近年来，河北省社会保险事业服务中心（以下简称“河北省社保中心”）大力推进社保业务电子档案“单套制”改革，实行申报材料单位端扫描上传、办理业务在线审核签章、电子材料办结自动归档、电子档案安全存储保管的模式，业务经办全程“无纸化”，电子材料远程“秒”盖章，电子档案在线实时查询，打通了社保经办“不见面”服务的“最后一公里”，群众在社保经办中的满意度和获得感不断提升。
加强管理，全面实行“单套制”
2021年1月1日，新修订档案法实施，为推进电子档案管理信息系统建设和电子档案管理提供了坚实的法律依据。2021年6月，河北省社保中心被人社部列为全国电子档案管理应用先行先试单位，全面实行电子档案“单套制”管理。传统的纸质档案管理存在文件材料不完整、整理不方便、归档不及时、查阅不便捷等问题。为解决这些问题，河北省推行业务经办和档案管理一体化，从2018年开始探索尝试电子档案“单套制”取得良好效果。在保障电子档案的真实、完整、可用与安全的前提下，将经办过程中形成的具有保存价值的材料仅以电子方式归档，开发和应用基于带有电子签名和时间戳功能的电子认证服务系统，参保单位通过网上申报系统填报的业务数据和上传的相关材料直接生成符合电子档案管理要求的版式文件，社保经办机构基于电子材料进行业务审核，审核通过后直接导入电子档案管理系统，保管在电子档案服务器中，不再打印纸质材料。
推动利用，档案查询利用更高效
电子档案打破档案信息孤岛，完整保存参保人从参保登记、缴费申报、关系转移、办理退休到死亡领取一次性待遇等社保全生命周期的详细过程。河北省社保中心实现电子档案对业务经办全过程的实时查询调阅和信息比对，有力支撑业务经办、稽核审计等工作的顺利开展。开展电子档案“单套制”建设以来，纸质档案查阅数量逐年下降，电子档案利用数占档案总利用数的六成以上，利用效率明显提高。
对于电子档案所带来的便利，中铁一局第二公司社保专管员深有感触：“以前办理业务，要到社保大厅多个窗口办理，既要拿着一堆纸质证明材料，还要去另外一个办公地点的档案室去复印档案，有时需要来回跑几次。现在好了，只需要携带身份证，到大厅一个窗口，通过系统直接查询电子档案，跑一次就办成了。”河北省社保中心相关工作人员介绍：“电子档案‘单套制’对经办机构来说，有效避免了业务资料的缺损遗失，大幅降低纸质档案的整理时耗，将经办人员解放出来，可以抽出更多资源和精力来提升经办服务质量。对参保群众来说，档案信息检索可精准定位，档案查询利用更加高效便捷。”
建设档案系统，信息安全有保障
电子档案为参保对象带来便捷的同时，还必须要保障信息的真实有效安全。为此，河北省建设了社保电子档案信息系统，与全省统一的社保公共服务平台实现对接，应用数字证书进行身份识别认证。使用电子印章取代实体印章，电子印章采用多重防伪技术，所有电子材料均加盖经办机构和参保单位的电子印章。采用符合国家标准的版式文件作为电子档案保存和利用的格式，文件表单包含防伪二维码。同时，开发应用EEP封装技术（即封装电子文件全部数据及其元数据，是电子文件交换、长期保存和利用的有效形式），将电子文件及其元数据按指定结构打包封装，有效防止篡改，保证电子档案的真实、完整、可用、安全。
“单套制”模式下，电子档案的存储保管至关重要。为此，河北省专门配置了电子档案存储备份服务器，对业务经办中采集生成、其他系统转入、业务系统转换产生的电子档案及其元数据进行存储，定期脱机备份，保障电子档案长期保存和利用。
接下来，河北省社保中心将依托全省统一的社保电子档案系统，推进社保档案数字化转型应用，建设社保档案影像资源库，推动全省社保档案信息资源互联互通、共建共享，把新时代社保事业的历史凭证记录好、留存好，更好地服务参保群众，真正实现社保档案“记录一生、保障一生、服务一生”。
原载于《中国档案报》2022年12月22日 总第3923期 第三版 | 