全球正处于大数据变革的新时代，2014年6月，中组部在《中共中央组织部关于进一步从严管理干部档案的通知》中提出“要创新干部档案管理的方法和手段，积极推进干部档案数字化，不断提高管理工作水平”，为人事档案管理向数字化、信息化方向转变提供了制度依据。
从人事档案信息化的过程来看，人事档案信息化管理的内容并非一成不变，通常随着人事档案信息化管理意识的提高及信息技术的发展等得到不断丰富和补充。新时代背景下，人事档案管理信息化建设要与时偕行，即，要充分发挥先进技术的管理优势，优化创新人事档案管理制度，促进人事档案管理模式迈上科学发展的新台阶。
一要完善信息化建设基础设施。良好的硬件设施，是人事档案信息实现共享的物质基础。一方面，应不断加大资金投入力度，结合单位自身情况，购置先进的信息化建设设施设备，为基本数据库的搭建创造条件。另一方面，要打造相对完善的信息化人事档案管理系统，并定期更新与维护，确保信息化管理系统能够随时满足信息化推进的要求。通过基本数据库的共享，提高各部门协作、信息交流的便捷度，有利于提高相关单位、人事管理机构人事档案信息数据管理的一致性、准确性、完整性和时效性。
二要创新信息化档案管理模式。通过信息技术优化档案管理模式，促进人事档案管理系统与办公自动化系统的衔接，夯实大数据技术在人事档案管理中的基础，推进现代化条件下档案事务的高效运作。
三要建设数据化人事档案数据库。在建设人事档案信息化管理模式时，还应同步建设信息化数据库。主要包括人事档案目录数据库、全文数据库、特色数据库等。管理人员应严格审核各项工作环节，对录入信息进行反复校对。同时，定期维护人事档案管理信息化系统，以便于及时更新数据库内容。
四要保障人事档案数字化管理安全。信息技术是一把双刃剑，给人事档案管理带来技术革新的同时，也带来一定的安全风险。因此，应制定完善的安全操作制度，加强对信息系统硬件、软件相关设备的管理，对安全隐患进行实时核查，及时修复系统运作漏洞。同时，要提升工作人员对档案数据的保密管理意识，通过专业知识与职业能力培训，提升信息技术实操能力，不断提高管理效率。
原载于《中国档案报》2022年12月29日 总第3926期 第三版 | 