索。因此，著录项的设置需对普遍性、真实性、可靠性、实用性进行全面调整。2022年修订发布的行业标准《档案著录规则》在多级著录、著录项目、电子环境3个方面进行了调整。规则明确规定，档案著录项目分为7个大项35个小项，这些项目分为必著、选著、有则必著。只有深刻理解著录规则，才能将新闻宣传报道档案的所有特征在目录中全部展示出来，才能将不同业态的新闻宣传报道档案整理规范化，才能为用户提供多渠道、多维度的检索途径和更广泛的档案利用，方便对新闻宣传报道档案的深度分析和充分利用。
专业档案具有极强的专业属性，利用价值极大，但在机关事业单位归档工作中，重文书轻专业的现象普遍存在。档案部门要监督指导业务部门重视专业档案的收集整理，充分认识专业档案的价值。各机关事业单位档案部门要深入调研本单位专业档案的形成过程，清理专业档案遗存死角，使专业档案应收尽收、齐全完整，促进专业档案管理工作尽快步入正规化、现代化轨道。
原载于《中国档案报》2023年3月9日 总第3954期 第三版 | 