新闻中心 > 要闻

以问题为导向 以质量为核心

——档案数字化质量管理体系构建刍议

作者:林月娥

来源:中国档案报

2022-09-07 星期三

    档案数字化是实现新时代档案信息资源社会共享的重要基础。福建省档案馆数字化工作全面启动以来,已历经十几年时间,积累了丰富经验,完善了相关管理制度,形成了一套成熟的管理方法和运作模式。本文结合福建省档案馆数字化加工的具体实践,通过分析问题提出相应的解决措施,以期为档案数字化工作提供借鉴。

    一、福建省档案馆数字化工作概况

    福建省档案馆十分重视馆藏档案数字化工作,开展数字化已有十几年的时间,属于较早开展数字化的单位。2012年以前通过业务经费不断投入,陆续开展了部分档案的数字化工作。有规模地开展档案数字化工作是从2012年新馆搬迁后,特别是2015年省档案馆通过积极争取省财政支持,批准设立5500万元馆藏档案数字化专项资金,计划2015—2022年用8年时间分3期完成全部馆藏档案的数字化工作。

    笔者在福建省档案馆从事馆藏档案数字化工作十多年,笔者认为,福建省档案馆档案数字化工作取得的成效主要得益于3点。一是在《中华人民共和国档案法》《纸质档案数字化技术规范》《档案数字化外包安全管理规范》等法规标准的指导下,结合实际制定了系列操作规范,完善了相关制度。二是善于总结,善于发现、分析、解决问题,编制了《档案数字化操作规程 纸质档案》《档案数字化工作手册》等,进一步规范了数字化工作。三是确定了“以问题为导向,以质量为核心”的工作原则。

    二、数字化工作中存在问题分析

    (一)外包服务公司重效率、轻质量

    档案数字化属于劳动密集型工作,外包服务公司员工工资主要采取计件结算。员工为了提高薪资,容易重数量轻质量。同时由于工作量较大,外包服务公司为了按时完成项目经常采取延迟下班、周末加班的工作方式,在较大任务压力之下容易忽视员工的心理变化,造成员工工作积极性下降,在一定程度上影响了工作质量。

    (二)数字化从业人员专业素质整体偏低

    档案数字化加工的前处理、目录著录、档案装订等工作主要依靠人工完成,而外包服务公司招聘的从业人员一般没有严格的专业和学历限制,在工作中缺乏专业判断,极易造成质量问题的出现。在项目启动前,员工必须接受培训并经馆方考核通过后才能上岗。公司一般较为重视对新员工的培训,但因人员流动性较大,为了加快项目进度,有的会采取“老员工带新员工”的模式开展培训,容易出现指导不到位的情况,较影响工作效率和质量。

    (三)监理方技术指导不到位

    引入监理机制是为了更好地控制工作流程、提升数字化成果质量,但现有的招标要求使得监理费用较低。不同于其他建设项目,档案数字化项目需要检查大量的档案实体和档案数据。为了获得收益,监理方往往会减少人员配置以节省开支。仅凭两三个人应对巨量的数据检查和工作流程检查工作,势必影响监理效果,导致难以发现数字化加工中的质量问题。

    (四)数据流转存在安全隐患

    档案数字化加工流程多、数据传输量大、管理难度高,且加工周期较长,档案实体和档案数据在标准库房外存放的时间也相应较长,加上人员流动性大,增加了流转过程中的潜在风险。

    如何解决上述问题?福建省档案馆的实践表明,只有对相关人员的专业技术能力、管理水平及工作方式方法提出更高要求,同时促使外包服务公司加大对软硬件、人力资源的投入力度,才能真正提升工作成效。

    三、应对数字化加工质量问题的策略

    综上所述,为保障数字化加工质量,可从宏观目标设定到微观流程细化等方面着手,主要有以下几个做法。

    (一)创新机制

    1.创新数字化监理机制。为确保数字化加工质量,福建省档案馆实施了监理方、馆方的“双重监理制”模式。监理方对加工方的进度、安全、质量等进行监督管理,馆方对项目进行整体把控,对监理方监督管理的有效性进行全面监督。双重监理机制能够有效解决人员紧张问题,对数字化加工全过程进行科学管理,对图像、目录、装订3个重点环节的质量进行特别把控。在双重监理机制的约束下,监理方须对加工方3个重点环节提交的成果进行100%的质量检查,馆方再对监理方提交的成果进行5%至10%的抽检。这一监理机制可以有效减轻本馆工作人员的工作量,将更多的人力投入项目的宏观管理中。

