建设工程档案形成单位多、体量大、种类繁、周期长，管理中容易出现分散、丢失、缺损等情况，档案安全性较差。为加强建设工程档案全流程管理，中山市自然资源档案馆开发了建设工程档案跟踪服务管理平台。本文围绕该平台应用后取得的成效、面临的问题及应对的策略展开讨论。
建设工程档案跟踪服务管理平台以档案接收流程为模型，包括上传、整理、审核、组卷、归档等功能模块，改变传统的竣工后移交档案的方式，实现项目开工即可进行档案移交报建。通过该系统，建设单位、施工单位、监理单位等项目参与单位可实时上传形成的文件材料，大大加强了源头控制，为之后的档案流转和后期审核打下坚实基础；监督管理部门也可在线实时查看资料收集情况，开展全周期业务指导，实现动态管理。
平台设计注重人机交互，在文件登记、审核、组卷、数据统计等环节设置简洁的对话框，便于操作。平台的特色主要体现在3个方面。一是便捷。项目参与单位的档案员在平台申请账号报建后，即可将工程建设中形成的资料实时扫描上传，档案馆业务人员可实时查看，给出指导意见，帮助相关单位更便捷地完成归档工作。二是安全。平台对使用者进行权限设置，同一个项目的多个参建主体只能编辑自身上传的文件，建设单位负责统筹检查所有参建主体上传的文件；通过数据审核、身份认证和用户权限的设置确保使用者身份的真实性，提高对重要数据的保护；进行内外网物理隔离管理，定期备份入库档案，加强风险管控。三是高效。过去纸质档案审核工作依靠业务人员翻阅核对，工作量大、效率低，影响项目后期进度，现在档案馆业务人员可通过平台在线实时审核，通过平台进行目录比对，效率大为提高，基本实现项目提交审核后5个工作日内办结。
平台还需要在以下方面进行进一步的优化。一是加强对“四性”检测的技术支持。在设计时由于技术瓶颈，平台未能内置电子文件“四性”检测功能，在档案移交过程中主要依靠档案馆业务人员的主观判断，降低了审核效率和质量。要积极主动同高校、研究机构和技术公司等合作，形成资源和技术合力，突破技术瓶颈，完善系统功能。二是尚未实现电子文件全周期流转，需要国家层面和各地档案主管部门进一步细化完善相关标准规范和配套政策，将《建设项目电子文件归档和电子档案管理暂行办法》的要求落实落细。三是兼容性仍需提高。建设工程项目涉及建设单位、施工单位、设计单位、监理单位等多家单位，工程文件的产生也存在种类、格式的多样性和复杂性，各个单位所使用的档案管理系统存在差异，使得数据的对接和交互无法实现，工程建设过程中形成的电子文件无法及时移交。如，设计单位产生的图纸以CAD软件绘制而成，而平台只接收PDF或JPG格式的文件，造成无法顺利接收。因此，要在平台设计上解决兼容性问题，实现各参建单位电子文件的顺利对接。四是在线文件移交的安全性有待加强。建设单位通常把档案移交工作外包给档案中介服务机构办理，由于中介服务机构人员结构复杂、流动性较大，存在档案损坏、信息泄露等风险。同时，系统接收的电子文件存储于政务云，其面临的网络安全风险也需关注。要增强风险意识，做好档案信息安全保障，完善信息安全制度，加强技术防护，加大安全教育和保密知识培训力度。
平台的改进和完善是一个长期的过程，不能因为短期内收效不大就不做，更不能因为困难而放弃，要始终与时俱进，利用技术创新成果推动建设工程电子档案管理再上新台阶。
原载于《中国档案报》2022年11月14日 总第3907期 第三版 | 