去年3月，国务院发布的《关于加快推进政务服务标准化规范化便利化的指导意见》提出，推动各地区各部门政务服务事项全部纳入全国一体化政务服务平台管理和运行，加快实现“一网通办”。6月，国务院印发的《关于加强数字政府建设的指导意见》明确，构建全时在线、渠道多元、全国通办的一体化政务服务体系。电子文件管理在政务服务中发挥着重要作用，那么，应如何加强电子文件管理呢？笔者认为应从以下3点做起。
一是统一思想，提高认识，加强组织领导。要提高档案信息化管理意识，加大宣传力度，转变“重现实轻历史、重建设轻利用”的思想观念，提高档案信息化管理意识，增强做好档案信息化工作的紧迫感与使命感。要建立协同推进机制，建立由市政府办牵头、市档案主管部门主抓、有关单位和部门协调配合的管理机构体系，形成齐抓共管的工作局面。各单位要落实分管领导，明确工作人员，做好电子文件归档和电子档案管理、移交工作。要将档案信息化工作纳入议事日程，纳入各级党委政府的目标责任制考核范围。
二是建立平台，规范标准，实现有序推进。首先，要加快建成电子档案管理平台，统一电子文件的技术标准，规范电子公文的归档格式，实现电子文件元数据的无缝归档迁移。要加快推进全市网上办公和网上行政审批工作，通过数字档案综合平台，打破“信息割据”的局面，实现由原来的长期分散保管到集中统一管理，实现电子文件以统一的标准归档迁移和档案资源共建共享。其次，要建立健全管理制度与标准。按照国家有关政策、规范标准，制定电子档案管理业务操作规程，实现统一标准、规范管理，减少各单位因分散投资、重复软件设计而造成的人力物力浪费，保证电子档案的真实性、完整性、可靠性和可用性。要按照“双套制”档案管理模式要求，在归档电子文件的同时生成纸质文件并作归档处理；对没有原生电子文件的纸质文件，应进行数字化转换，保存其数字化副本。最后，要加快推进存量档案数字化工作。各单位、各部门都要切实制定本单位、本部门的档案信息化规划，列出档案数字化“时间表”，加快推进馆藏、室藏（存量）档案数字化工作。要建设数字档案管理应用平台和民生档案远程利用共享平台，积极推进档案信息资源共享，逐步用数字化档案副本代替原件提供利用，实现全市开放数字档案和民生档案一站式查阅利用，努力使档案公共服务惠及广大人民群众。
三是加强资金投入，完善基础设施建设。落实电子档案管理工作，不仅要在思想上重视，也要在物质上有保障，即资金支持。要不断完善基础设施建设，保障档案资源存放科学、安全、有序。机关单位档案管理部门要配齐配强工作力量，加大支持保障力度。同时，还要配备现代化的档案管理设施设备，加强电子文件科学化规范化管理，降低电子档案丢失、损毁的风险。
原载于《中国档案报》2023年2月20日 总第3947期 第三版 | 