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科技引领发展 数字赋能档案

——上海全力推动档案工作转型升级

作者:王玮 王晶

来源:档案春秋微信号

2022-03-02 星期三

    习近平总书记指出,档案工作要走向依法管理、走向开放,走向现代化。中办、国办印发的《全国档案事业“十四五”规划》提出,要进一步完善档案信息化发展保障机制,进一步融入数字中国建设,做到信息化与档案事业深度融合,档案工作基本实现数字转型。2021年,上海市档案局认真贯彻落实市委、市政府全面推进城市数字化转型重大战略决策,及时制定工作方案,全面部署工作任务,全力推动本市档案工作现代化转型升级。

    上海市各级档案部门深入探索大数据、区块链、人工智能等新技术在档案领域的应用,推进科技创新与档案业务深度融合。全年共10个项目顺利通过国家和上海的专家验收。

    探索新技术在档案领域的应用

    上海证券交易所等单位承担的《区块链技术在电子档案真实性保障中的应用研究》项目,构建了证券交易系统内部档案区块链,论证了满足电子档案“四性”要求的业务模式和技术方案,开发了原型系统,对于区块链在电子档案真实性保障领域的应用颇具推广价值和借鉴意义。

    上海市松江区档案局(馆)等单位承担的《档案馆新馆智慧化综合管理平台应用建设研究——以上海市松江区档案馆为例》项目,有机融合了区档案馆和相关立档单位的档案库房环境、设施设备运行、馆室一体化系统等数据,达到了集成化智慧管理的研究目的。

    上海燃气崇明有限公司承担的《基于大数据的管线图档管理与研究》项目,基于大数据管理理念,探索实施燃气管线图档跨系统管理和信息资源共享的机制模式,并付诸工作实践,为提升专业档案管理水平,服务企业生产和经营管理发挥了积极作用。

    国防大学政治学院军事信息与网络舆论系承担的《大数据条件下数字档案资源建设及云服务研究》项目,基于大数据背景,研究社会化媒体信息档案资源整合的总体思路、系统架构和技术工具等,提出了学术论坛、博客、微博等新型媒体资源档案的元数据方案,具有一定的理论和实践意义。

    上海市土地储备中心等单位承担的《土地储备档案的分步式精细化管理及应用研究》项目,统一数据标准,完善数据库建设,研发土地储备档案管理信息系统,在确保档案资源完整准确的基础上,提高了土地储备档案收、管、存、用各环节工作效能,在全市相关行业有较好的拓展应用前景。

    推进科技创新与档案业务工作深度融合

    上海市档案馆等单位承担的《基于多智能体技术的电子文件智能化归档研究(以文书档案为例)》项目,应用多智能体技术开展异构数据的规范化收集、归档和整理,最大程度保证了相关业务系统的稳定性和数据归档的完整性,有效提升了工作效率,符合当前档案系统多头对接各类业务系统的技术需求,有良好的应用前景。

    

上海已建起连通市区17家综合档案馆的智慧档案综合管理平台

    国泰君安证券股份有限公司等单位承担的《注册制背景下科创板证券业务电子文件归档管理模式及系统设计研究》项目,聚焦科创板、注册制证券业务新领域,研究制定了相关业务流程、实施方案和制度规范,开发应用“科创板证券业务档案管理系统”,实现了注册制改革背景下证券业务档案的规范化、信息化管理。

    上海市档案馆等单位承担的《无水脱酸液和批量脱酸设备的研制及在档案脱酸中的应用研究》项目,成功研制了非水分散体系纸张脱酸新材料和批量纸张脱酸设备工艺,开展脱酸效果试验和检测,实现了脱酸自动化、批量化、可视化,为传统纸质档案和其他古籍文献的脱酸提供了有效的解决方案。   

档案人员使用脱酸设备开展档案修复业务

    上海市公安局承担的《“一网通办”电子文件归档和电子档案“单套制”管理研究——以人口办户籍审批为例》项目,以“一网通办”电子档案“单套制”管理为目标,综合应用数字摘要、数字签名、数字水印、“四性”检测等保障技术,加强户籍审批电子文件归档应用系统开发应用,实现本市户籍审批类电子文件的自动归档和实时动态在线检索。

