杭州娃哈哈集团有限公司是企业集团数字档案馆（室）建设第一批试点单位。近年来，公司高度重视档案资源体系建设。适逢第19届亚运会“花落”杭州，公司有幸成为该项亚洲大陆顶级综合运动盛会的参与方，公司档案室紧紧围绕该项重点工作，展开了重大活动档案全过程收集管理。
早前，公司档案室即开展了一系列准备和支持工作：梳理公司自成立以来参与过的类似活动档案，提炼整合形成《历年大型赛事赞助活动材料汇编》；根据《重大活动和突发事件档案管理办法》《杭州娃哈哈集团有限公司重大活动档案管理办法》等，分析公司参与本次亚运会可能涉及的部门以及由此产生的文件材料，为后续拟定该项活动档案收集范围和要求提供参考遵循；关注公司业务部门请示批复流转信息、主动联系相关职能部门，了解亚运会合作意向达成程度，主动提供大量电子档案，如各类经营资质、产品检测报告、荣誉实物、公司历年来参与类似活动的方案及效果评估等，做好档案信息储备及服务支撑。
2021年5月，公司与第19届亚运会组委会亚洲奥林匹克理事会签订了第19届亚运会官方非酒精饮料赞助协议。自此，娃哈哈集团赞助第19届亚运会项目正式开始运作（赞助主要事宜是提供饮品供应，另围绕赞助的事宜还包括各类行政事务、宣传互动、对外联络安排、资金调度审批、安保卫生等。公司将参与该项目的诸多部门和分公司分为不同组别，如亚运事务工作组、品牌传播组、生产调度组等）。
为做好该项活动的档案收集工作，公司档案室明确将该项活动档案纳入公司重大活动档案管理范畴。活动档案管理工作遵循统一领导、分级管理、分类实施、统筹协作的工作原则。公司档案室专门召开了项目档案专项会议，明确亚运事务工作组为整个项目的文件材料总负责单位、该组内特定人员负责整个项目文件材料的收集和预整理及安全保管，明确参与项目的其他组指派固定人员做好本组的文件材料收集工作并负责向亚运事务工作组移交文件材料。
根据本次亚运赞助项目的合作协议条款内容、亚运会主办方发放的会务资料、公司项目组初定的本次亚运会赞助活动各项业务流程和对应责任部门，公司档案室拟定了《亚运项目文件管理规范》（以下简称《规范》）初稿，涵盖文件材料收集范围、载体形式、分类方案、文件材料预整理规则、文件材料移交归档要求、责任部门等。《规范》还对文件材料的完整性、事项材料的完整性、电子文件的完整性、宣传材料的完整性等注意事项，作了重点阐述和标注。
公司档案室与项目组经过多次沟通，确定了《规范》终稿，下发至参与项目的相关部门，并组织亚运事务工作组、其他各组内文件材料收集负责人，对《规范》作了解读培训。为提升活动参与人员的主动移交归档意识，公司档案室除在项目组会议上进行《规范》的解读宣贯外，还利用国际档案日、活动关键节点、项目组例会等时点，积极开展线上线下档案宣传。
该活动档案工作自筹备两年多来，公司档案室定期到亚运事务工作组办公室，根据项目进度对文件材料收集范围、文件材料完整性和准确性、预分类情况等进行抽查并给予指导。同时，积极组织工作人员参加重要会议，有针对性地做好相关文件材料的收集指导。及时、多样的检查指导，对亚运会活动文件材料的收集进度和质量给予实时规范和把控，确保了活动文件材料的连续性、规范性和安全性，为后续重大活动档案保管和开发利用打下了良好的文件基础。
原载于《中国档案报》2023年1月30日 总第3938期 第三版 | 