    2.创新协调工作机制。为提高数字化加工效率,协调数字化涉及的有关处室(部门)工作,福建省档案馆成立了数字化工作协调小组,小组办公室设置在数字化责任处室(负责总协调),相关处室选派人员参与协调工作。为避免协调机制形同虚设,福建省档案馆定期召开数字化协调会,对阶段性问题进行讨论并提出解决方案。同时,将数字化相关指标纳入绩效考核,设定总目标值,根据总目标设定月度、季度、年度等阶段目标量,形成数字化任务倒逼机制,有效提高了数字化加工的整体质量。

    3.创新工作例会机制。福建省档案馆建立了项目初期的周例会制、稳产期的半月例会制,以及根据项目进度及数字化成果质量状况而安排的专门研讨会等。召开数字化例会时,馆方、加工方和监理方三方一起梳理分析数字化过程中各类细节问题,如,各环节数据留余量是否合理,图像质检和图像总检环节的人员机动调整等,能够及时发现问题并纠正,在进行归纳总结后可为后续工作提供指南。

    (二)规范流程

    数字化加工流程主要分为前处理、图像扫描、图像质检、图像总检、目录著录、著录质检和装订,环环相扣。档案数字化流程一般可分为小循环式和大循环式。小循环式是指以少量人员为小组,数字化所涉及的流程均以小组为单位完成;大循环式是指以流程为小组,每一流程为一小组,数字化流程需待所有流程结束后才算全部完成。在流程选择上,要充分考虑两者的利弊。小循环式的优势在于,案卷在固定的小组内流转,出现问题能快速定位并查找原因,且小组人员相对固定,每个人的加工手法特点、容易出问题的环节等信息更易知晓,相互之间配合度更高,能有效加强对人员的管理,进而提升数字化质量;其劣势是整体效率较低,不仅不利于规范各环节的人员操作,还增加了数据核对校验工作量,加重了馆方管理人员及技术指导人员的压力,不利于项目整体管理等。大循环式侧重对项目的整体把控,但其弱化了对人员的管理。大循环式和小循环式优势互补,大循环式更适合案卷质量好、大批量、规模化的数字化加工,小循环式适合案卷质量差或珍贵的、需要细致处理的档案。

    经过探索,福建省档案馆形成了大循环式与小循环式相结合的数字化加工模式。所有流程组任命一名小组长负责组内业务技术指导和加工质量把控,各流程小组长需熟悉各自流程的技术标准和操作规范,做好监督检查工作,并负责统计相关数据。整个项目还设置一名大组长负责协调各环节进度、人员以及控制数据留余量,保障数字化工作平稳有序开展。对于需特殊处理的档案,可采取小循环式,指定专人进行各流程处理。遵循先培训、后测试、再上岗的原则,能够有力促进档案数字化工作的开展。

    (三)错情溯源

    错情是指在数字化加工过程中,因主观或客观原因造成的错误情况。档案数字化工作涉及的部门多、流程多、人员多,难免出现错情。为此,福建省档案馆建立了错情修改复查机制,对所有改错数据进行系统回溯,针对问题进行标准再学习、技能再培训,逐步减少错情,将错误率降至最低。同时对发现错情须回退返工的档案采取“谁犯错谁改错”的原则。这样做的考虑是,一方面员工更为了解自己经常出现的问题,从而强化其印象,督促其及时改错;另一方面,依据绩效考核制度,员工根据工作量获得相应奖金,改错既耽误时间又不计入考核,此举能够倒逼员工严格要求自己,不断提升工作质量。

