编者按：
社保业务档案是参保人员个人权益的真实记录，是确定社保待遇的重要依据，是国家重要专业档案资源，与人民群众切身利益息息相关。党的十八大以来，各地社保部门与档案部门深入贯彻落实习近平总书记关于做好新时代档案工作的重要指示批示精神，建立健全社保业务档案工作机制，全面深化档案信息化转型，社保业务档案工作制度化建设、规范化建设水平显著提升，社保业务档案在社会保障体系中的基础性、支撑性作用日益得到充分发挥。现将人社部社会保险事业管理中心向国家档案局推荐的各地在社保业务档案工作中的先进典型案例予以刊登，供交流借鉴。
“现在档案员的角色和任务与几年前发生了翻天覆地的变化，我也在不断学习适应中。”在海南省社会保险服务中心干了十几年档案工作的刘霞感慨地说。周一一大早，刘霞走进档案室工作间，打开电脑，点击进入数字档案室，调出上周各处室的业务档案数据和统计报表数据，对比分析线上自动归档的业务数据进行，找出经办不规范的业务数据，有问题就通报给内控部门和业务部门进行整改。这是她每周的一项常规操作。
业务与档案实现一体化
“过去，档案管理是整个社保业务经办流程中的末端，一般是由业务处室在业务办理完后把相关文件材料按季度或年度移交至档案室。档案室负责按照相关标准规范进行整理归档和数字化扫描，最后入库保存，距离核心业务比较远。”海南省社保中心信息统计处处长孙柒说。现在，档案室不仅要参与业务流程设计，而且在业务办理的过程中和业务办理完结后都要全程跟进、指导、监督。
这一切变化都源于电子档案“单套制”管理改革，它让业务与档案真正地实现了一体化。2020年，《社会保险电子档案管理暂行办法》出台，海南省以此为契机，主动谋划，积极推进社保业务档案管理信息化转型，紧紧抓住档案业务一体化这个思路，加强顶层设计，坚持效果导向，突出“建以致用”，坚持电子档案管理与业务流程同谋划、同设计、同开发、同应用，在全省范围内试行电子档案“单套制”管理，探索建立社保数字档案室，构建电子档案与业务数据同步生成、在线归档、大数据云平台存储、全省共享使用的电子档案管理利用模式。
这项改革是一项新的尝试，之所以能够顺利推进，得益于人社部社保中心的指导，也得益于海南省人社厅、省医保局，特别是省档案局的大力支持。“我们反复研究，制定试行社保电子档案‘单套制’管理的标准和流程，并邀请省档案局的专家进行业务评估，几家单位都觉得可行，就大胆地实施了。”孙柒介绍说。
为了使改革有政策依据，海南省社保中心与省档案局联合印发了《海南省社会保险电子档案管理暂行办法》（以下简称《暂行办法》），明确了社会保险电子档案的具体标准和应用场景，规定了“单套制”管理的模式，赋予了省级社保经办机构制定社会保险电子文件的归档方式、归档范围和档案保管期限表的职责，奠定了全省推行社保电子档案应用的基础。
业务部门在设计业务流程时，邀请档案部门一同参与谋划某一服务事项需要受理什么材料、流转什么材料、形成什么材料等问题。档案部门以电子档案规范和标准为依据，参与到业务流程设计过程中，使得业务资料采集与档案形成要求高度一致，同时也使每一名业务人员进一步深化了档案与业务一体化的工作理念。一年多来，省档案部门全程参与了126项对外服务事项的流程梳理或再造。依据《暂行办法》，126项服务事项中的72项实行了电子档案“单套制”管理，已不再留存纸质档案。
打造档案信息化升级版
“在推进档案数字化过程中，我们曾经也走过弯路。”孙柒说。之前对于电子档案的理解和认识仅停留在对档案进行数字化处理的阶段，使得对传统纸质档案进行数字化加工只采用了简单的扫描、挂接等方式，但在实际使用中发现，这样简单加工形成的电子档案不能满足社保经办服务的利用需求。
例如，早期的题名等归档要素过于简单且不规范，往往一个单位数年来的征缴信息被合并到了一起，其中可能包括多名参保人的信息，如果仅以单位归档信息录入，则难以准确便捷地查找到参保人的个人信息。
针对这一痛点，海南省社保中心将目光从电子档案外部管理转向电子档案记录的业务信息。今年以来，省社保中心探索建立数字档案室，引入OCR智能识别技术，将电子档案逆向恢复为数据，通过数据的强大关联性和可编辑性，打开了电子档案应用的新局面。
今年8月，有两名海口秀英港务局的合同制老员工来查找他们二十世纪八十年代的社保缴费记录，单位的经办人员也陪同前来查找。他们原想着会非常麻烦，都做好了把档案室翻个底儿朝天的准备。因为早期的社保业务档案整理不规范，样式和内容五花八门，有时一张纸记载了很多参保人多年的参保信息，这些早期档案虽然进行了数字化加工，但是早期拟写的题名无法满足如今的档案检索需求。然而，在档案室，刘霞通过档案全文检索工具，仅用几分钟就精确查到了这两名员工30多年前的缴费档案，切实维护了他们的权益，受到了查档者的好评。
OCR智能识别技术不仅能够充分挖掘档案的利用价值，让过去的历史档案活了起来，而且也使现在的电子档案“单套制”管理更加科学精准，更有利于推广应用。去年，海南省社保系统综合柜员制改革完成以后，新产生的职工“五险”业务已全面采用电子档案受理审批。按照全流程全业务应用电子档案的工作要求，海南于今年6月完成了城乡居民养老保险业务电子文件在线归档工作。7月，医疗、生育两险业务（含城乡医疗保险）也统一接入了电子档案系统，建成了纵向、横向全覆盖的社保业务电子档案应用管理体系。
档案管理迈向新时代
制度在变、模式在变、技术在变，也要求档案工作紧随新时代要求，积极应变、主动求变，更好地服务党和国家工作大局、服务人民群众。
过去，档案工作人员只是负责接收业务资料，并进行简单整理归档、扫描挂接，承担的是技术含量较低的简单重复劳动。随着档案与业务一体化的推进，电子档案技术的迭代升级，档案工作人员的职责也随之发生了巨大变化，从原来简单的手工作业者转变为电子档案的信息管理员，深度参与社保经办服务流程的设计。在前端，从电子档案的形成开始就要按照业务需求和管理规范确定归档文件及其格式；在中端，配合经办部门和内控部门做好材料传递和事中控制；在后端，对系统自动处理结果进行查验，确保档案的真实、完整、安全、可用，并通过在线抽检，加强事后监督。
“我们要全面审视和重新定位档案在社保经办服务数字化转型中所扮演的角色，坚持以电子文件实时在线归档倒逼业务标准化，以标准化业务流程促进电子档案管理规范化。档案工作从原来业务链的末端变为整个业务链的底部支撑，凸显了档案的独特价值，有效提升了档案部门保障核心经办业务的参与度和话语权。”孙柒说。通过不懈努力，社保档案已广泛应用于标准化建设、数据稽核、异地经办、业务监测等新场景。
刘霞说：“好像自己一下子变得重要起来了，能够参与核心业务的设计，在业务办理过程中经常与业务人员实时进行沟通交流，事后还能帮他们把把关，这种参与感和成就感从来没有过。”
原载于《中国档案报》2022年12月1日 总第3914期 第四版 | 