    上海城建职业学院承担的《高职院校档案管理规范性研究——以上海城建职业学院为例》项目,立足于职业学院档案管理实际,剖析高职院校档案管理的现状、问题、工作特色和发展方向,探索适用学院档案工作的信息化管理模式,对本市其他高职院校档案管理具有一定的参考借鉴意义。

    上海档案部门加强顶层设计和政策导向,不断提升各级各类档案馆和基层档案室信息化建设水平,建立和拓展电子文件归档和电子档案管理应用场景,各区数字档案馆建成率居全国前列,2021年全市新增7家数字档案室,多项国家和上海试点工作成效显著。

    数字档案馆(室)建设为档案事业数字化转型打造坚实底座

    宝山区档案馆实施区内民生档案优先数字化扫描和数字化副本优先进馆策略,全力推进全区“一网通办”“全市通办”档案查询和跨馆出证业务。结合数字档案馆建设摸清家底、梳理各类数据资源,加强档案信息资源开发利用,出版编研成果,举办网上展览。通过信息化技术手段扩大服务供给,不断增强人民群众在档案领域的获得感。

    浦东新区档案馆充分利用“大整合体制、大体量资源、大协同服务、大集成系统”优势推进档案信息化建设,馆藏数字化成果达到3.5亿幅,130多家区级机关、人民团体、街、镇单位电子文件完成归档和移交任务。积极开发浦东红色档案资源,讲好浦东开发开放的辉煌历程和改革传奇。全力争创“全国示范数字档案馆”,为浦东打造“社会主义现代化建设引领区”作出档案部门的重要贡献。    

浦东新区数字档案馆区块链开放平台

    数字档案室建设全面落实国家相关规定工作要求,细化评价指标,在严格对标、规范实施过程中兼顾分类指导和个性化培育。持续推动基层档案部门加强业务平台电子文件归档管理,支持信息技术应用创新,强调档案信息系统安全可靠,积极倡导有关区和专业主管部门全面开展区域性、系统性数字档案室建设。

    电子档案“单套制”管理 形成上海经验和上海模式

    上海市高级人民法院在本市三级法院全力推进“单套制”改革试点工作,累计完成电子卷宗单套归档约25万件,市高院办公系统完成电子公文单套归档4000余件。各试点法院纸质诉讼档案量减少80%以上,2021年全市法院电子档案查阅利用突破40万件次,在执法办案、扫黑除恶、审务监督等工作中发挥了重要作用。试点工作得到最高院、国家档案局等主管部门高度认可。

    上海市大数据中心认真组织实施“单套制”国家试点建设任务,研究和探索“一网通办”工作中跨部门、跨行业、多事项、多条线电子文件归档管理功能,并建立健全了相关制度体系。首批6家政务管理和服务部门接入系统,从实践层面论证了“一网通办”电子档案“单套制”管理的必要性、紧迫性,为上海乃至全国政务类电子档案管理提供了可复制可推广的技术路线和工作模式。    

投入使用的一网通办设备

    中国(上海)自由贸易试验区管理委员会保税区管理局向市档案馆在线移交电子档案,实现电子文件产生到电子档案移交全流程闭环管理。保税区综合审批平台与档案系统实现有效对接,“单套制”管理模式拓展至审批类档案。全面对标《数字档案室建设指南》《数字档案室建设评价指标》,扎实开展国家级数字档案室建设试点工作,准备迎接国家档案局测试评价。

    中国(上海)自由贸易试验区临港新片区管理委员会围绕“特殊经济功能区”定位,努力推进档案信息化建设,开展文书类、审批类电子文件归档和电子文件归档,加快档案利用服务转型升级。目前,管委会档案管理系统的功能开发和数据迁移工作基本完成,5000余件文书类和近百件行政审批类电子文件“单套”归档,下一步,将在所属各单位全面推进电子档案管理,开启临港“集群化单套管理”新模式。

    长三角生态绿色一体化发展示范区电子档案管理机制落地。青浦区档案局秉持区域性联动与一体化发展相结合工作理念,会同吴江、嘉善档案部门联合制定《长三角生态绿色一体化发展示范区电子文件归档和电子档案单套管理三年行动方案》,主动对接区政务管理部门和“一网通办”平台,全力推进长三角地区民生档案“异地查档、便民服务”工作,开创了长三角生态绿色一体化高质量发展示范区档案事业转型升级新格局。

 
 
责任编辑:李聪 实习编辑 程子淇
 
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