    根据错情对后续工作成果的影响程度,可将错情分为3类。一类错情是指档案的数字化副本与原档案内容出现偏差,对后期查找利用造成严重影响的错误情况。二类错情是指档案的数字化副本与原档案内容大体一致,对后期查找利用影响较小的错误情况。三类错情是指档案的数字化副本与原档案基本一致,对后期查找利用影响轻微的错误情况。每个错情都会不同程度地影响下一个环节,因此,对错情的统计分析至关重要。数字化各环节都存在不同特点的错情。例如,前处理环节的常见错情有漏编页、错编页、编页顺序错误,备考表填写错误、漏填、无备考表等;图像扫描和处理环节常见错情有档案正文信息漏扫、图像命名错误、扫描技术参数设置错误、扫描图像与原档色彩偏差较大、扫描图像因裁切问题导致档案信息缺失、扫描图像不清晰等;文件级目录著录的错情有分件错误、责任者错误或漏录、题名事由错误或未提炼、时间错误或漏录、受文者错误或漏录等;实体档案装订错情有装订顺序错误、装订掉页、装订压字等。这些错情的出现,主要受两大因素的影响。一是客观因素,如扫描设备参数设置、加工软件功能、案卷纸张质量等。二是主观因素,如操作人员对规范标准的理解不到位、人员岗前培训和外包服务方的管理水平差异等。为此,要对各流程错情率加强统计并根据错情类型区别对待、及时处理。对于一类错情,发现一例就要退回至上一节点,馆方发现退回至监理方,监理方发现退回至加工方,且不告知错情出现的具体案卷,对所涉及的实体或数据全部进行重新检查。对于二类错情,计入差错率,差错率超标的要整批退回加工方重新质检,差错率未超标的则由加工方针对错误进行改正。对于三类错情,不计入差错率,告知加工方修改即可。在错情管理上,出现一类及二类错情差错率超标时,均要求加工方分析问题原因并及时整改,同时追溯至具体流程和操作人员,由馆方监督加工方有针对性地开展再培训。出现三类错情时,由加工方自行加强人员培训,提高员工操作技能。建立完善的问题反馈和错情追溯机制,及时解决各类错情,倒逼加工方和监理方加强人员管理及各流程质量控制,可以避免由小问题引发“蝴蝶效应”。

    (四)注重安全

    安全是档案数字化工作的生命线。档案实体和档案数据安全必须摆在数字化安全管理的首位。数字化安全还涉及设备安全、场地安全、网络与系统安全等。福建省档案馆在数字化安全管理上以档案实体与数据为重心,其他安全为关键点,除了做好常规的人员安全管理规范培训、日常巡查以及硬件设施与软件技术防控外,在数字化细节设计、流程管理、关键岗位人员配置等工作中,均将安全因素纳入其中。

    在档案实体的安全管理方面,参照库房建设标准设立临时库房,存放实体案卷,案卷当天出库必须当天归还入库,若遇节假日或特殊情况致使数字化工作中断3天及以上,所有临时库房案卷必须送回标准库房保管。实体案卷所涉及的每一工作节点均要在纸质流程单及加工软件上详细填写档案出入库记录、加工人员、加工时间、档案修复记录等。在出现任何异常时,不仅可以查看监控录像直接查找原因,还可通过分析各项记录查出疏漏环节,切实保障档案实体安全。

    在档案数据安全管理方面,对流程数据及时做好统计,做到每日汇总数据量(包括人员平均完成量、总量、每一环节产量、调卷总量等),进行多口径核对,确保数据一致。同时,每日将流程数据上传至服务器,安排专人负责所有环节的数据交接,在系统留痕,并在纸质台账上登记。对加工成品数据,则根据保管利用的需要进行格式转换,做好数据的异质和异地备份工作,并及时移交至档案数据管理部门。

    福建省档案馆数字化工作已经从量变转为质变,档案信息化建设水平得以提升,数字档案资源社会共享的基础得到进一步夯实。在电子文件单套制管理未全面实施的环境下,综合档案馆、专业档案馆、机关档案室、企事业单位仍需做好现有档案的数字化工作。只有结合实际、统筹协调、科学规划,以解决问题为导向,以把控质量为核心,才能更好地化解各类问题,切实提升档案数字化工作实效。

    原载于《中国档案报》2022年9月5日 总第3879期 第三版

 
 
责任编辑:张雪
 
版权所有,未经许可,不得转载。