近日，美国行政管理与预算局（The Office of Management and Budget，简称OMB）和美国国家档案与文件署（National Archives and Records Administration，简称NARA）联合发布了《M-23-07备忘录》（以下简称“M-23-07”），要求联邦机构在2024年6月底前以数字方式管理和存储所有文件。
2019年6月，OMB和NARA联合发布了《M-19-21备忘录：向电子文件转型》（Transition to Electronic Records，简称“M-19-21”），聚焦文件管理，指导联邦机构将文件管理向全电子化工作环境转型。但由于COVID-19的大流行，美国联邦各机构的电子文件转型进程被迫推迟。M-23-07加强了M-19-21所确立的基本要求，重申了向电子文件转型的基本目标，并更新了M-19-21中规定的目标日期。
M-23-07共发布了6项要求，分别是：第一，2024年6月30日前，联邦机构所有永久电子文件必须最大限度地以电子格式进行管理，以便NARA最终归档和管理；第二，自2024年7月1日起，联邦机构必须按照NARA的规定和移交指南的要求，以电子格式管理所有永久电子文件，以便最终以电子格式和适当的元数据向NARA移交；第三，到2024年6月30日，联邦机构必须以电子格式管理所有定期电子文件，若符合例外条款的机构以模拟格式继续创建和存储文件，需将符合移交条件的非现行文件存储在商业文件存储场所；第四，自2024年7月1日起，NARA将不再接受以模拟格式移交的定期或永久文件，只接受具有合适元数据的电子格式文件；第五，NARA将发布文件管理条例和指南，以支持联邦机构全面向电子文件管理转型；第六，不迟于2023年12月31日，NARA将为采购电子文件管理（ERM）解决方案和服务的联邦机构建立电子文件管理（ERM）标准和要求。
M-23-07特别指出，强有力的档案管理是透明度和问责制的必要条件，也是民主的基础。联邦政府必须超越基于纸张的管理流程，抓住机会，通过全面向全电子化工作环境转型以改善政府管理与服务。
原载于《中国档案报》2023年1月23日 总第3937期 第三版 | 