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爱尔兰国家档案馆发展战略规划解读及思考

作者:龙家庆 潘洁敏

来源:中国档案报

2022-09-27 星期二

    日前,爱尔兰发布了《爱尔兰国家档案馆发展战略规划(2021—2025)》(以下简称《爱尔兰战略规划》),为爱尔兰档案事业发展确定了工作愿景和实施路线。该规划主题是“在信息时代塑造我们的未来”,力求将档案事业置于爱尔兰政府和公共生活的核心位置。规划颁布之际,爱尔兰政府投资建设了新馆,希冀改变国家档案的保存和管理方式。面对数字技术带来的挑战,爱尔兰档案馆作出较大的业务调整,力求满足数字档案馆建设需求。

    一、《爱尔兰战略规划》主要内容解读

    《爱尔兰战略规划》由五大战略目标和具体实施事项构成,旨在推动档案工作融入国家信息基础设施工程之中。爱尔兰国家档案馆的主要目标是“打造21世纪的国家档案馆”。下面为笔者对五大目标的内容解析。

    (一)确保档案服务价值,由此提升国际最佳实践水平

    《爱尔兰战略规划》为国家档案长期保存提供了政策指导,并助推档案服务的价值实现。为确保政府部门、指定机构和法院相关部门了解档案管理最佳实践,进一步确认了国家档案馆保管国家档案的法定地位。为获得政府和公众的认可与重视,该规划设计了一套具体可行的方案。一是修正《国家档案法》,规定政府部门形成文件和维护档案的完整流程。二是制定涵盖文件创建到移交的全生命周期管理政策。三是保证国家档案馆的法律地位,并推动其成为公认的、可信的第三方机构。四是通过专业培训和档案宣传提升档案馆的公众形象。五是通过构建共享、开放、互联的数据体系提高档案数据的利用效率。

    (二)大力发展数字服务,使公众更好地利用数字档案

    《爱尔兰战略规划》要求提供更多数字访问服务,让更多公众能远程享受国家档案馆服务,特别是在线获取国家档案馆的数字馆藏。除了提供利用外,还重视公众参与,希望通过网络教育和数字管护来提高公众的参与度。譬如,创造实体或虚拟形态的包容性空间、制订年度教育和策展计划、推动数字档案网站建设等,以供公众更多地接触和享受档案工作成果。又如,在爱尔兰“百年国史纪念活动”的举办过程中,离不开历史资料和档案资源,需要国家档案馆的知识支撑。尤其是在数字时代需要发掘档案的原始记录性,利用数字技术展示历史档案。

    (三)为今世后代保护国家档案资源

    爱尔兰将建成一个符合国际档案存储标准的新馆,并定位为国家文化生活中心和活力文化空间。爱尔兰国家档案馆保存着国家的档案文件,记载着国家历史,需要得到更多的社会关注。政府部门将进一步发掘国家档案馆馆藏档案的价值。公众也承认国家档案馆及其馆藏档案是国家和民族记忆的持有者和承载者,珍视并参与管理具有重要意义的档案文件。为此,爱尔兰将对现有馆藏档案进行审计,以识别编目不当或未统计在册的档案,尝试破解档案积压问题,从而确保实现长期可访问。

    (四)增强档案机构在数字时代的领导力

    在规划实施期间,爱尔兰将成立国家档案馆数字战略制定工作组,以推动政府部门文件归档标准化,并简化原生数字档案的传输管理流程。如此,国家档案馆的数字能力将得以提升,能创造满足数字存档需求的实践方案。为此,爱尔兰国家档案馆将着手搭建一个满足保存原生数字文件档案的内部ICT系统;策划一个精选馆藏的数字化项目,确保当前和未来的用户有更多的在线访问权限;提升信息和通信技术能力,使之更好地管理和保存原生数字档案。

    (五)将档案馆打造成充满活力、反应迅速、有创新精神的机构

    优秀的档案馆文化、馆室建筑和工作实践有助于“21世纪档案馆”愿景的实现。档案工作者被视为档案馆的最大资产,因为他们提供了国家机构所需的专业服务,而且人员配置水平和结构能够反映国家文件档案保护的价值。为实现这一愿景,还需与上级部门合作,配备具有数字存档能力的工作人员。同时,根据政府政策制定能源效率政策,以减少档案馆碳消耗,确保档案馆建筑和工作实践在能源效率框架内运行,推动绿色档案馆建设。

    二、《爱尔兰战略规划》所体现的特点

    基于爱尔兰国家档案馆发展面临的机遇和瓶颈,笔者认为《爱尔兰战略规划》呈现出以下4个特点。

    (一)前瞻性:以创建世界一流档案馆为目标

    爱尔兰国家档案馆努力为国家保存档案,希望将公共档案作为“向善、研究、思考和发现”的支撑力量;要求在其规划期内对档案资源进行复核,确保所有档案符合法定入馆标准。爱尔兰国家档案馆的工作重点是创建世界一流的基础设施,以保存所有形式的文件、档案和数据。无论是纸质档案还是电子文件,都要确保其真实性和可读性,为世界记忆和国家文化提供存储空间。

