档案工作作为高校的基础性工作，体现了高校教学、科研和管理深度融合的水平，是衡量高校治理能力的重要标志之一。
高校档案主要包括党群类、行政类、教学类、学生类、科研类、基本建设类、仪器设备类等，大部分高校还增加了人物类、实物类、重大活动和突发事件类等。这些档案通常以纸质、电子、照片、音像、实物等载体形式保存，承载着时代发展的记忆，是高校党史、校史教育阵地的有力资源支撑。
近年来，高校办学规模持续扩大，教师和学生人数不断增多，档案工作量较以前大幅增长，档案服务对象、范围、要求逐渐扩大，个性化需求日趋多样。而随着5G、人工智能、大数据、物联网等信息技术的蓬勃发展，高校档案正由传统管理方式向互联网信息化管理方式转变。但是，高校档案管理工作水平与高校治理现代化的要求间还存在一定的差距。
本研究以江苏省41所公办高校档案馆为调查对象，系统梳理总结了高校档案工作存在的基本困境，探析新时代高校档案工作的应对策略。
一、样本选择与说明
东南大学国际档案日宣传活动 图源东南大学档案馆官网
本研究选择江苏省78所本科院校中的41所公办本科高校的档案馆作为调查样本。由于政府财政部门没有对三本高校和独立学院进行拨款，档案经费相对于公办高校有所不同，三本高校和独立学院的档案馆没有正式的国家事业单位行政级别，所以未纳入本研究的调查样本中。
这41所公办本科高校，从办学层次上看，包括南京大学、东南大学等“双一流”高校和南京财经大学、南京审计大学等普通本科高校；从归属上看，有教育部直属的中国矿业大学（徐州），也有江苏省属的南京邮电大学、南京市属的南京晓庄学院；从建校时间上看，有建校超过百年的南京工业大学，也有建校不足40年的江苏海洋大学；从地理位置上看，有位于经济较发达的苏南地区的苏州大学，也有位于经济相对落后的苏北地区的宿迁学院；从办学规模上看，有在校学生人数超过2万的高校，也有在校学生人数不足1万的高校；从学科门类上看，包括综合性、师范类、理工类、财经类、医学类、农林类，也包括艺术类、体育类等。经过以上角度的说明，可以看出，这41所公办本科高校相对于全国高校来说，具有一定的代表性和典型性，故对其档案馆的研究可以反映出全国高校档案馆发展中所遇到的共性问题和普遍困境。
本研究充分考虑41所公办高校是否为重点建设大学，以及各高校在校学生数、教职工人数、建校历史、校园面积及硕博授权点数量等情况，对档案馆设置、设施设备配备、管理体制、人员结构、档案信息化建设等方面进行了调查和分析。
二、公办高校档案工作的基本困境
（一）高校档案部门“边缘化”现象相对严重
从档案部门是否为独立设置，以及档案部门及其负责人的行政级别高低可以大概判断出高校对档案馆的重视程度。41所高校中，独立设置档案馆的高校占48.78%，与图书馆或校史馆等合署办公的占26.83%，挂靠在高校党政办的占24.39%。独立设置档案馆的院校中，“985”工程院校、“211”工程院校、部分“双一流”高校、江苏高水平建设大学等20所高校的档案馆为正处级部门，负责人的行政级别为正处级；其他21所高校档案馆负责人为副处级或为兼任。整体来看，“985”工程院校、“211”工程院校和“双一流”高校对档案工作的重视程度普遍高于其他高校，较早设立了档案部门。
此外，经交叉分析发现，档案工作受重视程度与各高校在校学生数、教职工人数、建校历史、校园面积及硕博授权点数量正相关。
从高校档案部门库房密集架、视频监控与红外线监控等设施设备的配置情况也可以看出其对档案工作的重视程度。据统计，41所高校中使用普通密集架占64%，使用智能型密集架占5.1%，未使用密集架占30.9%；配备视频监控与红外线监控的高校占78.09%。
（二）档案工作管理体制不健全
从档案工作管理体制来说，大多数高校缺乏统一的领导机构，没有建立像建立“教学工作委员会”一样建立“档案工作委员会”来进行统一领导，只是在工作分配中指明副职校领导进行分管，造成管理和协调机制不健全，甚至常年不研究档案事业的发展和规划。41所高校中只有16所成立了档案工作委员会，占39.02%。
部分高校档案法治观念不强，档案意识薄弱，没有制定相关档案管理制度或实施办法，没有按照《高等学校档案管理办法》对不同门类的档案进行分类管理或没有编制统一的文件材料归档范围和档案保管期限表，归档存在着随意性，文件材料少归、漏归、误归等情况时有发生。
大部分高校没有建立专门的档案人事聘用制度和档案业绩考核制度，对档案工作者的评价标准不客观，忽视档案工作者的贡献，档案工作者职称、职务、待遇等晋升通道相对不畅通，使得档案工作者的工作积极性不高、流动性较大，形成了恶性循环。
（三）人才队伍建设水平不高
