本报讯 日前，由杭州远大档案技术有限公司、杭州市南排工程建设管理服务中心共同承担的国家档案局科技项目“基于档案要素前置的工程资料管控与智能整理平台研究”顺利通过验收。
该项目以保障工程项目电子档案全生命周期的真实、完整、可用、安全为切入点，依托扩大杭嘉湖南排八堡排水泵站工程进行研究与探索。项目实施单位在工程类电子文件的形成阶段就提前介入业务系统进行管控；工程建设期间，对相关电子文件进行实时归集、智能整理、在线归档，更好地满足各方面利用需求，具有一定的创新性。该项目有以下四个特点。
一是按照文档一体化、业务与档案一体化的理念，将工程质量管控与档案工作“三同步”的要求有机结合起来，实现了档案与项目管理的同步开展、同步检查、同步验收，建立了基于前端管控的项目电子文件全过程跟踪管理机制。二是按照项目质量管控和档案管理要求进行业务重构，优化了项目文件材料归档的范围、方式、流程，通过表单的数据化分解、管理和共享，将归档工作要求融合在业务实施环节中，简化了项目实施人员的归档工作，确保了项目所要归档的电子文件材料的真实、完整、可靠，解决了项目建设与档案工作“两张皮”的问题。三是应用先进信息技术，研发了一套融合项目管理与归档材料管控的管理系统，通过智能填表、电子签名、四性检测等技术的应用，开展了电子文件材料从形成、归档到移交的全流程闭环管理，实现了基于预制归档清单的电子文件实时收集、自动整理、在线归档和精细管控。四是形成了工程电子文件管理相关制度规范，如结合扩大杭嘉湖南排八堡排水泵站工程建设实际制定了工程资料档案全程跟踪管理制度、工程资料档案智能归集整理标准、工程电子文件归档试行办法等，在工程项目档案管理领域具有一定推广应用价值。
原载于《中国档案报》2021年11月25日 总第3759期 第二版 | 