2021年12月，中国船舶集团有限公司（以下简称“中国船舶集团”）总部迁驻上海大会在沪举行，全面开启中国船舶集团扎根上海、更好服从服务国家重大战略、加快建设世界一流船舶集团的新征程。在中国船舶集团总部迁驻上海过程中，公文管理面临诸多挑战，中国船舶集团综合管理部积极探索、多措并举，不断创新公文管理体制机制，建立京沪两地公文“生命线”，有力支撑中国船舶集团总部业务高效运转。
新机制：建立京沪公文收发“总枢纽”“中转站”
为最大限度减少因搬迁带来的公文收发延时，中国船舶集团综合管理部全面梳理总部公文收发渠道，经反复研究论证并报集团主要领导同意后，制定了中国船舶集团总部迁驻上海公文档案运行模式调整方案，决定在上海建立完整的公文收发体系，同时保留北京部分公文收发功能。其间，中国船舶集团向中央办公厅、国务院办公厅、外交部、国资委、上海市委机关等进行多轮请示汇报，顺利在上海新建了重要文件接收渠道，同时在北京保留了中央国家机关机要文件交换渠道。当前，综合管理部公文档案处承担集团总部公文管理“总枢纽”职责，全面负责总部发文办理、收文办理的完整流程；上海收发文室对接上海市委机关等收发文渠道；北京收发文室承担公文收发“中转站”职责，继续代表中国船舶集团参与在京机要文件交换工作。
新方法：应用信息技术助力公文管理转型升级
中国船舶集团大力推进总部无纸化办公，建立便捷高效、安全保密的总部OA系统，推动公司公文管理不断转型升级。一是公文收发全生命周期在线办理。发文的拟制、核稿、签批、排版、校对、用印、分发，以及收文（可扫描件）的签收、登记、呈报、拟办、批办、承办、传阅等全流程均通过内网办公自动化系统办理。二是京沪两地联动快速收发办文。北京收发文室从中央国家机关交换站收取文件后，扫描上传OA系统发往上海总部履行收文办理流程。上海总部发往中央国家机关的公文，在上海履行完整的发文流程后，由北京收发文室负责制作并交换至上级机关。京沪两地互联互通、收发联动，中国船舶集团总部迁驻上海后与在京时公文流转效率持平。三是持续优化电子公文管理功能。OA系统软件工程师入驻上海总部并实时解决公文管理问题，对于新建业务发文流程、收文呈报在线查重、附件在线盖章等个性化需求，均能第一时间解决完善。四是在上海总部建立机要文件交换箱系统，覆盖总部各部门及在沪成员单位，实现纸质文件的一次登记、自动签收及全程跟踪管理，确保纸质公文快速交换、安全流转。
新举措：启动搬迁期间公文管理应急方案确保无缝衔接
中国船舶集团总部在上海新建国产化OA系统，与北京原OA系统存在系统切换时差，为确保公文管理无缝衔接，综合管理部根据搬迁期间系统切换及数据迁移过渡期安排，专门制定印发公文管理应急方案，精细化指导总部各部门做好公文管理。制定电子公文数据迁移方案，将北京原OA系统中的电子公文全部迁移到上海总部国产化OA系统中，确保公文管理延续性。提前谋划，多次前往处于装修改造施工期间的上海总部办公大楼，协调公文办公用房、系统迁移、功能测试、流程优化等多项工作，在中国船舶集团总部“大部队”迁驻至上海办公时，上海总部已具备完整的办文环境和办文条件。
新任务：实施文档搬迁武装押运做到万无一失
根据中国船舶集团迁驻上海总体部署，综合管理部统筹组织总部部门文档资料搬迁工作。一是成立文档资料搬迁工作组，建立各部门联络员名单，根据统一安排组织实施文档资料搬迁工作。二是制定严谨细致的搬迁方案，采购装箱工具、编制装箱指导清单、制作装箱指导视频，组织各部门进行统一整理、统一装箱，做到“件件有台账、箱箱有编号”。三是明确文档资料交接责任，做好全流程的载体交接管理。文档持有者、部门联络员、文档部门负责人、保卫部门负责人、押运公司负责人、上海接收负责人等在搬迁过程中密切配合、有序衔接，实现了精细管理、精准交接。四是委托专业公司进行全程武装押运，克服了雨雪天气、路途遥远等影响，先后完成2批次2000余箱75吨文档资料的武装押运任务。
新成效：以务实作风做好公文管理服务保障
在总部迁驻上海过程中，中国船舶集团综合管理部主动作为、精业笃行，以务实作风做好公文管理服务保障。一是实现了总部迁驻上海后公文管理的平稳过渡。“总枢纽”“中转站”公文管理模式、利用信息化手段实现电子公文全流程管理等，有力保障了中国船舶集团总部迁驻上海后公文高效运转。二是做到了总部文档资料安全保密。集团党组领导多次对总部文档资料搬迁作出指示，要求万无一失。综合管理部坚持系统谋划、统筹推进，圆满完成文档资料搬迁工作，得到了总部员工高度认可。三是公文管理新模式经受住了上海疫情的严峻考验。上海疫情发生后，中国船舶集团党组以上率下、24小时坚守总部大楼，有力领导全集团疫情防控和复工复产等工作。综合管理部积极发挥公文作为政令上传下达的重要工具，在上海疫情期间为总部业务顺利开展提供有力支撑。
原载于《中国档案报》2022年9月19日 总第3885期 第三版 | 