近年来，上海市社会保险事业管理中心（以下简称“上海市社保中心”）在电子档案管理方面进行大胆探索，于2012年逐步打造网上自助业务经办平台，大力提升社保业务档案管理信息化、制度化水平，不断推进社保业务档案信息化转型。上海市社保中心积极落实《社会保险电子档案管理暂行办法（试行）》（以下简称《办法》），以“人社金保二期”系统建设为契机，通过明确目标、制度创新、系统建设，提高电子档案管理规范化水平，为经办服务模式转型升级，打造线上线下融合、“网上柜面社区”三位一体的经办服务工作格局提供了有力支撑。
统一思想，明确目标要求
在“人社金保二期”系统设计之初，上海市社保中心就把电子档案管理作为重要内容，确立了“档案与业务融合发展、一体化建设”的系统建设目标，提出了档案管理全覆盖和共享利用的总体要求以及规范化、信息化、专业化的电子档案管理目标。在此框架下，上海市社保中心对档案工作提出了具体要求。一是独立建库、集中存储管理，确保建设独立的信息库，集中存储电子文件及其元数据，既支持业务经办过程中对业务文件材料的收集跟踪，也支持归档后档案的长期保存；二是档案管理全面覆盖，确保归档范围、业务经办环节、档案管理职能、档案载体类型全面覆盖；三是实现业务前端即时收集，做到电子文件首次触网起，就即时完成对原始电子文件及其元数据的完整收集工作，确保电子文件真实可靠；四是管理功能模块化，积极适应业务资料、业务文件的收集、流转、利用等多个常用的交互场景需要；五是全程风险管控，在关键环节设立逻辑校验卡口，建立有效的监管机制，实施全程风险管控。这些目标要求明确统一，为社保电子档案管理明确了发展方向和管理目标。
建章立制，创新管理模式
在建设系统的同时，上海市社保中心以贯彻落实《办法》为抓手，坚持以需求为导向，结合上海市“一网通办”相关要求和社保电子档案管理的具体情况，制订《上海市社会保险事业管理中心社会保险电子业务档案管理暂行办法》，明确电子业务档案管理工作流程、管理要求和职责分工。根据上海社保市区两级管理的实际情况，在原纸质档案管理流程的基础上，重新构建电子档案管理流程，形成电子文件及元数据的收集、整理、归档、移交、存储保管、利用等各环节市区联动、上下配合的新管理格局。在信息系统承担更多管理功能的前提下，精简管理层级，将原先科室、分中心、市中心3个层级的模式调整为分中心、市中心两层管理模式，既减轻分中心人员压力，又提高了档案管理效率。
技术引领，实现安全可控
上海市社保中心坚持按照先进、实用、安全、发展的原则，充分利用各种技术手段，设立有效管理环节，确保电子业务档案的真实、完整、可用和安全。明确在业务经办各环节接收或者共享外来电子文件时，必须运用电子签名技术保证其真实性，在采集电子文件（包括外来文件和系统生成文件）的同时即时采集相关电子文件元数据、业务信息元数据等关键信息。同时，依托“一网通办”大数据平台，在业务经办过程中实时采集参保对象必要的电子证照，实现“让查档群众少跑路甚至不跑路”的工作目标。在电子文件归档及后期管理过程中，利用信息系统自动开展“四性”检测，确保在电子档案全生命周期内满足真实、完整、可用和安全的所有要求。
元数据信息是支撑电子档案“四性”要求的重要内容，上海市社保中心在落实《社会保险业务档案元数据规范》要求的同时，结合本地实际，编制了完整的上海社保业务档案元数据方案，制定了不同类别业务经办事项的基本元数据、扩展元数据、流程信息元数据、一网通办元数据指标，明确了各类别电子文件信息元数据、操作元数据指标，同时也明确了各指标的详细描述方法。
结合实际，实现长久管理
针对部分业务经办存在电子和纸质两种载体档案共存的情况，上海市社保中心提出社保业务混合式电子档案管理理念和要求，明确同一件档案中允许电子形态和纸质形态共存。为此，上海市社保中心形成以单套制电子档案、混合制电子档案等不同介质形态并行管理的工作模式，覆盖收集、归档、保管、利用、销毁和移交全过程，实现电子档案信息化规范化管理。
在电子档案管理实践经验基础上，接下来，上海市社保中心将坚持责任担当、创新思维方式，积极探索、勇于实践，努力开创上海社保档案工作新局面，为社保事业的发展作出新贡献。
原载于《中国档案报》2022年12月29日 总第3926期 第三版 | 