    (二)时代性:以实现档案事业数字转型为任务

    鲜明的数字转型特点表现在两个方面。一是提供全方位数字服务。通过搭建先进的ICT系统,满足数字化档案和原生数字档案的保存需求。数字服务范围也由内向外拓展,包括内部传播、跨媒体平台和外部联通计划,从而让更多用户可远程参与或享受国家档案馆的数字服务。二是提升数字档案保存能力。通过发布数字档案保存工作流程与基础架构信息,开设档案信息化职业培训课程,强化档案工作者的数字保存技能。

    (三)开放性:保障公民利用档案的权利

    爱尔兰国家档案馆的前身是原爱尔兰公共文件办公室,在继承历史使命基础上,较为注重档案保管工作,为社会公众创造档案利用的机会。爱尔兰国家档案馆坚持以用户为中心,除留存国家历史资源外,还注重对个人档案的保存。如逐步启动人口普查档案开放事宜,在家谱战略背景下更新1901年和1911年的普查档案,让普通公民从百年历史档案中寻根铸魂,借助档案实现身份认同。同时,允许公民以更加动态和多样的方式在线访问档案资源,拓展公众的参与度,努力将档案馆建设为包容的城市空间、打造为爱尔兰文化地标。

    (四)创新性:超越传统档案馆的角色定位

    和以往战略规划不同,爱尔兰超越了传统档案馆的角色定位,致力于成为“三合一”的文化机构。首先,作为一个国家机构。国家档案馆的作用、形象和地位将通过《爱尔兰战略规划》得以加强。其次,作为一个行政管理过程。国家档案馆在文件管理和档案备份方面具有显著的技术优势,可以嵌入国家行政管理过程。最后,作为一个公共设施。国家档案馆提供的实体或虚拟阅览空间是政府部门和公民提供档案查阅的主要途径,通过一系列宣传倡导项目来提供丰富的档案文化教育。为此,爱尔兰国家档案馆一方面要继续在整个爱尔兰政府信息管理和合规性发展中保持核心作用,另一方面必须继续创新服务和开发产品,确保档案利用的可持续性。

    三、思考

    以政策文件作为洞察视窗,能够及时把握国家档案事业发展方向。两年来,世界各国纷纷出台了档案事业发展规划。《爱尔兰战略规划》从法治角度为国家档案事业保障运行提供支撑。从五大战略目标来看,爱尔兰积极融入数字转型,借助档案实现国家认同,提升社会档案意识。这既是爱尔兰国家档案馆主攻的方向,也是各国档案事业的追求目标。结合我国的档案事业具体实践,笔者有以下几点思考。

    (一)积极应对数字转型变化,全面构建档案治理体系

    在数字技术更迭和保管载体变迁的当下,各国均主动应对技术变革,实施数字连续性计划,创新档案管理方式。我国在加快档案资源数字转型方面,提出了“存量数字化,增量电子化”的要求。爱尔兰国家档案馆明确了数字档案管理理念,对历史档案数字化和原生数字档案展开同步核查。这是两国档案数字资源规划的共同目标。

    我国《“十四五”全国档案事业发展规划》对提升档案治理效能作出要求,即“党管档案工作体制机制更加完善,档案法律制度更加健全,依法治档能力进一步增强,档案工作在推进国家治理体系和治理能力现代化中的基础性、支撑性作用更加明显”。为此,国家档案局也在有序推进新修订档案法配套法规、规章、行政规范性文件的立改废释工作。

    (二)深入挖掘数字档案资源,稳步提升档案服务能力

    我国明确了档案利用体系建设方向,要求积极探索知识管理、人工智能、数字人文等技术在档案信息深层加工和利用中的应用。我国档案机构需要持续利用数字手段优化档案服务环境,简化档案利用程序,探索互联网和移动端查询检索服务。特别是要做好“一网通办”“接诉即办”“跨省协办”,将档案利用服务延伸至乡村、社区基层,实现高质量服务。

    档案资源的深入挖掘和多样开发需要不同部门的联动和协同。《爱尔兰战略规划》编制过程中考虑到档案服务的广域性和渗透性,邀请了旅游部、文化部、艺术部、体育部和媒体部等利益相关者参与起草,将档案工作置于更加具体的服务场景。正如国际文化记忆机构一样,建议在开展档案服务时考虑到不同行业差异,提高档案服务的协同能力。

    (三)注重档案科技创新,培育档案工作者的数字素养

    《爱尔兰战略规划》在档案管理技术、档案馆库建筑、档案职业培训方面注重科技创新,如探索“远程查档”“低碳档案馆”,专门组建数字工作组。提高档案机构在数字工作团体中的话语权和参与度,是各国实施数字战略规划的核心目标。我国规划明确要求推进科技创新,建立档案科研成果转化应用机制,实施科技兴档工程。在档案数字资源共建共享方面融入更多科技创新成果,让新一代信息技术在档案管理中得到应用。

    除了应用科技工具外,培育档案工作者的数字素养也是关键一环。我国《“十四五”全国档案事业发展规划》列出了“七大工程”,并将“人才强档工程”列入其中。《爱尔兰战略规划》提出了“人员配置水平和结构将反映保护国家文件档案保管水平”,在这5年内将重点提高档案工作者的专业素养,确保其具有数字管护能力。随着档案管理业务逐步融入数字环境,对档案工作者的数字技能有了更高要求。为此,笔者建议在人才培育和选拔过程中,将数字素养纳入基本素养范畴。

    原载于《中国档案报》2022年9月26日 总第3888期 第三版

 
 
责任编辑:张雪
 
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