41所高校档案工作者的总人数为358人，平均每所高校8.7人。其中，有20名以上档案工作者的高校仅2所，占4.88%。总体来说，人员数量与编制数基本相当，“985”工程院校、“211”工程院校、“双一流”高校的档案工作者人数较多，苏北地区的高校缺编、缓聘和临聘情况较多。从年龄层次来看，50岁以上档案工作者108人，占30.1%；30—50岁224人，占62.6%；30岁以下26人，占7.3%。可见，档案工作者年龄结构偏大，年轻的档案工作者较少。从学历结构来看，博士学历16人，占4.47%；硕士学历237人，占66.2%；本科学历79人，占22.07%；专科及以下26人，占7.26%。从职称级别来看，档案工作者获评高级职称的共有102人，占28.5%，但其中大部分不是档案学或档案学相近的专业。从专业背景来看，毕业于档案学、图书馆学、信息资源管理等专业的档案工作者共118人，占32.96%；毕业于历史及相关学科的72人，占20.1%。在档案工作者中，毕业于档案学专业的人数较少这一现象与档案学专业招生录取规模较小有一定的关联。
高校档案工作人才队伍建设水平不高突出表现在以下方面：一是档案工作者多为兼职，在完成本职工作之余靠挤时间、加班加点兼职做档案工作；二是无档案工作经历的新进人员较多，如，有些高校把引进人才的家属安排至档案部门工作；三是档案人才队伍不稳定，有的是把档案岗位作为跳板，有的是在档案部门工作优秀被调离至其他部门；四是档案人才队伍年龄结构失衡；五是一些档案工作者丧失职业信心，工作积极性和主动性不高，责任心和进取心不强。
（四）信息化建设进展较为缓慢
信息化建设进展较为缓慢是高校档案工作面临的另一突出问题。41所高校平均存量档案数字化率为48.9%，仅有26所高校档案馆的档案数字化率超过90%。档案馆实现全流程无纸化管理和在线审批的仅占7.87%，实现元数据采集、电子档案封装、数字签名的分别占24.16%、15.73%、6.74%。大部分高校虽然使用了档案管理系统，但是只实现了查阅功能，还不能完全实现高校档案的分类管理。而且，大部分高校的档案信息化建设没有融入高校整体数字化建设体系中，与办公系统、教务系统、学务系统、科研系统间缺乏统一的数据标准与接口，无法通过数据平台实现信息之间的传送和共享。
数字技术提升档案管理效率的同时，也给电子档案管理带来非授权访问、信息泄漏或丢失、数据完整性遭破坏等威胁，部分高校档案馆库房未安装视频监控与防盗系统，未实现异质异地数据备份。
三、新时代公办高校档案工作的应对策略
南京大学档案馆 图源南京大学档案馆官网
调查发现，档案部门没有得到重视的主要原因是高校尚未充分认识到档案管理与教学科研工作之间相得益彰的关系，大多数高校的档案部门属于教学辅助单位，档案事业经费投入不足，硬件设施设备配备不到位、更新落后等现象时常发生。基于此，笔者提出以下建议：
一是健全档案管理工作体制。建议成立以校长为主任，分管档案工作的副校长为副主任，各部门主要党政负责人为委员的档案工作委员会，统一领导和协调高校档案工作，把档案工作纳入学校事业发展大战略中进行规划部署。同时，建立健全适应本校档案工作实际的档案管理办法和实施细则，统一档案管理要求和归档标准，不定期开展档案法规的宣传和档案业务培训，将高校档案管理规章制度纳入学校各级党校、教职工培训等培训内容，建立健全档案管理工作的考核体系和监督机制，将档案的执行情况纳入部门和个人年度考核内容。
二是加大档案人才的培养力度。新时代高校档案工作者不仅需要掌握档案专业领域的基础理论知识和专业技术技能，而且需要掌握现代信息技术，还需要具备一定的档案科学研究能力，亟待各高校加强档案人才建设，加大培养力度，细化激励措施。
三是加大档案部门经费投入力度。高校需要进一步建立和完善与高校事业长期发展相配套的档案工作经费投入机制和增长机制，确保档案经费投入有规可循、有章可依。加大档案信息化建设经费投入力度，对档案数字化、档案管理系统和APP开发、云存储、数字档案馆建设、档案VR虚拟展厅建设等投入成本较高、回报周期较长的工程，要制定长期投入规划。同时，强化档案经费投入的监管和评估机制，将档案经费投入落实情况纳入目标考核，建立健全绩效考核制度。
四是加强信息化建设，确保数据安全。积极利用区块链、人工智能技术解决传统纸质档案管理工作高人力成本、流程复杂、响应慢等问题；利用云存储、物联网等技术搭建校内合作平台，实现档案信息与教学科研数据共享等。同时，要建立可靠的信息安全保障体系，利用电子签名、时间戳、区块链等防篡改技术方案，保障数据的真实与完整；通过风险识别防护、数据安全认证、数据脱敏、数据加密保护机制等实现对数据要素的安全保障。
原载于《中国档案报》2023年1月9日 总第3931期 第三版 | 